سلاح مخفی بازیگران عالی؟ یک برنامه ریز خوب

بسیاری از مردم به دلیل کمبود تلاش مبارزه نمی کنند. آنها با هم مبارزه می کنند زیرا وظایفشان در تمام روز برای جلب توجه رقابت می کند. من قبلاً لیست های طولانی کارهایی می نوشتم که سازنده به نظر می رسیدند اما به ندرت به من کمک می کردند تا کارهای بعدی را انتخاب کنم. درخواست های کوچک کار مهم را کنار زد. جلسات تمرکز من را شکست. در پایان روز، چندین کار آسان را تکمیل کرده بودم و هنوز احساس می کردم عقب مانده ام. یک برنامه ریز مفید این الگو را با دادن مکان روشن، زمان واقعی و دلیلی برای حضور در هر کار تغییر می دهد. یک برنامه ریز نمی تواند هر مشکلی را از یک برنامه شلوغ حذف کند. می تواند به من کمک کند قبل از شروع روز کار را ببینم. من با یک نمای هفتگی شروع می کنم. من تعهدات ثابت مانند جلسات، جلسات مدرسه، قرار ملاقات ها و مهلت های پروژه را یادداشت می کنم. این موارد در حال حاضر زمان می برد، بنابراین من نباید روی آنها برنامه ریزی کنم. این مرحله ساده نشان می دهد که من واقعاً چقدر زمان کار دارم. یک هفته با ده ساعت باز روی کاغذ ممکن است فقط شامل پنج ساعت قابل استفاده پس از سفر، تماس ها، استراحت ها و وظایف معمول باشد. برنامه‌ریزی با عدد واقعی باعث می‌شود تا برنامه را آسان‌تر دنبال کنید. پس از آن، تعداد کمی از نتایج معنادار را انتخاب می کنم. به جای نوشتن: - به ایمیل‌ها پاسخ دهید - روی گزارش کار کنید - تماس بگیرید - پروژه را بررسی کنید - فایل‌ها را سازماندهی کنید. فهرست را به اقدامات واضح‌تری تبدیل می‌کنم: - به سه ایمیل مشتری که نیاز به تصمیم دارند پاسخ دهید - قسمت معرفی و داده‌های گزارش را بنویسید - درباره تاریخ تحویل با تامین‌کننده تماس بگیرید - بودجه پروژه را برای هزینه‌های از دست رفته بررسی کنید. آنها همچنین پیشرفت را آسان تر می کنند. من معمولا یک کار اصلی را برای روز به همراه دو یا سه کار کوچکتر انتخاب می کنم. وظیفه اصلی بهترین تمرکز موجود من را دریافت می کند. کارهای کوچکتر می توانند در جلسات یا دوره های کم انرژی جای بگیرند. یک روز کاری معمولی ممکن است به این صورت باشد: 9:00 تا 10:30 — پیش نویس گزارش مشتری 10:30 تا 10:45 — استراحت 10:45 تا 11:15 — پاسخ به پیام های اولویت دار 11:30 تا 12:00 — جلسه تیم 1:30 تا 2:00 — 0 مراحل بعدی را ترک کنید و 0 مراحل را ترک کنید. مقداری فضای باز اون فضا مهمه یک سوال تحویل، درخواست همکار یا کاری که بیشتر طول می کشد می تواند برنامه را تغییر دهد. وقتی هر دقیقه رزرو می‌شود، یک تاخیر می‌تواند کل روز را از دست داده باشد. همچنین برنامه ریزی را از ضبط جدا می کنم. برنامه ریزی به من می گوید که قصد انجام چه کاری را دارم. ضبط نشان می دهد که واقعا چه اتفاقی افتاده است. در پایان روز، کارهای انجام شده را علامت گذاری می کنم، کارهای ناتمام را جابجا می کنم و یادداشت کوتاهی در مورد تاخیر می نویسم. یادداشت باید مفید باشد، نه قضاوت کننده: - گزارش به داده های بیشتری نیاز داشت - تماس بیشتر از حد انتظار طول کشید - دو درخواست فوری ترتیب کار را تغییر داد - زمان لازم برای ویرایش را دست کم گرفتم پس از چند روز، این یادداشت ها الگوها را نشان می دهند. ممکن است متوجه شوم که نوشتن در بعدازظهر بیشتر طول می کشد، جلسات اغلب به پایان می رسد، یا برخی از وظایف به اطلاعات شخص دیگری نیاز دارند. برنامه ریز به ثبت عادات کاری من تبدیل می شود، نه فقط فهرستی از امیدها. یک فرآیند ساده برنامه ریزی روزانه می تواند ده دقیقه طول بکشد: 1. نمای هفتگی را بررسی کنید. 2. تعهدات ثابت را اضافه کنید. 3. یک نتیجه اصلی را انتخاب کنید. 4. دو یا سه وظیفه پشتیبانی را انتخاب کنید. 5. فضایی برای تغییرات بگذارید. 6. روز قبل از توقف کار را مرور کنید. خود ابزار نیازی به پیچیده بودن ندارد. من می توانم از یک دفترچه یادداشت، یک برنامه ریز هفتگی چاپی یا یک تقویم دیجیتال استفاده کنم. انتخاب بهتری است که بدون ایجاد کار اضافی باز و آپدیت کنم. به عنوان مثال، یک صاحب کسب و کار کوچک ممکن است دوشنبه شلوغی را داشته باشد که پر از پیام های مشتری، چک سهام و سوابق پرداخت است. یک لیست طولانی وظایف می تواند باعث شود که این وظایف برابر باشند. یک برنامه‌ریز می‌تواند آنها را بر اساس زمان و تأثیر تفکیک کند: - صبح: اطلاعات موجودی را تأیید کنید - اواخر صبح: به سؤالات مشتری پاسخ دهید - بعد از ظهر: سوابق پرداخت را به‌روزرسانی کنید - پایان روز: فهرست تحویل بعدی را تهیه کنید این کار حجم کاری را کوچک‌تر نمی‌کند. درک دستور را آسان تر می کند. من همچنین یاد گرفته ام که کارهای ناتمام را قابل مشاهده اما محدود نگه دارم. انتقال هر کار به فردا، دومین لیست کارهایی را ایجاد می کند که هرگز تمام نمی شود. وقتی کاری برای چند روز ناتمام می ماند، می پرسم که آیا هنوز نیاز است، خیلی بزرگ است یا منتظر شخص دیگری هستم. یک کار بزرگ زمانی که به مراحل کوچک‌تر تقسیم می‌شود، ممکن است آسان‌تر شود: - یادداشت‌های پروژه را جمع‌آوری کنید - نکات کلیدی را انتخاب کنید - یک طرح کلی ایجاد کنید - بخش اول را بنویسید - شکل‌ها را بررسی کنید - پیش‌نویس را برای بررسی ارسال کنید این سطح از جزئیات نقطه شروع روشنی را به من می‌دهد. شروع کردن اغلب سخت تر از ادامه دادن است. مفیدترین برنامه ریز برنامه ای نیست که بیشترین صفحات یا ویژگی ها را داشته باشد. این همان چیزی است که به من کمک می کند تا قبل از اینکه حواس پرتی ها تحت کنترل قرار گیرند، انتخاب های عملی داشته باشم. کمتر برنامه‌ریزی می‌کنم، فضایی را برای تغییر می‌گذارم و آنچه را که اتفاق افتاده بدون اینکه فرآیند را به فشار اضافی تبدیل کنم، مرور می‌کنم. یک برنامه ریز خوب وعده روزهای عالی را نمی دهد. توجه من را جهت می دهد، به من کمک می کند تا از زمان برای کارهای معنادار محافظت کنم، و نشان می دهد که برنامه من کجا باید تغییر کند.

یک برنامه شلوغ می تواند هر کاری را ضروری کند. من ممکن است تمام روز را صرف پاسخ دادن به پیام‌ها، شرکت در جلسات و رسیدگی به درخواست‌های کوچک کنم، با این حال هنوز تعجب می‌کنم که چرا کار مهم ناتمام است. برنامه ریزی بهتر به من راهی می دهد تا از زمانم با دقت بیشتری استفاده کنم. این به یک روال کامل یا یک برنامه پیچیده نیاز ندارد. با دید واضحی از آنچه که من نیاز دارم، آنچه را که می توانم مدیریت کنم و آنچه می تواند منتظر بماند شروع می شود. من با انتخاب یک نتیجه واضح برای روز شروع می کنم. این نتیجه باید یک نتیجه را توصیف کند، نه یک فعالیت مبهم. "کار بر روی گزارش" جای زیادی برای تاخیر باقی می گذارد. "پیش نویس گزارش فروش را تکمیل و برای بررسی ارسال کنید" یک هدف قابل مشاهده به من می دهد. یک نتیجه واضح به من کمک می کند وقتی درخواست های جدید ظاهر می شود، انتخاب های بهتری داشته باشم. اگر کاری از نتیجه اصلی روز پشتیبانی نمی‌کند، می‌توانم به جای اینکه به آن اجازه بدهم برنامه‌ام را بگیرد، آن را به زمان دیگری منتقل کنم. من همچنین لیست روزانه خود را کوتاه نگه می دارم. یک لیست طولانی وظایف ممکن است سازنده به نظر برسد، اما می تواند قبل از شروع روز فشار ایجاد کند. من معمولاً سه کار کلیدی را انتخاب می‌کنم: - یک وظیفه که هدف اصلی من را پشتیبانی می‌کند - یک وظیفه که مسئولیت عادی را بر عهده دارد - یک وظیفه که کار آینده را در حرکت نگه می‌دارد وظایف کوچک‌تر می‌توانند در یک لیست جداگانه باقی بمانند. این کار آنها را بدون اینکه اجازه دهد توجه من را کنترل کنند قابل مشاهده نگه می دارد. وقتی کاری را برنامه ریزی می کنم، زمان مورد نیاز آن را تخمین می زنم. نوشتن یک گزارش ممکن است دو ساعت طول بکشد، اما بررسی ارقام فروش، یافتن جزئیات گمشده و بررسی پیش‌نویس نهایی می‌تواند زمان بیشتری را اضافه کند. اگر این قسمت ها را نادیده بگیرم، برنامه ام قبل از ظهر شلوغ می شود. اکنون بین کارها فاصله می گذارم. یک فاصله سی دقیقه ای به من فضایی می دهد تا به یک تماس غیرمنتظره پاسخ دهم، یک خطا را تصحیح کنم یا یک استراحت کوتاه داشته باشم. یک طرح بدون وقت اضافی روی کاغذ به نظر منظم می رسد اما اغلب در شرایط کاری عادی خراب می شود. من همچنین پروژه های بزرگ را به اقدامات کوچکتر تقسیم می کنم. "راه اندازی یک سرویس جدید" برای یک برنامه روزانه بسیار گسترده است. ممکن است آن را به موارد زیر تقسیم کنم: - مشتری هدف را تأیید کنید - ویژگی های خدمات را فهرست کنید - هزینه تحویل را بررسی کنید - یک صفحه پیشنهاد ساده آماده کنید - از دو مشتری برای بازخورد بخواهید هر اقدام به من یک مکان روشن برای شروع می دهد. مشاهده پیشرفت آسان‌تر می‌شود، و من کمتر احتمال دارد که پروژه را به تأخیر بیاندازم، زیرا به نظر می‌رسد خیلی بزرگ است. یک مثال عملی یک فروشگاه اینترنتی کوچک است که یک صفحه محصول جدید را آماده می کند. مالک ممکن است قصد داشته باشد صفحه را بنویسد، عکس بگیرد، قیمت را بررسی کند و همه چیز را در یک بعد از ظهر منتشر کند. زمانی که عکس ها نیاز به ویرایش داشته باشند یا جزئیات محصول از دست رفته باشد، این طرح ممکن است شکست بخورد. یک برنامه کاربردی تر به هر بخش زمان خاص خود را می دهد. مالک اطلاعات محصول را صبح بررسی می کند، عکس ها را بعد از ناهار آماده می کند و قبل از انتشار صفحه را بررسی می کند. اگر صفحه نیاز به ویرایش دیگری داشته باشد، برنامه برای آن جا دارد. من از زمان برای کار متمرکز محافظت می کنم. پیام ها و اعلان ها می توانند توجه من را به قطعات کوچک تقسیم کنند. من اغلب تلفنم را دور از میز کارم قرار می دهم و در بازه های زمانی مشخص پیام ها را چک می کنم. این تغییر ساده به من کمک می کند مدت بیشتری با یک کار بمانم. من سعی نمی کنم هر وقفه ای را حذف کنم. برخی از تماس ها و درخواست ها نیاز به پاسخ سریع دارند. من انتخاب می کنم که کدام وقفه ها نیاز به اقدام دارند و کدام یک می توانند منتظر بمانند. در پایان روز، بدون اینکه خودم را مقصر بدانم، طرح را مرور می کنم. من سه سوال می پرسم: - چه کار کردم؟ - چه چیزی باعث تاخیر شد؟ - فردا چی رو عوض کنم؟ تکلیف از دست رفته ممکن است نشان دهد که کار خیلی بزرگ بوده، تخمین زمان خیلی کوتاه بوده یا اولویت مشخص نیست. این بررسی یک روز سخت را به اطلاعات مفید تبدیل می کند. برنامه ریزی زمانی بهترین نتیجه را دارد که با عادات واقعی مطابقت داشته باشد. برنامه‌ای که جایی برای استراحت باقی نمی‌گذارد ممکن است برای کسی که تمام روز تماس‌های مشتریان را مدیریت می‌کند مناسب نباشد. یک برنامه ساعتی دقیق ممکن است برای مدیری که اولویت‌هایش اغلب تغییر می‌کند مناسب نباشد. من یک ساختار انعطاف پذیر را ترجیح می دهم: یک نتیجه اصلی، چند کار واضح و فضای کافی برای تغییرات عادی. هدف پر کردن هر ساعت نیست. هدف این است که به کار مناسب جایگاهی عادلانه در روز بدهیم. وقتی با این ایده برنامه‌ریزی می‌کنم، زمان کمتری را صرف واکنش و زمان بیشتری برای پیشرفت مداوم می‌کنم. یک طرح ساده همه مشکلات را برطرف نمی کند، اما می تواند به من کمک کند تا قدم مفید بعدی را ببینم و با ذهنی روشن تر به سمت آن حرکت کنم.

بسیاری از افراد توانمند به دلیل کمبود مهارت، مبارزه نمی کنند. آنها با مشکل مواجه می شوند زیرا توجه آنها به جلسات، پیام ها، پیگیری ها، وظایف شخصی و درخواست های غیرمنتظره تقسیم می شود. من این اتفاق را در تیم های فروش دیده ام. یک نماینده ممکن است تمام روز با مشتریان صحبت کند، اما فراموش کند که پیشنهادی ارسال کند، تماسی را ضبط کند یا سرنخ گرم را پیگیری کند. کار به نظر شلوغ است، اما وظایف کلیدی ناتمام می مانند. یک برنامه ریز خوب به من کمک می کند تا تلاش را به پیشرفت قابل مشاهده تبدیل کنم. به هر وظیفه مکانی می دهد، از زمان برای کار متمرکز محافظت می کند و نشان می دهد که آیا اقدامات روزانه من از اهداف بزرگتر من پشتیبانی می کند یا خیر. برنامه ریز فقط فهرستی از وظایف نیست. این یک سیستم ساده برای تصمیم گیری است که چه چیزی سزاوار وقت من است. وقتی هفته ام را برنامه ریزی می کنم، به جای فعالیت، با نتایج شروع می کنم. "پاسخ به ایمیل ها" حرکت را توصیف می کند، اما نتیجه مفیدی را نشان نمی دهد. "ارسال پیشنهاد اصلاح شده به سه مشتری واجد شرایط" به من یک هدف واضح می دهد. این تغییر کوچک کار من را آسان تر می کند. می توانم از خودم بپرسم: - چه چیزی باید تکمیل شود؟ - چه کسی درگیر است؟ - عمل بعدی چگونه است؟ - کی روی آن کار کنم؟ وظایف روشن تلاش ذهنی مورد نیاز برای شروع را کاهش می دهد. من همچنین وظایف را بر اساس اولویت جدا می کنم. یک لیست طولانی می تواند هر موردی را فوری به نظر برساند، حتی زمانی که تنها چند کار بر اهداف اصلی من تأثیر می گذارد. برنامه ریز روزانه من معمولاً شامل سه گروه است: - وظایفی که از اهداف تجاری فعلی پشتیبانی می کنند - کارهایی که باید در تاریخ مشخصی تکمیل شوند - کارهای کوچکی که در صورت شلوغ شدن روز می توانند منتظر بمانند این رویکرد به من کمک می کند از زمان کاری که نیاز به تمرکز دارد محافظت کنم. پیشنهاد مشتری، مصاحبه استخدام یا بررسی محصول ممکن است نیاز به توجه آرام داشته باشد. من آن را بین چند تماس کوتاه قرار نمی دهم و انتظار نتایج خوبی دارم. برای تغییرات هم جا می گذارم. برنامه‌ای که از صبح تا عصر پر شده باشد ممکن است سازنده به نظر برسد، اما جایی برای سؤالات مشتری، مسائل فنی یا جلسات تاخیری باقی نمی‌گذارد. وقتی یک کار بیشتر از حد انتظار طول بکشد، کل روز ممکن است از هم بپاشد. ترجیح می دهم حدود 60 تا 70 درصد از زمان کاری در دسترسم را برنامه ریزی کنم. فضای باقی مانده به من فضایی برای پاسخگویی بدون از دست دادن کنترل روز می دهد. بررسی هفتگی به من کمک می کند تا الگوها را متوجه شوم. به کارهای ناتمام نگاه می کنم و می پرسم که چرا به روز دیگری نقل مکان کردند. گاهی اوقات کار خیلی بزرگ بود. برنامه‌ریزی «بهبود فرآیند فروش» دشوار است زیرا شامل بسیاری از اقدامات جداگانه است. من می‌توانم آن را به مراحل کوچک‌تر تقسیم کنم: - فرآیند فعلی را مرور کنید - سوالات رایج مشتری را فهرست کنید - زمان‌های پاسخ را مقایسه کنید - یک دنباله پیگیری جدید را پیش‌نویس کنید - درباره تغییرات با تیم بحث کنید. یک اقدام واضح بعدی شروع کار را آسان‌تر و تکمیل کردن آن را آسان‌تر می‌کند. یک برنامه ریز همچنین به من در مدیریت پیگیری ها کمک می کند. این امر در فروش، خدمات، استخدام و کار پروژه اهمیت دارد. اگر روز سه‌شنبه با مشتری صحبت کنم و قصد دارم بعداً اطلاعاتی را ارسال کنم، تاریخ دقیق پیگیری و مطالبی را که باید آماده کنم، یادداشت می‌کنم. بدون آن رکورد، من به حافظه تکیه می کنم. حافظه برای ایده ها مفید است، اما یک سیستم وظیفه قابل اعتماد نیست. یک نمونه فروش معمولی به این صورت است: یک نماینده در طول تماس با محصول با یک مشتری بالقوه صحبت می کند. مشتری جزئیات قیمت و تحویل را می پرسد. نماینده می نویسد: "با مشتری پیگیری کنید." آن یادداشت خیلی مبهم است. یک ورودی قوی تر این است: "ارسال برگه قیمت و برآورد تحویل به ماریا، سه شنبه در ساعت 10:00 صبح" یادداشت دوم شامل عمل، شخص، محتوا و زمان است. سردرگمی را کاهش می دهد و احتمال پیگیری را بیشتر می کند. من از برنامه ریزم برای محافظت از انرژی شخصی نیز استفاده می کنم. برخی از کارها نیاز به تمرکز عمیق دارند، در حالی که وقتی انرژی من کمتر است می توان برخی دیگر را انجام داد. ممکن است نوشتن یا تحلیل را در طول قوی ترین دوره کاری خود برنامه ریزی کنم و بعداً مدیریت معمولی را انجام دهم. این بدان معنا نیست که هر روز برنامه را کاملاً دنبال کنید. برنامه ها باید به شرایط واقعی پاسخ دهند. ممکن است مشتری به کمک نیاز داشته باشد، جلسه ممکن است دیر برگزار شود یا ممکن است مشکل جدیدی ظاهر شود. من برنامه را بدون تلقی تغییر به عنوان شکست تنظیم می کنم. هدف از برنامه ریزی کنترل هر دقیقه نیست. این است که وقتی روز شلوغ می شود، انتخاب های بهتری انجام دهید. نگهداری از یک برنامه ریز مفید نیز باید آسان باشد. اگر به روز رسانی آن زمان زیادی می برد، استفاده از آن را متوقف می کنم. من می توانم با یک نوت بوک، برنامه تقویم، پلت فرم وظیفه یا یک صفحه گسترده ساده کار کنم. ابزار کمتر از عادت اهمیت دارد. برنامه‌ریزی اولیه من چند دقیقه طول می‌کشد: - نتایج اصلی هفته را بنویسید - وظایفی را انتخاب کنید که از این نتایج پشتیبانی می‌کنند - تاریخ‌ها را برای جلسات و پیگیری‌ها اضافه کنید - وظایف بزرگ را به اقدامات واضح تقسیم کنید - مفیدترین کارها را برای هر روز انتخاب کنید - پیشرفت را قبل از پایان روز کاری مرور کنید. عملکرد قوی از پر کردن هر ساعت حاصل نمی شود. این ناشی از استفاده از توجه است که نتایج مفیدی ایجاد می کند. یک برنامه ریز خوب به من کمک می کند تا تفاوت بین فعالیت و پیشرفت را ببینم، تعهدات را به خاطر بسپارم و برای کارهایی که نیاز به مراقبت دارد، جا باز کنم. وقتی با اقدامات واضح، بلوک‌های زمانی واقع‌بینانه و مرورهای منظم برنامه‌ریزی می‌کنم، نیازی نیست به حافظه یا تلاش لحظه آخری وابسته باشم. من می توانم با تمرکز بیشتری کار کنم و با استرس کمتری به تغییرات پاسخ دهم. امروز با ما تماس بگیرید تا بیشتر بدانید Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

دیوید آلن (2001) انجام کارها هنر بهره وری بدون استرس استفن آر کاوی (1989) 7 عادت افراد بسیار مؤثر کال نیوپورت (2016) قوانین کار عمیق برای موفقیت متمرکز در دنیای پریشان جیمز (2018) عادات اتمی دانیل ساده و اثبات شده (2018) وقتی اسرار علمی زمان‌بندی کامل فرانچسکو سیریلو (2006) تکنیک پومودورو سیستم مدیریت زمان تحسین‌شده که نحوه کار ما را متحول کرده است