آیا یک ژورنال ساده واقعاً می تواند روال کاری شما را متحول کند؟ بله.

بسیاری از روزهای کاری حتی قبل از اینکه شروع شوند احساس می کنند مشغول هستند. پیام‌ها می‌رسند، وظایف برای جلب توجه رقابت می‌کنند و درخواست‌های کوچک جریان پروژه‌های بزرگ‌تر را می‌شکنند. در پایان روز، ممکن است ساعت ها بدون حس پیشرفت کار کرده باشم. یک ژورنال ساده می تواند به من کمک کند سرعتم را کم کنم و روز را به عنوان یک سری انتخاب ببینم نه یک لیست طولانی از وقفه ها. نیازی به کاغذ خاص، روش پیچیده یا تعهد زمانی زیاد ندارد. چند یادداشت صادقانه می تواند نحوه شروع، کار و بستن روز را شکل دهد. من از یک صفحه برای سه لحظه کوتاه استفاده می کنم: شروع روز، مکث در حین کار و پایان روز. در ابتدا می نویسم: - تک کاری که نیاز به توجه واقعی دارد - دو کار کوچکتر که از آن پشتیبانی می کند - یک حواس پرتی احتمالی - بلوک زمانی که می خواهم از آن محافظت کنم این حدود پنج دقیقه طول می کشد. من یک طرح کامل نمی نویسم. من یک مطلب مفید می نویسم. به عنوان مثال، اگر من نیاز به تهیه گزارش مشتری داشته باشم، یادداشت من ممکن است به این صورت باشد: "وظیفه اصلی: آمار فروش را بررسی کنید و اولین پیش نویس را بنویسید. وظایف کوچک: پاسخ به دو ایمیل مشتری و مرور یادداشت های جلسه فردا. حواس پرتی احتمالی: بررسی پیام های چت هر چند دقیقه یکبار. زمان محافظت شده: 9:00 تا 10:30." یادداشت به صبح من نقطه شروع روشنی می دهد. هنگامی که یک درخواست جدید ظاهر می شود، می توانم به جای واکنش فوری، آن را با طرح مقایسه کنم. یک ژورنال کاری همچنین می تواند فشار پنهان را آشکار کند. ممکن است بنویسم: «از گزارش دادن اجتناب می‌کنم زیرا داده‌ها سازماندهی نشده‌اند». این جمله مفیدتر از "من مولد نیستم" است. به مشکل خاصی اشاره می کند. سپس می توانم ده دقیقه وقت بگذارم تا داده ها را مرتب کنم قبل از اینکه از خودم بخواهم بنویسم. یک مکث کوتاه در طول روز می تواند مانع از تبدیل یک موضوع کوچک به یک بعد از ظهر پر از استرس شود. از خودم سه سوال می پرسم: - الان دارم روی چه چیزی کار می کنم؟ - چه چیزی این کار را سخت تر می کند؟ - اقدام کوچک بعدی چیست؟ سوال آخر مهمه "گزارش را تمام کن" احساس سنگینی می کند. "ارقام آوریل را بررسی کنید" ممکن است. اقدامات واضح تلاش ذهنی مورد نیاز برای شروع را کاهش می دهد. من یک بار در طول یک هفته پر از تماس های مشتری از این روش استفاده کردم. من قصد داشتم یک پیشنهاد را تکمیل کنم، اما هر تماس آن را تا بعد از ظهر بیشتر می کرد. ژورنال من این الگو را نشان می داد: من با هر پیامی به عنوان یک فوریت برخورد می کردم، حتی زمانی که درخواست منتظر می ماند. روز بعد، دو دوره بررسی پیام ایجاد کردم و بقیه صبح را برای پروپوزال نگه داشتم. من همچنان به مشتریان پاسخ می‌دادم، اما اجازه نمی‌دادم هر اعلانی برای برنامه من تعیین کند. پروپوزال در یک جلسه کامل تکمیل نشد. من به طور مداوم پیشرفت کردم زیرا می دانستم وقتی به آن برگشتم چه کار کنم. نت عصرانه هدف متفاوتی دارد. سه خط می نویسم: - امروز چه چیزی جلو رفت؟ - چه چیزی ناتمام ماند؟ - فردا چه چیزی را باید حمل کنم؟ این یک کارت امتیازی نیست. یک روز کاری می تواند پیشرفت مفیدی داشته باشد حتی زمانی که کار اصلی باز باشد. ممکن است مشکلی را کشف کنم، تصمیمی بگیرم یا یک مرحله از یک فرآیند را حذف کنم. ثبت این جزئیات به من کمک می کند کار را دقیق تر ببینم. انجام کار ناتمام نیز آسان تر می شود. به جای اینکه آن را به عنوان یک نگرانی مبهم بگذارم، اقدام بعدی را می نویسم: «پیش نویس را باز کنید و بخش نتایج مشتری را اضافه کنید». این جمله برای فردا یک نقطه شروع می دهد. نیازی نیست بیست دقیقه اول را به یاد بیاورم که کجا توقف کرده ام. یک مجله زمانی بهترین کار را دارد که با عادات کاری واقعی مطابقت داشته باشد. من می توانم از یک دفترچه یادداشت، یک سند ساده یا یک برنامه یادداشت استفاده کنم. این ابزار کمتر از عادت به نوشتن مشاهدات واضح اهمیت دارد. نوشته های کوتاه اغلب کافی است. اگر مجله تبدیل به یک کار بزرگ دیگر شود، آن را به یک سؤال صبح و یک سؤال عصر کاهش می دهم. یادداشت ها نیز باید صادقانه بمانند. نوشتن "من امروز ده کار اصلی را انجام خواهم داد" ممکن است به جای تمرکز، فشار ایجاد کند. یک برنامه بهتر منعکس کننده زمان، انرژی و محدودیت هایی است که در واقع دارم. می‌توانم فضایی برای تماس‌ها، کار مشترک، تأخیر و استراحت بگذارم. یک مجله مفید تمام قسمت های روز را کنترل نمی کند. وقتی روز پر سر و صدا می شود، جایی به من می دهد تا برگردم. این به من کمک می‌کند تا متوجه مشکلات مکرر، مانند اولویت‌های نامشخص، بررسی مداوم پیام، یا کارهایی که بدون اطلاعات کافی شروع می‌شوند، باشم. پس از چند هفته، صفحات ممکن است الگوهایی را نشان دهند. ممکن است بهترین کار را برای نوشتن قبل از ظهر داشته باشم. ممکن است بعد از جلسات طولانی تمرکزم را از دست بدهم. ممکن است لازم باشد قبل از پذیرش یک کار، جزئیات را بپرسم. این مشاهدات می تواند تغییرات کوچکی را هدایت کند که به جای اجباری، عملی به نظر می رسد. مجله به خودی خود یک روز کاری را تغییر نمی دهد. این تغییر از استفاده از آن برای ایجاد یک انتخاب واضح در هر زمان ناشی می‌شود: کار اصلی را انتخاب کنید، اقدام بعدی را نام‌گذاری کنید، از یک دوره تمرکز محافظت کنید و یادداشت مفیدی برای فردا بگذارید. یک صفحه خالی نمی تواند هر خواسته ای را از کار حذف کند. می تواند به من کمک کند تا آن خواسته ها را با آرامش بیشتری ببینم و تصمیمات بهتری در مورد اینکه توجهم به کجا می رود، بگیرم.

برخی از روزهای کاری قبل از شروع کار واقعی، احساس سختی می کنند. لپ‌تاپم را باز می‌کنم، فهرست کار طولانی را می‌بینم، یک ایمیل ناتمام را به خاطر می‌آورم و شروع به حرکت بین برگه‌ها می‌کنم. تا ظهر ساعت ها کار کرده ام بدون اینکه احساس کنم پیشرفت زیادی کرده ام. من از یک عادت کوچک برای کاهش این فشار استفاده می کنم. حدود پنج دقیقه طول می کشد و به دفترچه یادداشت خاصی یا برنامه ریز با دقت طراحی شده نیاز ندارد. من به سادگی می نویسم که چه چیزی در ذهنم اشغال می کند، چه چیزی به توجه من نیاز دارد و چه کارهایی می توانم انجام دهم. این عادت کار می کند زیرا استرس مبهم را به کارهای قابل مشاهده تبدیل می کند. من با یک تخلیه ذهنی سریع شروع می کنم. من هر فکر کاری را که برای جلب توجه من رقابت می کند می نویسم: - پاسخ به مشتری - بررسی گزارش فروش - آماده کردن جلسه فردا - از سام در مورد پرونده گم شده بپرسید - پیش نویس را مرور کنید - قرار ملاقات با دندانپزشک رزرو کنید لیست نیازی به ظاهر مرتب ندارد. سعی نمی کنم خوب بنویسم. من به ذهنم مکانی می دهم تا افکار ناتمام را قرار دهد. این مرحله زمانی کمک می کند که کارهای کوچک را در زمان نامناسب به خاطر بسپارم. هنگام نوشتن گزارش ممکن است پیامی در ذهنم ظاهر شود. به جای تعویض وظایف، آن را به صفحه اضافه می کنم و به گزارش برمی گردم. پس از آن، یک کار اصلی را انتخاب می کنم. از خودم می‌پرسم، «اگر آن را کامل کنم، امروز چه احساسی سبک‌تر می‌کرد؟» پاسخ همیشه فوری ترین مورد نیست. ممکن است این کار چندین روز در پس زمینه باقی مانده باشد، مانند نوشتن بخش اول یک پروپوزال یا سازماندهی یادداشت ها برای یک جلسه. من یک اقدام واضح را در زیر لیست می نویسم: "پیشنهاد را باز کنید و سه نکته را برای مقدمه بنویسید." شروع آسان تر از «پایان دادن به پیشنهاد» است. کارهای بزرگ مقاومت ایجاد می کنند زیرا نشان نمی دهند از کجا باید شروع کرد. یک اقدام کوچک به من یک نقطه ورود قابل مشاهده می دهد. همچنین یک یادداشت کوتاه در مورد مرحله بعدی برای کارهای ناتمام می نویسم. به عنوان مثال: "گزارش: در انتظار ارقام مالی. یک پیام در ساعت 10:30 ارسال کنید." این کار از اشغال فضای ذهنی جلوگیری می کند. من می دانم چه چیزی آن را مسدود می کند، و می دانم چه کاری می توانم در مورد بلوک انجام دهم. یک نوشته مفید در ژورنال ممکن است به این صورت باشد: ** آنچه در ذهن من است ** - پاسخ به تامین کننده - مرور شماره های کمپین - آماده کردن سوالات برای تماس جمعه - خرید هدیه برای خواهرم ** وظیفه اصلی کار** - مرور شماره های کمپین به مدت 25 دقیقه ** اقدامات بعدی** - ارسال یک پاسخ کوتاه به تامین کننده بعد از ناهار - ارسال سه سوال از تیم مالی - از تیم مالی که از دست داده است بپرسید. یادداشت پایان روز - من بررسی داده ها را تکمیل کردم - رقم مالی هنوز در انتظار است - اولین اقدام فردا به روز رسانی گزارش است یادداشت پایان روز کمتر از دو دقیقه طول می کشد. آنچه را که به جلو حرکت کرده و فردا نیاز به توجه دارد را ثبت می کنم. این به من یک نقطه توقف واضح می دهد که می تواند دور شدن از کار را آسان تر کند. من از این روش در طول یک هفته استفاده کردم که چندین درخواست کوچک به طور همزمان رسید. یکی از همکاران به بازخورد نیاز داشت، یک مشتری یک سوال دقیق ارسال کرده بود، و من گزارشی را در اواخر هفته داشتم. اولین واکنش من این بود که به محض ظاهر شدن همه چیز را پاسخ دهم. مجله به من نشان داد که سؤال مشتری نیاز به تحقیق دارد، در حالی که همکار فقط به یک پاسخ کوتاه نیاز دارد. من به پیام سریع پاسخ دادم، زمان تعیین شده برای پاسخ مشتری، و بقیه صبح را صرف گزارش کردم. حجم کار ناپدید نشد، اما روز کمتر پراکنده بود زیرا هر کاری جایی داشت. من چند قانون را رعایت می کنم تا این عادت را به راحتی حفظ کنم. از زبان ساده استفاده کنید. "کار روی پروژه" بسیار گسترده است. "نوشتن جدول زمانی پروژه" به من یک اقدام واضح می دهد. صفحه را کوتاه نگه دارید ژورنال پروژه دیگری نیست. اگر نوشتن بیش از حد طول بکشد، آن را به سه خط تقلیل می‌دهم: آنچه در ذهنم است، آنچه مهم‌تر است، و کاری که بعداً انجام خواهم داد. از صفحه برای قضاوت در روز استفاده نکنید. برخی از کارها بیش از حد انتظار طول می کشد. یک مجله مفید بدون اینکه آن را به انتقاد از خود تبدیل کند، وضعیت را ثبت می کند. زمان منظمی را انتخاب کنید. ترجیح می‌دهم در شروع روز کاری بنویسم و ​​قبل از اتمام کار، نگاهی کوتاه بیندازم. ممکن است شخص دیگری یادداشتی را بعد از ناهار ترجیح دهد. بهترین زمان زمانی است که متناسب با روال کار باشد. یادداشت های شخصی و کاری را در صورت لزوم جدا نگه دارید. هنگامی که یک صفحه شامل وظایف، نگرانی های خصوصی و کارهای اداری باشد، می تواند شلوغ شود. بخش‌های جداگانه به من کمک می‌کنند ببینم چه چیزی اکنون نیاز به اقدام دارد. این عادت جایگزین برنامه ریزی، استراحت یا حمایت مدیر نمی شود. همچنین حجم کاری بزرگتر از زمان موجود را حل نمی کند. این یک راه ساده به من می دهد تا کار را واضح تر ببینم و هر بار یک تصمیم مفید بگیرم. وقتی ذهنم پر می شود، سعی نمی کنم همه چیز را به خاطر بسپارم. آن را یادداشت می‌کنم، یک عمل را انتخاب می‌کنم و یک یادداشت واضح برای مرحله بعدی می‌گذارم. چند خط صادقانه می تواند یک روز کاری شلوغ را قابل کنترل تر کند.

روز کاری من احساس پر بودن می کرد، اما کارهای ناتمام به روز بعد منتقل می شدند. پیام‌ها را خواندم، به جلسات پیوستم، چندین سند را باز کردم و به حافظه‌ام اعتماد کردم که همه چیز را با هم نگه دارد. در اواخر بعد از ظهر، درخواست های کوچک تبدیل به جزئیات از دست رفته، کار مکرر و استرس قابل اجتناب شده بودند. نوشتن چیزها روش کار من را تغییر داد. یک یادداشت بیشتر از ذخیره اطلاعات انجام می دهد. به هر کار یک مکان، مرحله بعدی و سطح روشنی از توجه می دهد. وقتی می توانم کارم را ببینم، زمان کمتری را صرف به خاطر سپردن آن می کنم و زمان بیشتری را برای جلو بردن آن صرف می کنم. ### با یک مکان مطمئن شروع کنید که من از آن برای نگه داشتن وظایف در پیش نویس های ایمیل، پیام های چت، یادداشت های کاغذی و برگه های مرورگر استفاده می کردم. این کار ساده را سخت‌تر می‌کرد، زیرا قبل از شروع باید در چندین مکان جستجو می‌کردم. من اکنون یک لیست وظایف اصلی را نگه می دارم. ممکن است یک نوت بوک، یک برنامه یادداشت یا یک ابزار پروژه باشد. ابزار کمتر از عادت اهمیت دارد. هر کار با جزئیات کافی در یک مکان قرار می گیرد تا بعداً معنا پیدا کند. یادداشت ضعیف: > تهیه گزارش نکته پاک کردن: > ارقام فروش مارس را به گزارش اضافه کنید و پیش نویس را برای تیم مالی ارسال کنید یادداشت دوم به من می گوید که کار به چه معناست و چه اقدامی در آینده انجام می شود. وقتی به آن بازگشتم نیازی به بازسازی زمینه ندارم. ### وظایف را از ایده ها جدا کنید هر یادداشتی سزاوار جایگاهی در لیست وظایف امروزی نیست. من از سه بخش ساده استفاده می کنم: - وظایف - کاری که نیاز به عمل دارد - ایده ها - افکاری که ممکن است بعدا مفید باشند - مرجع - اطلاعاتی که ممکن است دوباره به آن نیاز داشته باشم این جداسازی کوچک باعث می شود فهرست روزانه من با ایده های ناتمام پر نشود. یک موضوع وبلاگ احتمالی می تواند در یک لیست ایده منتظر بماند. یک مهلت مشتری در بخش وظیفه قرار دارد. راهنمای محصول می تواند در یادداشت های مرجع بماند. وقتی هر یادداشت مانند یک کار به نظر می رسد، لیست پر سر و صدا می شود. یک لیست تمیز به من کمک می کند آنچه را که شایسته توجه است انتخاب کنم. ### اقدام فیزیکی بعدی را بنویسید. "بهبود وب سایت" اقدام روشنی نیست. این یک هدف را توصیف می کند، نه یک قدم. ممکن است آن را به این موارد تغییر دهم: - منوی موبایل را بررسی کنید - توضیحات محصول را دوباره بنویسید - از طراح بخواهید تصاویر به روز شده را بپرسید - فرم تماس را آزمایش کنید. شروع این اقدامات آسان تر است. آنها همچنین اندازه گیری پیشرفت را آسان تر می کنند. وقتی با یک فروشگاه اینترنتی کوچک کار می‌کردم، مالک آن در فهرست هفتگی «صفحات محصول را اصلاح کنید» نوشته بود. این عبارت چندین هفته در آنجا مانده بود. ما آن را به اقدامات کوچک تقسیم کردیم: بررسی عکس های محصول، تأیید قیمت ها، به روز رسانی جزئیات حمل و نقل و بررسی دکمه خرید در تلفن. واگذاری، پیگیری و تکمیل کار آسان‌تر شد. ### در طول جلسات یادداشت برداری کنید یادداشت جلسه نیازی به ضبط هر جمله ندارد. من روی چهار نکته تمرکز می کنم: - تصمیم - شخص مسئول - اقدام بعدی - تاریخ مورد انتظار برای مثال: > تصمیم: از طرح بسته بندی آبی استفاده کنید > مالک: Mia > اقدام: ارسال فایل آماده چاپ > تاریخ: 14 مه این فرمت سردرگمی بعد از جلسه را کاهش می دهد. مردم می توانند ببینند که با چه چیزی موافقت کرده اند، و من نیازی به نوشتن پیام بعدی به حافظه ندارم. یک یادداشت مفید جلسه باید به کسی کمک کند بدون شنیدن مجدد کل مکالمه عمل کند. ### یادداشت ها را در زمان های تعیین شده مرور کنید نوشتن همه چیز کافی نیست. یادداشت ها نیاز به یک عادت مرور کوتاه دارند. من لیست وظایف خود را در شروع روز کاری بررسی می کنم. موارد تکمیل‌شده را حذف می‌کنم، جزئیات از دست رفته را اضافه می‌کنم و گروه کوچکی از وظایف را انتخاب می‌کنم که متناسب با زمان در دسترس من باشد. در پایان روز به کارهای ناتمام نگاه می کنم. برخی از کارها به تاریخ جدیدی نیاز دارند. برخی به کمک شخص دیگری نیاز دارند. برخی دیگر مفید نیستند و می توان آنها را حذف کرد. این بررسی چند دقیقه طول می کشد. از پر کردن بی سر و صدا لیست برای همیشه کارهای قدیمی جلوگیری می کند. ### از نوشتن برای کاهش شلوغی ذهنی استفاده کنید وقتی احساس می‌کنم حواس‌ام پرت شده است، به‌جای حمل کردن افکار، آن را یادداشت می‌کنم. یادداشت کوتاهی مانند "پاسخ به تامین کننده در مورد تاریخ تحویل" به ذهن من مکانی می دهد که بعداً به آن بازگردم. می توانم بدون نگرانی از اینکه پیام را فراموش می کنم به کار فعلی ادامه دهم. همین روش برای پروژه های بزرگتر کار می کند. من نتیجه، محدودیت ها، سوالات باز و اقدام بعدی را می نویسم. یادداشت های واضح نیاز به نگه داشتن چندین جزئیات را به طور همزمان در ذهن من کاهش می دهد. ### حفظ سیستم را آسان کنید یک سیستم بهره وری باید از کار پشتیبانی کند، نه اینکه تبدیل به پروژه دیگری شود. من از ایجاد پوشه ها، برچسب ها و قوانین بیش از حد اجتناب می کنم. استفاده از یک ساختار ساده در روزهای شلوغ آسان تر است. همچنین یادداشت هایی را به زبان ساده می نویسم زیرا ممکن است هفته ها بعد نیاز به درک آنها داشته باشم. روال اصلی من ساده است: 1. کارهای جدید را در یک مکان ضبط کنید. 2. عمل بعدی را اضافه کنید. 3. مالک و تاریخی که افراد دیگر درگیر هستند را علامت بزنید. 4. هر روز فهرست را مرور کنید. 5. مواردی را که دیگر کاربردی ندارند حذف یا به روز کنید. نوشتن چیزها همه مشکلات را برطرف نمی کند. به مشکلات شکل قابل مشاهده ای می دهد. این امر انتخاب، برقراری ارتباط و عمل را آسان تر می کند. وقتی یادداشت های من واضح هستند، روز کاری من کمتر شلوغ می شود. من دقایق کمتری را صرف جستجوی جزئیات و زمان بیشتری برای انجام کارهایی می کنم که هدف مشخصی دارند. یک نوت بوک، یک سند یا یک برنامه ساده همگی می توانند از این عادت پشتیبانی کنند. بخش مفید ابزار نیست. این تصمیم برای متوقف کردن تکیه بر حافظه است.

از لحظه ای که از خواب بیدار می شوم ممکن است روزم شلوغ باشد. پیام‌ها را بررسی می‌کنم، بین کارها حرکت می‌کنم، از وقفه‌ها می‌گذرم و به عصر می‌رسم بدون اینکه بفهمم واقعاً چه چیزی را تمام کرده‌ام. صبح روز بعد اغلب با همان فشار شروع می شود. ژورنال نویسی می تواند به من کمک کند این الگو را قطع کنم. هر مشکلی را برطرف نمی کند و در صورت نیاز جایگزین خواب، برنامه ریزی یا پشتیبانی حرفه ای نمی شود. مکانی ساکت به من می دهد تا متوجه شوم چه چیزی توجهم را جلب می کند و پاسخی کاربردی تر را انتخاب کنم. با یک ورود صبحگاهی کوتاه شروع کنید به صفحه کامل نیازی ندارم. سه تا پنج دقیقه می تواند کافی باشد. می نویسم: - امروز چه چیزی به توجه من نیاز دارد؟ - چه چیزی می تواند صبر کند؟ - هنگام حرکت در طول روز چه احساسی دارم؟ - یکی از کارهایی که باعث می شود روز مفید باشد چیست؟ این فهرست ساده حجم کاری مبهم را به انتخاب های قابل مشاهده تبدیل می کند. وقتی می‌نویسم «به شش ایمیل پاسخ دهید، یادداشت‌های جلسه را آماده کنید، مواد غذایی بخرید، و کل آپارتمان را تمیز کنید»، می‌بینم که این وظایف وزن یکسانی ندارند. یادداشت‌های جلسه ممکن است به یک بلوک متمرکز نیاز داشته باشند. تمیز کردن به جای تبدیل شدن به یک دغدغه تمام روز می تواند پانزده دقیقه طول بکشد. من ترجیح می دهم به جای ایجاد یک لیست طولانی، سه کار اصلی را انتخاب کنم. یک لیست طولانی می تواند باعث شود قبل از شروع روز احساس عقب افتادگی کنم. سه کار واضح به من فضایی برای تاخیر، مکالمه و تغییرات عادی می دهد. از ژورنال برای یافتن منبع واقعی استرس استفاده کنید گاهی اوقات فکر می کنم استرس دارم زیرا کارم زیاد است. پس از چند دقیقه نوشتن، ممکن است متوجه علت دیگری شوم: - مطمئن نیستم مدیرم چه انتظاری دارد. - من مدام بین کارهای کوچک جابجا می شوم. - من از یک مکالمه دشوار اجتناب می کنم. - من برای ناهار وقت ندادم. - من اشتباه دیروز را به امروز حمل می کنم. نوشتن فکر به زبان ساده می تواند اندازه آن را کاهش دهد. "همه چیز اشتباه می شود" عمل کردن بر روی آن دشوار است. "من باید یک مهلت مشخص در مورد بررسی طراحی بخواهم" یک مرحله احتمالی بعدی را به من می دهد. یک دستور مفید این است: ** چه چیزی مرا آزار می دهد و چه بخشی از آن را می توانم امروز تحت تأثیر قرار دهم؟ ** پاسخ ممکن است کوچک باشد. من ممکن است پاسخ تاخیری از طرف شخص دیگری را کنترل نکنم، اما می توانم یک پیام پیگیری واضح ارسال کنم و به کار دیگری بروم. ** بین کارها مکث ایجاد کنید** وقتی یک کار را به کار بعدی می برم، روال من اغلب به هم می ریزد. تماس ویدیویی را تمام می‌کنم، رسانه‌های اجتماعی را باز می‌کنم، یک گزارش ناتمام را به خاطر می‌آورم و سپس بدون تصمیم‌گیری به پیامی پاسخ می‌دهم. یک مکث کوتاه ژورنالی می تواند آن الگو را بازنشانی کند. من دو خط می نویسم: چی را تمام کردم؟ الان چه چیزی سزاوار توجه من است؟ این کمتر از یک دقیقه طول می کشد. این به من کمک می کند قبل از باز کردن یک برگه ذهنی، یک برگه ذهنی را ببندم. یک هماهنگ کننده پروژه ممکن است بعد از یک جلسه صبحگاهی از آن استفاده کند. او می نویسد: "سوال بودجه در انتظار تامین مالی است. قدم بعدی من به روز رسانی جدول زمانی پروژه است." آن یادداشت مانع از پیگیری موضوع بودجه در هر کار بعدی او می شود. ساخت نقد شبانه نقد شبانه نباید به کارنامه تبدیل شود. من از آن برای درک روزم بدون قضاوت در مورد هر انتخاب استفاده می کنم. می پرسم: - امروز چه چیزی به من انرژی داد؟ - چه چیزی من را تخلیه کرد؟ - چی کامل کردم؟ - فردا چیکار کنم؟ - امشب برای چی آزاد کنم؟ سوال آخر مهمه برخی نگرانی‌ها را نمی‌توان در ساعت 10:30 شب حل کرد. نوشتن آن‌ها به آن‌ها مکانی برای انتظار می‌دهد. به عنوان مثال، ممکن است بنویسم: «پنجشنبه با دندانپزشک تماس بگیرید»، به جای تکرار این یادآوری در ذهنم هنگام تلاش برای خوابیدن. همچنین ممکن است متوجه شوم که انرژی من بعد از چندین ساعت بدون غذا کاهش یافته است. این مشاهده می تواند روال فردا را مؤثرتر از انتقاد از خود هدایت کند. از یک ژورنال برای طراحی روتینی که متناسب با زندگی واقعی است استفاده کنید یک روال اغلب با شکست مواجه می شود زیرا روی کاغذ خوب به نظر می رسد اما روز واقعی فرد را نادیده می گیرد. ممکن است یک پیاده روی طولانی صبحگاهی، سی دقیقه مطالعه، یک صبحانه مفصل و یک جلسه برنامه ریزی کامل برنامه ریزی کنم. اگر لازم باشد در ساعت 7:20 از خانه خارج شوم، این طرح ممکن است فشار بیشتری نسبت به حمایت ایجاد کند. می‌توانم قسمت‌های ثابت روزم را یادداشت کنم: - زمان بیداری - ساعات سفر یا مدرسه - بلوک‌های کاری - وعده‌های غذایی - وظایف مراقبتی - دوره‌های معمول کم انرژی - زمان لازم برای آماده شدن برای خواب سپس عادت‌های کوچک را در اطراف آن نقاط ثابت قرار می‌دهم. یک دفتر پنج دقیقه ای بعد از قهوه ممکن است بهتر از یک جلسه بیست دقیقه ای که به صبح های عالی بستگی دارد، کار کند. دیدگاه من ساده است: یک روال مفید باید در یک روز معمولی زنده بماند، نه فقط یک روز آرام. بازنشانی هفت روزه را امتحان کنید می توانم برای یک هفته ژورنالینگ را بدون در نظر گرفتن آن به عنوان یک قانون دائمی آزمایش کنم. روزهای 1 و 2: کارهایی که انجام می دهم و احساسم را در نقاط مختلف روز بنویسید. من به دنبال تاخیرهای مکرر، حواس پرتی، یا تغییرات انرژی هستم. روزهای 3 و 4: هر روز صبح سه کار مهم را انتخاب کنید. آنچه را که به من کمک کرد آنها را تکمیل کنم، ثبت کنم. روزهای 5 و 6: یک مرور کوتاه عصر اضافه کنید. به یک الگو که در طول هفته ظاهر شد توجه کنید. روز هفتم: روال را تنظیم کنید. قسمت هایی را که احساس مفید بودن می کنند نگه دارید. اعلان‌هایی که فشار ایجاد می‌کنند را حذف کنید. فردی که یک ساعت پس از بیدار شدن گوشی خود را چک می کند ممکن است متوجه شود که این عادت با یک اعلان شروع می شود. دفتر خاطرات آنها می تواند منجر به تغییر کوچکی شود: تلفن را از تخت دور نگه دارید، بعد از بیدار شدن سه خط بنویسید و بعد از پوشیدن پیام ها را چک کنید. این تغییر ممکن است همه مشکلات مدیریت زمان را حل نکند، اما شروع آگاهانه تری ایجاد می کند. نوشتن را صادقانه و آسان نگه دارید به جملات صیقلی نیازی ندارم. یک مجله می تواند شامل قطعات، سؤالات، فهرست ها یا چند کلمه باشد. نوشتن صادقانه مفیدتر از نوشتن عاقلانه است. می توانم بنویسم: "خسته ام." من گزارش را به تأخیر می اندازم زیرا اولین قدم نامشخص است.» بعد از بیرون رفتن احساس آرامش بیشتری داشتم. "من به کمک نیاز دارم، نه یادآوری دیگری." این خطوط به من اطلاعات می دهد. آنها همچنین انتخاب یک اقدام عملی بعدی را آسان تر می کنند. اگر ژورنال نویسی شروع به افزایش پریشانی کرد، خاطرات دردناک را به یاد آورد یا بر عملکرد روزانه تأثیر گذاشت، می توانم مکث کنم و از یک متخصص سلامت روان ماهر کمک بگیرم. نوشتن یک ابزار است نه یک الزام. یک روال روزانه به ندرت با یک تصمیم چشمگیر تغییر می کند. در لحظات کوچک آگاهی جابه‌جا می‌شود: توجه به چیزی که انرژی من را می‌گیرد، کار بعدی را انتخاب می‌کنم، و اجازه می‌دهم کار ناتمام پس از پایان روز منتظر بماند. روزنامه نگاری به آن لحظات مکان روشنی برای رخ دادن می دهد. من از آن برای کنترل هر ساعت استفاده نمی کنم. من از آن برای درک روزم به اندازه کافی استفاده می کنم تا در روز بعدی انتخاب بهتری داشته باشم.

بسیاری از مردم می خواهند با تمرکز بیشتری کار کنند، اما روزهایشان اغلب با پیام ها، کارهای پراکنده و برنامه های ناتمام شروع می شود. من قبلاً لیست کارهای طولانی می نوشتم که مفید به نظر می رسید اما کارم را سنگین تر می کرد. در پایان روز، من چند کار کوچک را تکمیل کرده بودم و هنوز کارهای اصلی را به فردا می بردم. یک صفحه می تواند نقطه شروع بهتری ایجاد کند. این صفحه یک دفترچه خاطرات دقیق نیست. این یک فضای ساده برای انتخاب یک هدف مفید، برنامه ریزی اقدامات بعدی و مرور اتفاقات رخ داده است. این عادت فقط چند دقیقه طول می کشد، اما به روز شکل واضحی می بخشد. ### به صفحه یک هدف اختصاص دهید، من صفحه روزانه خود را بر روی کاری متمرکز می کنم که امروز نیاز به توجه دارد. من از آن برای ضبط هر فکر، جلسه یا کار جزئی استفاده نمی کنم. در بالا می‌نویسم: - نتیجه اصلی که امروز می‌خواهم - دو کار پشتیبانی - از یک چیز اجتناب می‌کنم - اولین اقدامی که می‌توانم انجام دهم درک نتیجه مفید آسان‌تر از یک هدف گسترده است. "کار در وب سایت" بسیار گسترده است. «معرفی صفحه محصول را بنویسید و زیرنویس‌های تصویر را بررسی کنید» مکان روشنی برای شروع به من می‌دهد. این تغییر کوچک، زمانی را که برای تصمیم گیری در مورد کارهای بعدی صرف می کنم، کاهش می دهد. ### یک نتیجه اصلی را انتخاب کنید یک لیست طولانی می تواند احساس پیشرفت را قبل از شروع هر کاری ایجاد کند. من ترجیح می دهم یک نتیجه اصلی را انتخاب کنم و بقیه صفحه را روشن نگه دارم. نتیجه اصلی من ممکن است این باشد: - تکمیل یک پیش نویس - پاسخ به سه سوال مشتری - مرور یک گزارش ماهانه - آماده کردن یادداشت ها برای یک جلسه تیمی - مطالعه یک درس و تکمیل کار تمرینی هدف باید با زمان و انرژی من مطابقت داشته باشد. اگر چهار ساعت کار متمرکز دارم، نباید یک روز کامل پروژه های پیچیده را برنامه ریزی کنم. یک برنامه واقع بینانه به من فضایی می دهد تا با وقفه های عادی کنار بیایم. من این را پس از برنامه ریزی برای به پایان رساندن یک گزارش بازاریابی کامل در طول یک روز کاری شلوغ یاد گرفتم. یک تماس مشتری، دو تجدید نظر و بررسی داده ها بیش از حد انتظار زمان برد. گزارش تمام نشد، اما من بخش تحقیق را کامل کردم و فهرست نمودار را تهیه کردم. یک هدف کوچکتر روزانه بهتر با روز مطابقت داشت. ### کارهای بزرگ را به کارهای قابل مشاهده تقسیم کنید کارهای بزرگ اغلب دشوار به نظر می رسند زیرا نقطه شروع پنهان است. من از صفحه برای تبدیل یک کار به اقداماتی استفاده می کنم که می توانم ببینم. به عنوان مثال، به جای نوشتن: «ایجاد یک کمپین ایمیل» می‌نویسم: 1. مخاطبان را بررسی کنید و پیشنهاد دهید. 2. خط موضوع را پیش‌نویس کنید. 3. پاراگراف آغازین را بنویسید. 4. جزئیات اصلی را اضافه کنید. همچنین می توانم ببینم که کجای کار کند شده است. این روش به مطالعه، پروژه های خانگی، نوشتن، کار فروش و کارهای اداری کمک می کند. عمل نیازی به کوچک بودن ندارد. باید به اندازه کافی روشن باشد که قبل از شروع نیازی به برنامه ریزی دیگری نداشته باشم. ### محافظت از بلوک فوکوس کوتاه پس از نوشتن صفحه، یک دوره کاری را برای نتیجه اصلی انتخاب می کنم. طول به برنامه من بستگی دارد. ممکن است 25 دقیقه، 45 دقیقه یا 90 دقیقه باشد. در آن دوره، من یک کار را باز نگه می دارم. تلفنم را دور از میز می‌گذارم و برگه‌هایی را که مربوط به کار نیست می‌بندم. من همچنین به جای عمل به افکار غیرمرتبط می نویسم. ممکن است در حین نوشتن پیامی ظاهر شود. ممکن است یک ایده جدید به ذهن شما خطور کند. من آن را در یک کادر کوچک "بعدا" در صفحه ضبط می کنم و به کار برمی گردم. این کار از ناپدید شدن فکر جلوگیری می کند بدون اینکه اجازه دهد کل جلسه را کنترل کند. ### فضایی را برای زندگی عادی بگذارید یک صفحه مفید روزانه نباید تصور کند که هر ساعت طبق برنامه پیش می رود. جلسات طولانی است. کودکان به کمک نیاز دارند. یک مشتری ممکن است درخواست تغییر کند. انرژی ممکن است پس از خواب ضعیف کاهش یابد. یک بخش کوچک خالی را برای کارهای غیرمنتظره می گذارم. وقتی روز شلوغ می شود، کارهای کمتر مهم را به جای اینکه همه موارد را در یک زمان بندی یکسان قرار دهم، به تاریخ دیگری منتقل می کنم. این رویکرد عملی تر از تلقی یک کار از دست رفته به عنوان یک شکست شخصی است. یک برنامه یک راهنما برای روز است، نه آزمون شخصیت. ### صفحه را در عصر مرور کنید در پایان روز، چند دقیقه ای را صرف بررسی صفحه می کنم. از خودم می پرسم: - چی تموم کردم؟ - چه چیزی جلو رفت؟ - چی منو بلاک کرد؟ - چه چیزی را برای روز دیگری حمل کنم؟ - چه چیزی را می توانم در برنامه فردا تغییر دهم؟ از نوشتن نظرات مبهم مانند "من سازنده نبودم" اجتناب می کنم. من به دنبال حقایق خاص هستم. "من 40 دقیقه را صرف جستجوی داده های فروش صحیح کردم." "پیش نویس به تعویق افتاد زیرا من نیاز به تایید داشتم." "من طرح کلی را تمام کردم اما بخش پایانی را ننوشتم." یادداشت های خاص به من نشان می دهد که چه چیزی نیاز به توجه دارد. آنها همچنین من را از قضاوت کل روز بر اساس یک کار ناتمام محافظت می کنند. ### از قالب صفحه ساده استفاده کنید صفحه روزانه من معمولاً از این طرح پیروی می کند: تاریخ: نتیجه اصلی: وظایف پشتیبانی: - - اولین اقدام: بلاک فوکوس: لیست بعدی: - - یادداشت پایان روز: قالب را می توان در یک دفترچه یادداشت، یک سند برنامه یا یک برنامه نوشت. اهمیت این ابزار کمتر از استفاده از یک ساختار است که اغلب به اندازه کافی برای آشنا کردن آن استفاده می شود. زمانی که حواسم به نمایشگرها پرت می شود، کاغذ را ترجیح می دهم. زمانی که نیاز به جستجوی طرح های گذشته یا اتصال صفحه با اطلاعات پروژه دارم، از یادداشت دیجیتال استفاده می کنم. هر دو گزینه زمانی می توانند کار کنند که صفحه به راحتی باز شود و خواندن آن آسان باشد. ### از تبدیل عادت به پروژه دیگری اجتناب کنید یک صفحه روزانه باید از کار پشتیبانی کند، نه جایگزین آن. من بیست دقیقه را صرف انتخاب رنگ ها، ساختن قالب های پیچیده یا بازنویسی یک طرح نمی کنم. وقتی صفحه خیلی مفصل شد، بخش‌هایی را حذف می‌کنم. وقتی خیلی خالی شد، یک سوال اضافه می کنم که به من کمک می کند شروع کنم. بهترین قالب فرمتی است که می توانم در روزهای شلوغ از آن استفاده کنم. یک صفحه هر وقفه را حذف نمی کند یا کار دشوار را آسان نمی کند. این می تواند به من یک مرحله بعدی واضح بدهد، به من نشان دهد زمان من کجا می رود، و به من کمک کند تا بدون شروع هر روز صبح از صفر شروع کنم. یک روز پربار به یک برنامه کامل نیاز ندارد. به جهتی نیاز دارد که بتوانم ببینم و اقدامی که بتوانم شروع کنم. می خواهید بیشتر بیاموزید؟ به راحتی با Xu تماس بگیرید: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

دیوید آلن — 2001 — انجام کارها ترزا آمابیل و استیون کرامر — 2011 — اصل پیشرفت دانیل گولمن — 2013 — فوکوس کال نیوپورت — 2016 — کار عمیق جیمز کلیر — 2018 — عادات اتمی رایدر کارول — 2018 — ژورنال گلوله