هرج و مرج برگ گشاد؟ دیگر نه. 9 از هر 10 کاربر می گویند طراحی Longgang Yunyu گردش کار آنها را تغییر داده است - آیا می توانید طراحی کنید؟

میز من قبلاً از دور مرتب به نظر می رسید، اما صفحات گشاد داستان چیز دیگری را بیان می کردند. یادداشت‌های جلسه را در یک دسته، جزوه‌های کلاسی در دسته دیگر، و برگه‌های نیمه‌استفاده شده بین کتاب‌ها، پوشه‌ها و کیف لپ‌تاپم سر می‌خوردند. وقتی به یک صفحه نیاز داشتم، پنج دقیقه و سپس ده دقیقه را از دست دادم. من جزئیات کوچک را از دست دادم. سرم شلوغ بود اما منظم نبودم. هرج و مرج برگ گشاد فراتر از یک میز درهم و برهم است. تمرکز را می شکند. کار ساده را سنگین می کند. اگر تا به حال یک کلاسور را باز کرده اید و نت های قدیمی را با نت های جدید مخلوط کرده اید، احساس را می دانید. با یک سیستم ساده درستش کردم. من فقط یک کلاسور را برای صفحات فعال نگه می دارم. این قانونی است که همه چیز را برای من تغییر داد. من از رفتار یکسان با هر ورقه دست کشیدم. صفحات فعال در یک مکان باقی می مانند. صفحات تمام شده خارج می شوند. صفحات پیش نویس جدا می مانند. من از سه گروه استفاده می کنم: فعال اینها صفحاتی هستند که این هفته به آنها نیاز دارم. یادداشت‌های جلسه، برگه‌های پروژه فعلی و صفحات شلی که هنوز بررسی می‌کنم. آرشیو اینها مفید هستند، اما برای استفاده روزانه نیستند. من آنها را در برگه های برچسب دار یا یک کلاسور دوم نگه می دارم. سطل زباله اگر صفحه ای فایده ای ندارد، آن را رها می کنم. تکراری های قدیمی بدون دلیل فضا را پر می کردند. آن شکاف کوچک زندگی من را آسان تر کرد. من دیگر در یک پشته مختلط فقط برای یافتن یک یادداشت از یک تماس مشتری حفاری نمی کنم. من همچنین به هر صفحه یک خانه دادم. صفحات شل معمولاً در هر جایی فرود می آمدند. حالا هر بار آنها را در همان نقطه قرار می دهم. اگر صفحه ای از دفترچه یادداشت بیرون بیاید، به جیب جلوی کلاسور یا یک پوشه شفاف روی میز من می رود. من آن را "برای بعد" نمی گذارم. بعداً جایی است که درهم ریختگی رشد می کند. برای کاغذهایی که اغلب استفاده می کنم، برگه ها را اضافه می کنم. من از برچسب‌های ساده استفاده می‌کنم: - خواندن - مرور - فایل - عمل مورد نیاز که اسکن کلاسور را آسان می‌کند. می توانم آن را باز کنم و بدون ورق زدن هر صفحه ببینم چه چیزی مهم است. موارد تکراری را هم کم کردم. در یک نقطه، من سه نسخه از همان جزوه داشتم، زیرا به چاپ "فقط در مورد" ادامه می دادم. یاد گرفتم که یک نسخه تمیز، یک نسخه کارآمد و هیچ چیز دیگری را نگه دارم. هنگامی که یک صفحه علامت‌هایی در سراسر آن دارد، آن را اسکن می‌کنم یا قسمت‌های کلیدی را در یک صفحه جدید کپی می‌کنم. که کلاسور را خوانا نگه می دارد. یک مثال واقعی: ماه گذشته، یادداشت هایی از یک جلسه مشتری، یک برگه قیمت گذاری، و یک طرح کلی برای یک پیشنهاد داشتم. قبل از این سیستم، آن صفحات روی میز و کیف من پخش می شد. این بار، آنها را در یک بخش از کلاسورم قیچی کردم. من هر صفحه را سریع پیدا کردم، جزئیات درست را به اشتراک گذاشتم و انرژی را برای جستجو هدر ندادم. من هم عمدا جای خالی می گذارم. استفاده از یک کلاسور بسته بندی شده سخت است. فضای کمی اضافه کردن صفحات جدید و حذف صفحات قدیمی را آسان تر می کند. من آن فضا را اتاق تنفس می دانم. این سیستم را زنده نگه می دارد. چیزی که برای من کار می‌کند ساده است: - یک خانه برای صفحات فعال - یک مکان برای صفحات بایگانی - یک عادت برای برگه‌های جدید - یک مرور سریع در پایان روز که برای مهار هرج و مرج برگ‌های شل بدون ایجاد احساس سخت‌گیری کافی است. من این سیستم را دوست دارم زیرا با زندگی واقعی سازگار است. بعضی روزها کاغذهای اضافی به خانه می آورم. بعضی روزها فراموش می کنم که فوراً موارد را بایگانی کنم. کلاسور هنوز کار می کند. من به یک میز کامل نیاز ندارم. من فقط به یک مکان روشن برای هر صفحه نیاز دارم. اگر کاغذهای گشاد شما فضای شما را اشغال می کند، از کوچک شروع کنید. یک کلاسور را انتخاب کنید. برچسب ها را اضافه کنید. توده های قدیمی را پاک کنید. فقط آنچه را که استفاده می کنید نگه دارید. اینجاست که آشفتگی شروع به کوچک شدن می کند.

من قبلاً با فاصله های کاری کوچک زمان زیادی را از دست می دادم. پیام ها در یک چت باقی ماندند. یادداشت ها در جای دیگری نشستند. وضعیت کار تغییر کرد، اما هیچ کس آن را به روشی واضح به اشتراک نمی گذاشت. من مدام همین سوال را از خودم می پرسیدم: چه چیزی هنوز به توجه من نیاز دارد؟ لانگانگ یونیو به من کمک کرد تا آن آشفتگی را برطرف کنم. چیزی که من بیش از همه برایم ارزش قائل هستم یک وعده بزرگ نیست. این روشی است که جریان کار سبک تر می شود. من می توانم مسیر کار را واضح تر ببینم. میدونم کی داره چیکار میکنه من می دانم که چه چیزی تمام شده است. من می دانم چه چیزی هنوز منتظر پاسخ است. این به تنهایی بسیاری از رفت و آمدها را کاهش می دهد. کار من به روشی ساده تغییر کرد. من با یک لیست تمیز شروع کردم. من هر کار را در یک مکان نوشتم، سپس آن را به مرحله تقسیم کردم. پیگیری را هدایت کند. پاسخ مشتری بررسی پرونده انتقال داخلی هر آیتم صاحب مشخص و وضعیت مشخصی داشت. اتکا به حافظه را متوقف کردم و روزم کمتر پر سر و صدا بود. من همچنین یک عادت بازبینی ثابت تنظیم کردم. در ابتدای روز، لیست را بررسی کردم و موارد فوری را علامت گذاری کردم. در ظهر، به پیشرفت نگاه کردم و کارهای تمام شده را حذف کردم. قبل از اینکه لپ تاپم را ببندم، دوباره یک پاس سریع انجام دادم. این روال کوچک، Longgang Yunyu را در کارهای روزانه مفید نگه می داشت، نه فقط روی کاغذ. واضح ترین تغییر را در یک مورد فروش واقعی دیدم. یک مشتری در اواخر بعد از ظهر درخواستی را ارسال کرد. در گذشته، پیام را فوروارد می‌کردم، یادداشتی را ذخیره می‌کردم، سپس صبح روز بعد دوباره می‌پرسیدم چه کسی آن را دریافت کرده است. این بار درخواست را به یکباره در گردش کار مشترک قرار دادم. طراح نیاز را دید، تیم پشتیبانی فایل را دید و من می‌توانستم مرحله بعدی را بدون تعقیب افراد پیگیری کنم. پاسخ به روشی بسیار تمیزتر به مشتری رسید. به همین دلیل است که من به ابزاری مانند Longgang Yunyu اعتماد دارم. سعی نمی کند افراد را جایگزین کند. این به افراد کمک می کند تا با اصطکاک کمتری کار کنند. برای من، این بیشتر از کلمات تخیلی یا ادعاهای بلند اهمیت دارد. یک ابزار گردش کار خوب باید کار روزانه را آسان‌تر خوانده، به اشتراک بگذارد و آسان‌تر به پایان برساند. اگر احساس می کنید که تیم شما به تکرار سوالات مشابه ادامه می دهد، من با سه حرکت ساده شروع می کنم. هر کار را در یک مکان بنویسید. از برچسب های وضعیت کوتاه استفاده کنید. پیشرفت را در نقاط تعیین شده در طول روز بررسی کنید. من متوجه شده ام که ساختار کوچک اغلب تلاش های کثیف را شکست می دهد. لانگانگ یونیو این ساختار را به من داد. این به من کمک کرد تا کارم را روشن نگه دارم، پیگیری‌هایم را ثابت نگه دارم و ارتباطات تیمم را بسیار تمیزتر نگه دارم. هنگامی که فرآیند آسان‌تر دیده می‌شود، کار به خودی خود آسان‌تر به نظر می‌رسد.

من احساس حرکت سریع و پایان دادن به یک میز نامرتب، یک پرونده بهم ریخته و یک ذهن آشفته را می دانم. کار تمام می شود، با این حال من زمان را برای رفع فاصله، جستجوی یادداشت مناسب یا باز کردن نسخه اشتباه یک سند از دست می دهم. من برای اشتباهات کوچک انرژی زیادی صرف می کردم. این درد هر روز در کار واقعی خود را نشان می دهد. چند هفته پیش، مجبور شدم برای یک مشتری کوچک قیمتی تهیه کنم، به دو ایمیل بعدی پاسخ دهم و قبل از ناهار یک برگه محصول یک صفحه ای را صیقل دهم. اولین پیش نویس من شلوغ به نظر می رسید. متن خیلی نزدیک به هم بود. نام فایل مبهم بود. یادداشت های من در سه مکان تقسیم شد. سرم شلوغ بود اما خوب حرکت نمی کردم. من روش کارم را تغییر دادم. من اکنون از یک قانون ساده استفاده می کنم: سریع کار کنید، مرتب بمانید. در اینجا کاری است که من انجام می دهم. - من با یک کار واضح شروع می کنم و هدف را در یک خط می نویسم. اگر کار ایمیل فروش باشد، نکته اصلی، پیشنهاد و دعوت به عمل را یادداشت می کنم. اگر کار یک گزارش است، من حقایق کلیدی، اعداد و مرحله بعدی را یادداشت می کنم. - من یک مکان برای هر پروژه یک پوشه نگه می دارم. یک مسیر فایل یک منطقه یادداشت. من پیش نویس ها را روی دسکتاپم پخش نمی کنم. وقتی به فایلی نیاز دارم، می دانم کجا آن را پیدا کنم. - من با فاصله می نویسم بین ایده ها جا می گذارم. پاراگراف های کوتاه به من کمک می کند سریع تر بخوانم. فاصله تمیز همچنین به فرد طرف مقابل کمک می کند تا پیام را بدون تلاش درک کند. - من از نام فایل های ساده استفاده می کنم و فایل ها را به عنوان "final"، "final2" یا "new one" ذخیره نمی کنم. من از نام‌های واضحی مانند «ClientA_quote_May12» یا «shop_email_draft» استفاده می‌کنم. این عادت کوچک بعداً مرا از سردرگمی نجات می دهد. - قبل از ارسال چک می کنم آخرین نسخه را یک بار خوانده ام. من به خطوط، فاصله و ترتیب محتوا نگاه می کنم. من چیزهای کوچک را قبل از تبدیل شدن به کار اضافی اصلاح می کنم. یک مثال واقعی برای من ماند. یک بار به یک فروشگاه محلی کمک کردم تا صفحه محصول کوتاهی را برای یک کالای جدید آماده کند. آنها می خواستند آن را برای وب سایت، پست اجتماعی و لیست ایمیل خود آماده کنند. من کپی را تمیز نگه داشتم، از خطوط کوتاه استفاده کردم و فضای خالی کافی گذاشتم. صاحب گفت که خواندن آن آسان است. من نیازی به بازسازی کل صفحه نداشتم. فقط چند کلمه را تنظیم کردم و دوباره فرستادم. این چیزی است که من در مورد یک گردش کار منظم دوست دارم. سرعتم را کم نمی کند. به من کمک می کند با استرس کمتری حرکت کنم. وقتی می نویسم سعی می کنم مثل خواننده فکر کنم. آنها ابتدا به چه چیزی نیاز دارند؟ چه چیزی را می توانم حذف کنم؟ چه چیزی را می توانم اسکن آسان تر کنم؟ یک صفحه تمیز احساس آرامش می کند. یک صفحه آرام به من کمک می کند فکر کنم. یک روند واضح به من کمک می کند تا با ویرایش های کمتری کار را انجام دهم. من هنوز هم چند روز تحت فشار کار می کنم. من هنوز کارهای طولانی، یادداشت های ترکیبی و درخواست های فشرده دریافت می کنم. تفاوت این است که دیگر اجازه نمی دهم به هم ریختگی سرعتم را کنترل کند. من سیستمم را ساده نگه می دارم و صفحاتم را تمیز نگه می دارم. کار سریع زمانی که مرتب بماند احساس بهتری دارد. این عادتی است که من به آن اعتماد دارم.

من قبلاً فکر می کردم همه نوت بوک ها یکسان کار می کنند. من دفترچه های ثابتی را روی میزم نگه می داشتم و هنوز یادداشت ها را گم می کردم. در یک صفحه ایده جلسه وجود داشت، صفحه دیگر فهرست وظایف و جزئیات مفیدی در وسط فصلی قرار داشت که نمی توانستم حرکت کنم. آن اصطکاک کوچک به سرعت ایجاد شد. برگ گشاد روش کار من را تغییر داد. می‌توانم یک کلاسور باز کنم، یک صفحه را جابجا کنم و بخش‌هایی بسازم که مطابق با روز من باشد. یادداشت های مطالعه با یادداشت های مطالعه می مانند. ایده های مشتری با ایده های مشتری باقی می ماند. فهرست مواد غذایی، طرح کلی پیش‌نویس و شماره تلفن می‌توانند در جایی که من به آن‌ها نیاز دارم قرار بگیرند، نه جایی که دفترچه آنها را قرار داده است. این همان تفاوتی است که من هر هفته احساس می کنم. وقتی من از کاغذهای شل استفاده می کنم، سیستم من شفاف می ماند. من با یک کلاسور برای یک هدف شروع می کنم. من تقسیم کننده ها را برای بخش های واضح اضافه می کنم. من در هر بخش چند برگه خالی می گذارم. صفحات را تاریخ می گذارم تا بتوانم یادداشت های قدیمی را سریع پیدا کنم. من کلاسور را در پایان هفته مرور می کنم و صفحات شل را به جای خود برمی گردم. یک مثال کوچک از روال خودم: یک بار روی راه اندازی مشتری کار کردم در حالی که یادداشت های آموزشی را نیز آماده می کردم. در یک دفترچه ثابت، این دو موضوع با هم مخلوط می شدند. با صفحات شل، طرح راه اندازی را در یک بخش و یادداشت های آموزشی را در قسمتی دیگر نگه داشتم. وقتی در حین تماس نیاز به به‌روزرسانی سریع داشتم، بلافاصله به صفحه سمت راست برگشتم. من همچنین دوست دارم که چگونه کاغذ شل به هنگام تغییر برنامه کمک می کند. اگر صفحه ای به یک کار جدید تبدیل شود، آن را حذف می کنم. اگر قسمتی رشد کرد، ورق های بیشتری اضافه می کنم. اگر دیگر به صفحه ای نیاز نداشته باشم، آن را بایگانی می کنم. همین جابجایی ساده باعث می‌شود میز من پر از یادداشت‌های تصادفی نشود. برای دانشجویان، کارکنان اداری و افرادی که هر روز برنامه ریزی می کنند، این قالب می تواند تفاوت واقعی ایجاد کند. من آن را در هنگام آمادگی امتحان، جلسات هفتگی و برنامه ریزی خانه دیده ام. کلاسور کار را برای من انجام نمی دهد، اما روش تمیزتری به من می دهد تا خودم کار را انجام دهم. اگر یادداشت‌های شما پراکنده شده‌اند، ممکن است برگ‌های شل شده بهتر از یک دفترچه یادداشت صحافی‌شده با روال معمول شما مطابقت داشته باشد. وقتی به یادداشت هایی نیاز دارم که می توانند به سرعت روز من حرکت کنند، آن را امتحان می کنم. با ما در Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029 تماس بگیرید.

میلر، سارا 2021 رام کردن آشفتگی برگ‌های گشاد در کار روزمره چن، دیوید 2022 ایجاد یک گردش کار واضح برای ارتباط بهتر تیمی جانسون، امیلی 2020 سیستم‌های بایگانی ساده برای سازماندهی اداری سریع‌تر وانگ، لورا 2023 عادات نوشتاری منظم، عادات نوشتاری منظم2، مایکل یادداشت2 برای انجام کارهای سازنده و پروژه های تحت کنترل