تقویم رومیزی راز مدیران ارشد اجرایی برای سازماندهی روزانه استفاده می کنند

بسیاری از رهبران پرمشغله روز خود را با همین مشکل آغاز می کنند: وظایف بسیار زیاد، پیام های بسیار زیاد، و توجه بسیار کمی برای کارهای مهم باقی مانده است. یک تقویم رومیزی یک راه ساده برای کاهش این نویز ارائه می دهد. نوید موفقیت نمی دهد و نمی تواند جایگزین قضاوت خوب شود. کاری که می‌تواند انجام دهد این است که اولویت‌های شما را قبل از اینکه ایمیل، جلسات و اعلان‌ها به دست گیرند، در مقابل شما قرار دهد. من متوجه شده ام که یک تقویم قابل مشاهده زمانی بهترین کار را دارد که از آن به عنوان یک ابزار تصمیم گیری استفاده شود، نه فقط یک ردیاب تاریخ. یک صفحه تقویم می تواند به سه سوال عملی پاسخ دهد: - امروز چه چیزی سزاوار توجه من است؟ - چه چیزی می تواند صبر کند؟ - کجا باید از زمانم محافظت کنم؟ آن عادت کوچک می تواند شکل یک روز کاری را تغییر دهد. ### 1. یک نتیجه اصلی را برای روز بنویسید یک لیست طولانی وظایف اغلب بدون ایجاد نتیجه واضح، احساس پیشرفت را ایجاد می کند. من ترجیح می دهم یک نتیجه را در صفحه تقویم بنویسم. این می تواند این باشد: - گزارش فروش را مرور کنید و تصمیم بگیرید - پیشنهاد مشتری را تکمیل کنید - برای جلسه تیم فردا آماده شوید - با یک تامین کننده در مورد مشکل تحویل تماس بگیرید - پیش نویس نسخه اول یک برنامه خدمات جدید را تنظیم کنید. "کار بر روی بازاریابی" گسترده است. «سه ایده کمپین بنویسید» مسیر روشن تری به روز می دهد. برخی از رهبران کسب و کار هنگام برنامه ریزی برنامه های خود از رویکرد مشابهی استفاده می کنند. آن‌ها کاری را که به قضاوت آنها نیاز دارد، شناسایی می‌کنند، سپس قبل از اینکه درخواست‌های کمتر فوری تمام شود، آن را در تقویم قرار می‌دهند. ### 2. از تقویم برای محافظت از زمان تمرکز استفاده کنید تقویم رومیزی زمانی مفیدتر می شود که به جای نوشتن قرار ملاقات، بلوک های زمانی را علامت گذاری کنم. به عنوان مثال: 9:00 تا 10:00 — بررسی ارقام مالی 10:30 تا 11:00 — ورود تیم از 1:30 تا 2:30 — پیشنهاد مشتری از ساعت 4:00 تا 4:15 — فردا برنامه ریزی کنید ساعات دقیق متفاوت است. اصل یکسان می ماند: یک کار یک فضای روشن دریافت می کند. تحقیقات و تجربه محل کار هر دو نشان می دهد که تعویض مکرر کار می تواند کار را سخت تر کند. یک تقویم قابل مشاهده به من یادآوری می کند که تمرکز یک فعالیت برنامه ریزی شده است، نه چیزی که من باید امیدوار باشم که بین جلسات پیدا کنم. یادداشت کوچکی مانند "بدون ایمیل در طول این بلوک" نیز می تواند کمک کند. این یک مرز ساده بدون نیاز به سیستم بهره وری پیچیده ایجاد می کند. ### 3. فضایی را برای کارهای غیرمنتظره بگذارید. تقویمی که از صبح تا عصر مملو از آن است ممکن است مرتب به نظر برسد، اما جایی برای مشکلات واقعی تجاری باقی نمی گذارد. ممکن است یک مشتری به کمک نیاز داشته باشد. ممکن است یک محموله دیر برسد. یکی از اعضای تیم ممکن است نیاز به تصمیم گیری داشته باشد. هنگامی که هر دقیقه اختصاص داده شده است، یک تغییر کوچک می تواند کل روز را مختل کند. من فضای باز را در صفحه می گذارم. آن فضا می تواند درخواست های فوری، استراحت های کوتاه یا کارهای ناتمام را در خود جای دهد. همچنین فشار را برای انتقال هر کار به عصر کاهش می دهد. این یکی از دلایلی است که یک تقویم کاغذی می تواند متفاوت از یک برنامه دیجیتال باشد. منطقه باز به راحتی قابل مشاهده است. این نشان می دهد که آیا برنامه قبل از شروع روز واقع بینانه است یا خیر. ### 4. ثبت تصمیمات، نه همه جزئیات یک تقویم رومیزی یک دفترچه خاطرات نیست. من نیازی به نوشتن هر تماس تلفنی یا اقدام جزئی ندارم. من از آن برای ضبط مواردی استفاده می‌کنم که به من در تصمیم‌گیری بهتر کمک می‌کنند: - قولی که به مشتری داده شده است - تاریخی برای بررسی پیشرفت پروژه - سوالی که نیاز به پاسخ دارد - کاری که باید به روز دیگری منتقل شود - درسی از یک مشکل برای مثال، پس از یک سفارش تاخیری، ممکن است بنویسم: "قبل از پذیرش درخواست بزرگ بعدی، زمان تحویل تامین‌کننده را تایید کنید." آن یادداشت کوتاه می تواند از ظاهر شدن مجدد همان مشکل جلوگیری کند. تقویم به یک سوابق کاری از نحوه عملکرد من تبدیل می شود. با گذشت زمان، یادداشت‌های مکرر ممکن است الگوهایی را نشان دهند، مانند جلسات زیاد در یک روز یا تأخیرهای مکرر ناشی از تأیید نامشخص. ### 5. قبل از ترک محل کار، صفحه را مرور کنید. از خودم می پرسم: - چی کار کردم؟ - چه چیزی هنوز نیاز به توجه دارد؟ - آیا برای کاری که مهم بود وقت گذاشتم؟ - فردا چه چیزی باید تغییر کند؟ این بررسی نیاز به توضیح طولانی ندارد. یک علامت چک، یک یادداشت کوتاه، یا یک خط در میان یک کار ممکن است کافی باشد. اگر چیزی ناتمام بماند، من یک انتخاب عمدی انجام می دهم. آن را به روز دیگری منتقل می‌کنم، آن را به یک عمل کوچک‌تر می‌شکنم یا حذفش می‌کنم زیرا دیگر هدف مفیدی ندارد. یک تقویم باید از انتخاب های واضح پشتیبانی کند. نباید به مکانی تبدیل شود که کارهای قدیمی در آن جمع شده و احساس گناه ایجاد کند. ### 6. اسکن طرح بندی را آسان نگه دارید استفاده از صفحه شلوغ سخت است. نوشته را کوتاه می کنم و از علائم ساده استفاده می کنم: - یک دایره برای جلسه - یک مربع برای یک کار - یک ستاره برای یک تصمیم - یک خط برای کارهای تکمیل شده من از یک رنگ برای قرار ملاقات ها و دیگری برای یادآوری شخصی استفاده می کنم. نیازی به سیستم پیچیده نیست. اگر نتوانم صفحه را در چند ثانیه درک کنم، طرح بندی باید ساده تر باشد. بهترین تقویم رومیزی تقویمی است که بتوانم بدون تلاش از آن استفاده کنم. یک صفحه تمیز برنامه ریزی منظم را دعوت می کند. یک صفحه بهم ریخته باعث می شود برنامه ریزی مانند یک کار دیگر به نظر برسد. یک تقویم رومیزی هر روز را به یک تقویم پربار تبدیل نمی کند. نتایج قوی هنوز به مهارت ها، کار تیمی، زمان بندی و تصمیمات درست بستگی دارد. ارزش آن کاربردی تر است. این به من مکانی قابل مشاهده برای انتخاب اولویت ها، محافظت از توجه، ثبت درس ها و تنظیم برنامه ام می دهد. بسیاری از مردم زمانی به دنبال روشی پیچیده می گردند که یک نمای روزانه واضح ممکن است بخشی از مشکل را حل کند. راز مفید خود تقویم نیست. این عادت پشت آن است: تصمیم بگیرید که چه چیزی مهم است، برای آن جا باز کنید، آنچه اتفاق افتاده را مرور کنید و قدم بعدی را با دقت برنامه ریزی کنید.

بسیاری از مدیران عامل روز خود را با بررسی ده ها برنامه در هر چند دقیقه مدیریت نمی کنند. آن‌ها اغلب از یک تقویم رومیزی ساده استفاده می‌کنند تا ببینند چه چیزی شایسته توجه است، چه چیزی می‌تواند منتظر بماند و زمانشان به کجا می‌رود. یک تقویم رومیزی نمی تواند یک شرکت را برای من اداره کند. به ایمیل‌ها پاسخ نمی‌دهد، مشکلات کارکنان را حل نمی‌کند، یا تصمیم‌گیری دشوار را آسان‌تر نمی‌کند. کاری که می تواند انجام دهد این است که سر و صدای ذهنی اطراف کار من را کاهش دهد. وقتی می توانم هفته را در یک صفحه ببینم، کمتر قول می دهم که نمی توانم به آن عمل کنم. این تغییر کوچک زمانی اهمیت پیدا می کند که هر روز شامل جلسات، تماس ها، سفر، برنامه ریزی و مسائل غیرمنتظره باشد. ### چرا یک تقویم رومیزی کار می کند تقویم های دیجیتال برای یادآوری ها و قرار ملاقات های مشترک مفید هستند. آنها می توانند هشدار ارسال کنند، زمان جلسه را به روز کنند و چندین نفر را به هم متصل کنند. یک تقویم رومیزی کاغذی هدف متفاوتی دارد. دید وسیعی از زمان به من می دهد. من می توانم ببینم: - تعداد جلسات در یک هفته - روزهایی که فضای کافی برای کار متمرکز دارند - مهلت هایی که در حال نزدیک شدن هستند - روزهای سفر و تعهدات شخصی - پروژه هایی که برای ساعات مشابه با هم رقابت می کنند - دوره های خالی که باید رایگان بمانند تلفن معمولاً یک قرار را در یک زمان نشان می دهد. یک تقویم رومیزی شکل هفته را نشان می دهد. این تفاوت بصری می تواند نحوه برنامه ریزی من را تغییر دهد. اگر چهارشنبه از قبل دارای پنج جلسه است، من یک کار نوشتن عمده را در آنجا قرار نمی دهم. اگر صبح پنجشنبه باز است، می توانم برای برنامه ریزی یا بررسی تیم از آن محافظت کنم. ### سیستم ساده ای که می توانم استفاده کنم این سیستم به رنگ ها، نمادها یا قوانین زیادی نیاز ندارد. تزیین بیش از حد، برنامه ریزی را به کار دیگری تبدیل می کند. من از سه نوع اطلاعات استفاده می‌کنم: - قرارهای ثابت - بلوک‌های کاری کلیدی - تعهدات شخصی قرارهای ثابت شامل تماس‌های مشتری، مصاحبه، جلسات هیئت مدیره و سفر است. این رویدادها زمان مشخصی دارند و معمولا افراد دیگر را درگیر می کنند. بلوک های کاری کلیدی شامل نوشتن یک پروپوزال، بررسی گزارش های مالی، تهیه یک ارائه یا تصمیم گیری برای استخدام است. این وظایف نیاز به توجه دارند، اما ممکن است یک جلسه رسمی به آنها متصل نباشد. تعهدات شخصی شامل ورزش، وقت خانوادگی، قرار ملاقات های پزشکی و دوره های بهبودی است. من با این بخش‌های تقویم به‌عنوان تعهدات واقعی رفتار می‌کنم تا فضاهایی که همیشه می‌توان به آنها داد. این رویکرد به من کمک می کند تا ببینم آیا برنامه من با ظرفیت واقعی من مطابقت دارد یا خیر. ### مرحله 1: رویدادهای ثابتی را که با رویدادهایی که نمی توانند به راحتی حرکت کنند شروع می کنم، یادداشت کنید. برای مثال، دوشنبه من ممکن است شامل موارد زیر باشد: - 9:00 صبح جلسه رهبری - 11:30 تماس با تامین کننده - 2:00 بعد از ظهر بررسی محصول - ساعت 4:00 بعدازظهر ورود کارکنان هنگامی که این رویدادها در تقویم روی میز قرار می گیرند، قضاوت در زمان موجود آسان تر می شود. روزی که در ذهن من باز به نظر می رسید ممکن است از قبل پر باشد. این مرحله همچنین زمان سفر پنهان را نشان می دهد. یک جلسه 30 دقیقه ای در سراسر شهر ممکن است دو ساعت طول بکشد که آماده سازی و حمل و نقل باشد. تقویم باید هزینه واقعی قرار ملاقات را نشان دهد، نه تنها طول جلسه. ### مرحله 2: اضافه کردن یک کار اصلی در روز یک اشتباه رایج برنامه ریزی، قرار دادن ده کار اصلی در یک روز است. فهرست ممکن است سازنده به نظر برسد، اما این طرح شانس کمی برای زنده ماندن از کار واقعی دارد. من برای هر روز کاری یک کار اصلی را انتخاب می کنم. این وظیفه می تواند این باشد: - تصویب بودجه سالانه - پایان ارائه فروش - بررسی یک فرآیند تجاری جدید - صحبت با یک مشتری مهم - برنامه ریزی مرحله بعدی استخدام کارهای کوچکتر می توانند در اطراف آن قرار بگیرند. وظیفه اصلی بهترین زمان موجود را دریافت می کند. این قانون به روز مرکز روشنی می دهد. وقتی درخواست‌های جدید ظاهر می‌شوند، می‌توانم یک سؤال مستقیم بپرسم: آیا این درخواست جایگزین وظیفه اصلی امروز می‌شود یا می‌تواند منتظر بماند؟ ### مرحله 3: فضای باز بگذارید یک تقویم کامل می تواند منظم به نظر برسد. همچنین ممکن است برنامه ریزی ضعیف را نشان دهد. کار غیرمنتظره بخشی از رهبری است. یک مشتری ممکن است یک مسئله جدی را مطرح کند. ممکن است یکی از اعضای تیم برای تصمیم گیری به کمک نیاز داشته باشد. ممکن است تحویل به تاخیر بیفتد. یک سوال مالی ممکن است قبل از پایان روز نیاز به پاسخ داشته باشد. من از عمد فضای باز را ترک می کنم. دو یا سه بلوک کوتاه در طول هفته می‌توانند این مسائل را بدون فشار دادن هر کار برنامه‌ریزی شده تا عصر جذب کنند. فضای باز هم به من زمان می دهد تا فکر کنم. هر فعالیت تجاری مفیدی یک پیام، گزارش یا جلسه فوری تولید نمی کند. برخی از تصمیمات نیاز به زمان آرام دارند. ### مرحله 4: از یادداشت های کوتاه استفاده کنید یک ورودی تقویم باید به من کمک کند کار را بدون جستجو در چندین ابزار شروع کنم. به جای نوشتن: "جلسه بازاریابی" ممکن است بنویسم: "جلسه بازاریابی - بررسی کیفیت سرنخ، نتایج صفحه فرود و بودجه آوریل" به جای: "تماس با تامین کننده" می توانم بنویسم: "تماس با تامین کننده - تایید تاریخ تحویل و شرایط پرداخت" این یادداشت ها هدف رویداد را قابل مشاهده می کنند. آنها همچنین زمان آماده سازی را کاهش می دهند. از نوشتن پاراگراف های طولانی در تقویم اجتناب می کنم. خواندن چند کلمه مفید در یک روز شلوغ آسان تر است. ### مرحله 5: هفته قبل از شروع آن را مرور کنید، هر هفته یک دوره کوتاه را برای بررسی روزهای آینده در نظر می‌گیرم. بررسی می‌کنم: - کدام جلسات نیاز به آماده‌سازی دارند - کدام کار بیشترین تأثیر را بر تجارت دارد - جایی که هفته خیلی شلوغ است - کدام قرار می‌تواند کوتاه یا جابجا شود - آیا از زمان شخصی محافظت کرده‌ام - قبل از تصمیم‌گیری به چه اطلاعاتی نیاز دارم این بررسی به من کمک می‌کند تا مشکلات را در حالی که هنوز کوچک هستند پیدا کنم. برای مثال، ممکن است متوجه سه جلسه جداگانه در مورد یک پروژه شوم. اگر افراد و سوالات مناسب در آن گنجانده شوند، ممکن است یک جلسه کافی باشد. همچنین ممکن است ببینم که یک پروپوزال در روز جمعه است اما قبل از آن تاریخ بلوک کاری ندارد. تقویم شکاف را نشان می دهد. ### تقویم رومیزی جایگزین ابزارهای دیجیتالی نیست، من از تقویم کاغذی به تنهایی برای یک تیم بزرگ استفاده نمی کنم. زمان‌بندی‌های مشترک، یادآوری‌ها، تماس‌های ویدیویی، و به‌روزرسانی‌های سفر همچنان در سیستم‌های دیجیتال تعلق دارند. تقویم رومیزی به عنوان یک کنترل پنل شخصی کار می کند. این به من دیدی سریع از تعهداتی می دهد که هفته من را شکل می دهند. تقویم دیجیتال من می تواند جزئیات را مدیریت کند. تقویم کاغذی می تواند به من کمک کند تصمیم بگیرم که این جزئیات چه معنایی دارند. این تقسیم بندی سیستم را عملی نگه می دارد. لازم نیست هر قرار کوچکی را روی کاغذ کپی کنم. من فقط رویدادها و بلوک های کاری را می نویسم که بر توجه من تأثیر می گذارد. ### یک مثال عملی صاحب کسب و کاری را تصور کنید که روزهای دوشنبه تا جمعه را از یک جلسه به جلسه دیگر منتقل می کند. هر قرار ملاقات مفید است، اما مالک زمانی برای بررسی جریان نقدی، صحبت با یک کارمند کلیدی یا برنامه ریزی سه ماهه بعدی ندارد. یک تقویم رومیزی ممکن است الگو را بلافاصله نشان دهد. مشکل کمبود تلاش نیست. مشکل این است که جلسات هر فضای قابل مشاهده را گرفته اند. مالک می‌تواند یک جلسه داخلی را به یک به‌روزرسانی مشترک منتقل کند، از صبح سه‌شنبه برای بررسی مالی محافظت کند، و بعدازظهر جمعه را برای مسائل حل‌نشده باز نگه دارد. هیچ چیز چشمگیری تغییر نکرده است. هفته ساختار واضح تری دارد. یک روش مشابه می تواند به یک مدیر، مشاور، فریلنسر یا تیم کسب و کار کوچک کمک کند. نیازی نیست که تقویم چشمگیر به نظر برسد. این باید نشان دهد که شخص در واقع چگونه کار می کند. ### اشتباهاتی که سعی می‌کنم از آن اجتناب کنم، از تقویم به‌عنوان رکورد همه چیزهایی که امیدوارم به پایان برسانم استفاده نمی‌کنم. من هر جای خالی را با یک کار پر نمی کنم. من هر درخواستی را فوری تلقی نمی کنم. پس از یک سری جلسات طولانی، یک روز کامل کار عمیق را برنامه ریزی نمی کنم. من زمانی که هدفش ناپدید شده، قراری را در تقویم نگه نمی دارم. این عادات از ارزش سیستم محافظت می کند. یک تقویم زمانی کمتر مفید می شود که یک زندگی ایده آل را به جای زندگی قابل اجرا نشان دهد. ### دیدگاه من در مورد برنامه ریزی ساده جذابیت یک تقویم رومیزی این نیست که رهبری را آسان می کند. ارزش آن از این است که زمان قابل مشاهده باشد. وقتی می‌توانم هفته را ببینم، می‌توانم قبل از اینکه شب دیر شود، اضافه بار را ببینم. من می توانم به جای اینکه هر ساعت را در اختیار دیگران بگذارم، از زمان تصمیم گیری محافظت کنم. من می توانم برای کارهایی که کسب و کار را در مدت طولانی تری حمایت می کند، فضا باز کنم. یک تقویم رومیزی ساده زمانی بهترین عملکرد را دارد که از آن به عنوان یک فیلتر استفاده کنم نه تزئین. این به من کمک می کند تا انتخاب کنم چه چیزی مستحق فضا است، چه چیزی نیاز به آماده سازی دارد و چه چیزی باید از برنامه حذف شود.

بسیاری از رهبران روز کاری را با صفحه ای پر از پیام ها، هشدارهای جلسه و کارهای ناتمام آغاز می کنند. این روز می تواند به زنجیره ای از واکنش ها تبدیل شود قبل از اینکه آنها یک تصمیم روشن برای خود بگیرند. من متوجه شده ام که یک تقویم رومیزی ساده می تواند یک مکث کوچک بین رسیدن به محل کار و پاسخ دادن به همه چیز اطراف من ایجاد کند. جایگزین تقویم دیجیتال نمی شود. به روز شکل قابل مشاهده ای می بخشد. یک تقویم رومیزی روزانه معمولاً یک تاریخ، یک صفحه و فضای محدودی را نشان می دهد. آن حد مفید است. این من را تشویق می کند تا یک سوال عملی بپرسم: ** امروز چه چیزی سزاوار توجه من است؟** سه مورد را قبل از باز کردن صندوق ورودی خود یادداشت می کنم: - یک تصمیم که نیاز به توجه من دارد - یک کار که از تیم حمایت می کند - یک اقدام شخصی که از انرژی من محافظت می کند لیست به اندازه ای کوتاه است که بتوان با یک نگاه آن را خواند. همچنین هنگامی که درخواست‌های جدید ظاهر می‌شوند، به من یک نقطه مرجع می‌دهد. یک رهبر ممکن است در طول یک روز کاری عادی ده ها پیام دریافت کند. هر پیامی نیاز به پاسخ فوری ندارد. وقتی به سه مورد روی میز خود نگاه می کنم، می توانم هر درخواست جدید را با کار قبلاً انتخاب شده مقایسه کنم. برخی از درخواست ها متعلق به روز دیگری است. برخی را می توان به یک همکار منتقل کرد. تعداد کمی نیاز به پاسخ مستقیم دارند. این عادت به کاهش این احساس کمک می کند که هر پیام وزن یکسانی دارد. یک تقویم رومیزی همچنین می‌تواند اولویت‌ها را آسان‌تر به اشتراک بگذارد. در طول یک جلسه تیم، ممکن است یادداشت کوتاهی مانند "برنامه استخدام را بررسی کنید" یا "با تامین کننده کلید تماس بگیرید" بنویسم. یادداشت به یادگاری قابل مشاهده از اثری تبدیل می شود که بر افراد دیگر تأثیر می گذارد. به عنوان مثال، یک مالک کسب و کار کوچک ممکن است شکایتی از یک مشتری معمولی، مشکل زمان‌بندی کارکنان، و به‌روزرسانی تامین‌کننده قبل از ساعت 9 صبح دریافت کند. نوشتن «تماس با مشتری» به‌عنوان وظیفه اصلی می‌تواند مانع از مدفون شدن مشکل در ایمیل‌های معمولی شود. تقویم شکایت را حل نمی کند. این به محافظت از زمان مورد نیاز برای مقابله صحیح با آن کمک می کند. این عادت زمانی بهترین نتیجه را دارد که صفحه ساده بماند. من از نوشتن یک لیست کامل وظایف در یک برگه اجتناب می کنم. لیست های طولانی اغلب بدون بهبود تمرکز فشار ایجاد می کنند. استفاده از چند کلمه واضح در یک روز شلوغ آسان تر است. همچنین فضای کوچکی را برای یک اتفاق غیرمنتظره می گذارم. یک فرصت جدید، یک نگرانی کارکنان یا تغییر در یک پروژه ممکن است نیاز به توجه داشته باشد. فضای باز اجازه می دهد تا پلان بدون از دست دادن شکل خود را تنظیم کند. در پایان روز، من صفحه را بر اساس مقداری که تکمیل کردم قضاوت نمی کنم. من به آنچه تغییر کرده است نگاه می کنم. یادداشت تمام شده ممکن است پیشرفت را نشان دهد. یک یادداشت ناتمام ممکن است نشان دهد که کار خیلی بزرگ، نامشخص یا به نیازهای واقعی روز مرتبط نبوده است. می‌توانم آن را به تاریخ دیگری منتقل کنم، آن را به اقدامات کوچک‌تر تقسیم کنم یا حذف کنم. این بررسی کوتاه کمتر از پنج دقیقه طول می کشد. این یک رکورد از تصمیمات ایجاد می کند که ممکن است در طول یک جلسه برنامه ریزی هفتگی مفید باشد. همچنین می تواند الگوها را نشان دهد. اگر یک مورد برای چند روز ظاهر شود، ممکن است مشکل کمبود زمان نباشد. گام بعدی ممکن است به مالک روشن‌تر یا محدوده کوچک‌تری نیاز داشته باشد. صفحه فیزیکی یک مزیت دیگر نیز دارد. وقتی با دست می نویسم، آنقدر سرعتم را کم می کنم تا کلمات را انتخاب کنم. "کار روی فروش" مبهم است. "بازبینی سه تماس مشتری" به روز یک اقدام واضح می دهد. "بهبود عملیات" گسترده است. "تأیید چک لیست تحویل" را آسان تر برنامه ریزی کنید. تقویم رومیزی معیاری برای وضعیت نیست. این ثابت نمی کند که یک فرد سازنده، آماده یا موفق است. ارزش آن از روال اطراف آن ناشی می شود. آن را در جایی قرار دهید که اولین جلسه کاری شروع می شود. تاریخ را بنویسید تعداد کمی از اولویت ها را انتخاب کنید. عبارت را مستقیم نگه دارید. قبل از ترک میز، صفحه را مرور کنید. این فرآیند می تواند به یک رهبر پر مشغله کمک کند تا از واکنش مداوم به توجه عمدی حرکت کند. تقویم ساده است، اما انتخاب روزانه پشت آن می تواند جلسات بهتر، تصمیمات واضح تر و کار متمرکزتر را شکل دهد.

بسیاری از مردم روز را با یک لیست کامل از وظایف شروع می کنند، اما با این فکر به پایان می رسند که زمان به کجا رفته است. ایمیل‌ها صبح را فرا می‌گیرند. جلسات بعد از ظهر تقسیم شد. درخواست های کوچک کارهای مهم را به سمت عصر سوق می دهند. دریافته‌ام که برنامه‌ریزی روزانه مؤثر کمتر به پر کردن هر دقیقه و بیشتر به هدف مشخص کردن هر قسمت از روز مربوط می‌شود. بسیاری از رهبران کسب و کار از رویکرد مشابهی استفاده می کنند: آنها از زمان برای کار متمرکز محافظت می کنند، فضایی را برای تغییر باقی می گذارند و اولویت های خود را قبل از شروع روز مرور می کنند. یک برنامه روزانه عملی می تواند به من کمک کند تا بدون ایجاد سفت و سخت بودن برنامه، با تمرکز بیشتری کار کنم. ### با فهرست کوتاهی از اولویت‌ها شروع کنید و با نوشتن هر چیزی که به توجه من نیاز دارد شروع می‌کنم. این لیست ممکن است شامل تماس مشتری، گزارش، تصمیم محصول، کارهای شخصی و کارهای کوچکی مانند پاسخ دادن به پیام ها باشد. سپس سه مورد اولویت را انتخاب می کنم. اینها همیشه ساده ترین کارها نیستند. آنها وظایفی هستند که از هدف اصلی من برای آن روز حمایت می کنند. اگر این سه مورد را تمام کنم، روز به جلو رفته است، حتی اگر چند مورد جزئی باقی بماند. به عنوان مثال، یک مدیر فروش ممکن است انتخاب کند: - آماده شدن برای ارائه مشتری - بررسی اعداد فروش ماهانه - مربی یکی از اعضای تیم پاسخ دادن به هر ایمیل ممکن است مفید باشد، اما ممکن است سزاوار آمادگی برای یک جلسه مشتری کلیدی نباشد. ### کارها را با انرژی من مطابقت دهید تمرکز من در طول روز تغییر می کند. من معمولاً زمانی که ذهنم احساس شادابی می کند، کارهای سخت را انجام می دهم. کارهای روتین می توانند منتظر یک دوره کم انرژی باشند. یک برنامه ساده ممکن است به این شکل باشد: - 8:30 تا 10:00: نوشتن، برنامه ریزی، یا حل مسائل پیچیده - 10:00-10:30: بررسی پیام ها - 10:30-12:00: جلسات یا کار تیمی - 1:30-3:00: وظایف پروژه - 3:00-4:00: مرور و پیگیری: 4:00-4:00: تماس ها برای فردا آماده شو ساعت های دقیق به اندازه تطابق بین کار و انرژی من مهم نیست. وقتی کار عمیقی را بین جلسات قرار می دهم، اغلب زمان بیشتری را صرف تلاش برای شروع مجدد می کنم تا خود کار. ### از بلوک های زمانی استفاده کنید، نه یک برنامه دقیقه به دقیقه یک برنامه دقیق می تواند سازماندهی شده به نظر برسد اما جایی برای تغییر باقی نمی گذارد. یک تماس تاخیری، سوال فوری مشتری، یا مشکل فنی می‌تواند باعث شود کل برنامه احساس شکستگی کند. بلوک‌های زمانی ساختار واضح‌تری به من می‌دهند: - بلوک تمرکز - بلوک ارتباط - بلوک جلسه - بلوک مدیریت - بلوک بازبینی من می‌توانم بلوک را در صورت نیاز بدون از دست دادن هدف پشت آن جابجا کنم. این رویکرد برای افرادی که روزهایشان شامل کارهای برنامه ریزی شده و درخواست های غیرمنتظره می شود، به خوبی کار می کند. یک صاحب کسب و کار کوچک ممکن است صبح را برای تصمیمات تجاری، وسط روز را برای مشتریان و کارکنان و اواخر بعد از ظهر را برای کارهای اداری رزرو کند. این طرح شکل دارد، اما هنوز هم می تواند زمانی که مشتری به کمک نیاز دارد، تنظیم شود. ### محافظت از کار متمرکز بخش بزرگی از استرس روزانه ناشی از وقفه مداوم است. خواندن هر پیام ممکن است فقط یک دقیقه طول بکشد، با این حال ذهن ممکن است به زمان زیادی برای بازگشت به کار اصلی نیاز داشته باشد. در طول یک بلوک فوکوس، هشدارهای غیر ضروری را خاموش می‌کنم و فقط ابزارهای مربوط به کار را در مقابل خود نگه می‌دارم. همچنین ممکن است به تیمم بگویم که چه زمانی دوباره پیام‌ها را بررسی کنم. این به معنای نادیده گرفتن مردم نیست. این به دیگران زمان روشنی می دهد تا به من برسند و به من فرصت بهتری برای تکمیل کارهایی که نیاز به توجه دارند می دهد. به عنوان مثال، یک کارمند بازاریابی که یک گزارش کمپین می نویسد ممکن است به جای باز کردن صندوق ورودی هر چند دقیقه یک بار، ایمیل را در ساعت 10:00 و 2:30 چک کند. ### فضا را برای کارهای غیرمنتظره بگذارید، برنامه ای که از هر دقیقه استفاده می کند، سخت است. ترجیح می دهم در طول روز یک یا دو دوره باز بگذارم. این فضا می تواند پشتیبانی کند: - کاری که بیشتر از زمان برنامه ریزی شده طول می کشد - درخواست مشتری - استراحت کوتاه برای بازیابی - مکالمه مفید با یک همکار - بررسی اطلاعات جدید زمان باز زمان تلف نمی شود. این به برنامه کمک می کند تا تغییرات را بدون تحمیل هر کار بعدی به عصر جذب کند. ### تصمیم بگیرید چه چیزی می تواند منتظر بماند هر درخواستی به یکباره نیاز به پاسخ ندارد. وقتی یک کار جدید ظاهر می شود، از خودم می پرسم: - آیا این هدف اصلی امروز را پشتیبانی می کند؟ - آیا کسی برای ادامه کارش به پاسخ من نیاز دارد؟ - آیا می توانم بعداً با آن کنار بیایم؟ - آیا می توانم آن را تفویض کنم؟ - اصلاً لازم است انجام شود؟ این سوالات به من کمک می کند اولویت واقعی را از کاری که فقط به دلیل ظاهر شدن آن در صندوق ورودی من ضروری است، جدا کنم. یک رهبر تیم ممکن است ده درخواست در طول روز دریافت کند. برخی نیاز به پاسخ سریع دارند. برخی را می توان در یک پیام گروه بندی کرد. ممکن است تعداد کمی متعلق به شخص دیگری باشد. ### روز را با مروری کوتاه به پایان برسانم. چند دقیقه ای را صرف بررسی آنچه تکمیل کردم، چه چیزی تغییر کرده است و چه چیزی فردا نیاز به توجه دارد، می کنم. من از این بررسی برای قضاوت در مورد هر کار ناتمام استفاده نمی کنم. من دنبال الگوها هستم شاید جلسات بیشتر از حد انتظار طول بکشد. شاید بعد از یک بعد از ظهر خسته کننده به کار خلاقانه ادامه دهم. شاید درخواست های کوچک زمان زیادی را از پروژه های مشتری می گیرد. این بررسی به من کمک می کند تا به جای تکرار همان مشکل، طرح بعدی را تنظیم کنم. یک یادداشت مفید ممکن است به این شکل باشد: - تکمیل شده: پیشنهاد مشتری و بررسی تیم - انتقال: بررسی بودجه - دلیل: مشکل مشتری مورد توجه قرار می گیرد - فردا: بررسی بودجه قبل از اولین جلسه ### یک برنامه روزانه باید از شخصی که از آن استفاده می کند پشتیبانی کند تقویم مدیر عامل ممکن است حاوی جلسات استراتژی، بحث های استخدام و بررسی های تجاری باشد. برنامه من ممکن است متفاوت به نظر برسد. درس مفید این است که تقویم شخص دیگری را کپی نکنید. ایجاد سیستمی است که از کار معنی دار محافظت می کند و جایی برای افراد باقی می گذارد. یک برنامه روزانه قوی شامل تعداد کمی از اولویت های روشن، بلوک های زمانی واقعی، فضایی برای تغییر و یک بررسی کوتاه است. این باید به من کمک کند که در طول روز انتخاب های بهتری داشته باشم تا اینکه احساس کنم تحت کنترل ساعت هستم. وقتی با هدف برنامه ریزی می کنم، می توانم کارهای کمتری را تمام کنم و همچنان پیشرفت بهتری داشته باشم. این اغلب روشی هوشمندانه برای استفاده از یک روز کاری است. ما تجربه گسترده ای در زمینه صنعت داریم. برای مشاوره حرفه ای با ما تماس بگیرید: Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

1. کال نیوپورت، 5 ژانویه 2016، کار عمیق: قوانینی برای موفقیت متمرکز در دنیای پریشان 2. دیوید آلن، 1 مارس 2015، انجام کارها: هنر بهره‌وری بدون استرس 3، 2012، Drive: The Surprising Truth about What Motivates Us .