نه فقط یک نوت بوک، کلاسور مارپیچی سفارشی ما یک تغییر دهنده بازی است.

یادداشت های من قبلاً بهم ریخته بود. ایده های نیمه تمام در یک برنامه، نقاط ملاقات در برنامه دیگر و یادداشت های صوتی تصادفی داشتم که دیگر هرگز آن را پخش نکردم. مدام به خودم می گفتم که بعداً آنها را دوست خواهم داشت. بعدها هرگز نیامد. هر بار که دفترچه‌ام را باز می‌کردم، جزئیات کوچک را از دست می‌دادم، کار را تکرار می‌کردم و احساس استرس می‌کردم. چیزی که نیاز داشتم یادداشت های بیشتری نبود. من به راه بهتری برای سازماندهی آنها نیاز داشتم. من شروع به برخورد با هر یادداشت کردم که انگار یک کار دارد. اگر یادداشتی برای ایده بود، آن را به عنوان ایده علامت گذاری کردم. اگر برای کار بود، آن را تکلیف کردم. اگر از یک جلسه آمده بود، آن را با تاریخ جلسه نگه داشتم. این تغییر کوچک، جستجوی یادداشت‌های من را آسان‌تر کرد، اعتماد را آسان‌تر کرد و استفاده از آن را بسیار آسان‌تر کرد. من همچنین نوشتن همه چیز را در یک بلوک طولانی متوقف کردم. یک یادداشت زمانی بهتر کار می کند که ساختار ساده باشد: - یک موضوع کوتاه در بالا - نکات کلیدی زیر آن - موارد عمل در پایین - یک مرحله واضح بعدی من این کار را در یک موقعیت واقعی با یک جلسه مشتری دیدم. قبل از جلسه، دستور جلسه، سوالاتی که می خواستم بپرسم و اقدامات بعدی را در خطوط جداگانه یادداشت کردم. بعد از جلسه، نیازی به خواندن یک صفحه طولانی از افکار مختلط نداشتم. می‌توانم موارد اقدام را در چند ثانیه بررسی کنم و یک پیام پیگیری تمیز ارسال کنم. که خیلی وقتم را نجات داد. من همچنین از پوشه ها یا برچسب ها استفاده می کنم، اما آنها را محدود نگه می دارم. تگ های بیش از حد به یک آشفتگی دیگر تبدیل می شوند. من فقط از چند مورد استفاده می کنم: - کار - شخصی - ایده ها - پیگیری - مرجع که برای بیشتر یادداشت های من کافی است. اگر بیشتر از این نیاز داشته باشم، مکث می کنم و از خودم می پرسم که آیا می خواهم سازماندهی کنم یا فقط از تصمیم گیری اجتناب می کنم. عادت مورد علاقه من پاک کردن یادداشت هفتگی است. مدت کوتاهی از من برای آرام کردن طول می کشد. جدیدترین یادداشت هایم را باز می کنم و سه چیز را می پرسم: - آیا این هنوز مفید است؟ - آیا این مال جای دیگری است؟ - آیا می توانم این را به یک اقدام واضح تبدیل کنم؟ برخی از یادداشت ها حذف می شوند. برخی ادغام می شوند. برخی تبدیل به وظایف می شوند. این عادت کل سیستم را روشن نگه می دارد. همچنین با در نظر گرفتن کاربرد بعدی یادداشت می نویسم. اگر در حین تماس یادداشت برداری می کنم، برای همه چیز جملات کامل نمی نویسم. من روی نام ها، اعداد، تصمیمات و مراحل بعدی تمرکز می کنم. اگر در حال جمع آوری ایده برای محتوا هستم، قلاب، نکته اصلی و یک مثال را می نویسم. اگر من تحقیق را ذخیره می کنم، پیوند منبع و یک خط در مورد اینکه چرا اهمیت دارد اضافه می کنم. به این ترتیب، وقتی بعداً برمی‌گردم، لازم نیست منظورم را حدس بزنم. چند عادت کوچک بزرگترین تفاوت را برای من ایجاد کرد: - از فضای خالی استفاده کنید تا صفحه شلوغ نشود - در صورت امکان یک ایده در هر یادداشت نگه دارید - موارد اقدام را در خطی متفاوت از محتوای اصلی بنویسید - برای هر یادداشت تاریخ گذاری کنید تا به راحتی بتوان جدول زمانی را دنبال کرد - یادداشت های قدیمی را قبل از انباشته شدن مرور کنید. یاد گرفتم که یادداشت های سازماندهی شده برای بی نقص بودن نیستند. آنها در مورد آینده هستند - شما کمتر خسته شوید. وقتی اکنون به گذشته نگاه می کنم، می توانم آنچه را که نیاز دارم بدون حفاری در میان سر و صدا پیدا کنم. یادداشت های من آرام تر هستند. کار من سبک تر به نظر می رسد. فکر من واضح تر به نظر می رسد. اگر یادداشت های شما از کنترل خارج می شوند، من از کوچک شروع می کنم. یک سیستم را انتخاب کنید آن را ساده نگه دارید. به هر نت مکانی واضح برای رفتن بدهید.

من عادت داشتم تمام روز چیزهای کوچک را گم کنم. یک یادداشت جلسه در کنار رسید می‌نشیند. لیست وظایف در کیف من قرار می گیرد، سپس ناپدید می شود. تا بعد از ظهر، صفحه‌ای را که می‌دانستم قبلاً نوشته‌ام جستجو می‌کردم. این نوعی آشفتگی است که من را کند می کند. یک کلاسور مارپیچ سفارشی آن را برای من تغییر داد. این به من یک مکان برای طرح ها، یادداشت ها، فرم ها، ایده ها و کاغذ شل می دهد. من صفحات را به ترتیبی که می خواهم نگه می دارم. من می توانم یک صفحه را جابجا کنم، یک صفحه را حذف کنم یا یک صفحه جدید اضافه کنم بدون اینکه با کل سیستم مبارزه کنم. همین کنترل ساده باعث صرفه جویی در زمان و استرس من می شود. چیزی که بیشتر از همه دوست دارم این است که بتوانم آن را متناسب با روال خودم کنم. من سبک پوشش را انتخاب می کنم. من اندازه کاغذ را انتخاب می کنم. من رنگ سیم پیچ را انتخاب می کنم. من حتی می توانم آن را بر اساس موضوع، مشتری، پروژه یا هفته تنظیم کنم. این مهم تر از آن چیزی است که مردم فکر می کنند. وقتی یک کلاسور به نظر می رسد و احساس می کند که برای کار من ساخته شده است، بیشتر از آن استفاده می کنم. من آن را در قفسه نمی گذارم. من آن را حمل می کنم. بازش میکنم من در آن می نویسم. یادداشت های من قابل مشاهده هستند. برنامه من نزدیک می ماند نحوه استفاده من در زندگی واقعی به این صورت است: من یک صفحه هفتگی را در جلو نگه می دارم. یادداشت های جلسه را پشت آن قرار می دهم. من بخشی را برای ایده هایی که نمی خواهم از دست بدهم اضافه می کنم. من از تقسیم کننده برای کار، خانه و کارهای شخصی استفاده می کنم. وقتی در حال حرکت هستم، چند کاغذ شل را داخل آن می گیرم. ساده به نظر می رسد. ساده است. به همین دلیل کار می کند. من هم همین اتفاق را در اطرافیانم دیده ام. دوستی که مغازه کوچکی دارد از یک کلاسور مارپیچ سفارشی برای یادداشت های سفارش و برگه های تماس با تامین کننده استفاده می کند. دانش‌آموزی که می‌شناسم، یادداشت‌های کلاس را در یک کلاسور نگه می‌دارد و موضوعات را با هم مخلوط نمی‌کند. من حتی با یک طراح آشنا شدم که از یکی برای پیش نویس پروژه، نمونه رنگ و نظرات مشتری استفاده می کند. هر فردی به شیوه ای متفاوت از آن استفاده می کند. هر فرد میز تمیزتر و سر روشن تری دارد. اگر از من بپرسید که چرا یک کلاسور مارپیچ سفارشی حس بهتری نسبت به یک دفترچه یادداشت ساده دارد، این را می گویم: یک دفترچه از من می خواهد که با آن سازگار شوم. یک کلاسور سفارشی با من سازگار است. این یک تفاوت بزرگ است. من می توانم تنظیمی بسازم که با نحوه کار من مطابقت داشته باشد، نه اینکه دیگران فکر می کنند من باید کار کنم. این برای روزهای شلوغ، هفته های طولانی و کارهایی که مدام در حال تغییر هستند مفید است. من هم دوست دارم که مرتب به نظر برسد. یک پوشش تمیز اولین تاثیر قوی را ایجاد می کند. یک چیدمان مرتب، مرور یادداشت‌های من را آسان‌تر می‌کند. صفحه ای که می توانم سریع پیدا کنم ارزش بیشتری نسبت به صفحه ای دارد که در انبوهی مدفون شده است. وقتی برای برنامه ریزی روزم می نشینم، سر و صدای کمتری می خواهم. من جایی می خواهم که در آن به راحتی بتوان افکارم را دنبال کرد. این چیزی است که این کلاسور به من می دهد. اگر به یک راه ساده برای سازماندهی کار خود نیاز دارید، من از اینجا شروع می کنم. اندازه ای را انتخاب کنید که متناسب با کیف یا میز شما باشد. پوششی را انتخاب کنید که با استایل شما مطابقت داشته باشد. بخش هایی را که بیشتر استفاده می کنید تنظیم کنید. از آن هر روز حتی برای یادداشت های کوچک استفاده کنید. این جایی است که ارزش خود را نشان می دهد. نه در یک وعده بزرگ. در روال بهتری یک کلاسور مارپیچ سفارشی کار را برای شما انجام نمی دهد. نگه‌داشتن، مرتب‌سازی و پایان کار را آسان‌تر می‌کند. برای من، این یک تفاوت واقعی ایجاد کرده است.

خیلی جاها کار را ادامه می دادم. یک دفترچه برای تماس. پشته ای از صفحات شل برای یادداشت ها. پوشه ای برای چاپ در اواسط روز، انرژی بیشتری را صرف جستجو کردم تا کار کردن. این کلاسور آن را برای من تغییر داد. من یک مکان را برای لیست وظایف، یادداشت‌های جلسه، صفحات مشتری و ایده‌های تقریبی خود نگه می‌دارم. آن را باز می کنم، می بینم چه چیزی نیاز به توجه دارد و ادامه می دهم. میز من سبک تر می شود و ذهن من نیز سبک تر است. آنچه من در داخل کلاسور استفاده می کنم: - صفحه اول برای کارهای امروز - بخشی برای یادداشت های جلسه - یک برگه برای کارهای مشتری - یک جیب برای صفحاتی که هنوز به آن نیاز دارم - برگه های اضافی برای ایده هایی که نمی خواهم از دست بدهم. من فقط کاغذ را در جایی قرار می دهم که به آن تعلق دارد. یک مثال واقعی در ذهنم می ماند. من یک تماس مشتری در مورد یک کمپین داشتم. من خلاصه را در جلو نگه داشتم، یادداشت هایم را پشت آن نوشتم و صفحه پیگیری را در برگه سمت راست ثبت کردم. روز بعد، نیازی به جست و جو در میان انبوه ها یا حدس زدن چیزی نداشتم. کلاسور را باز کردم و به کارم ادامه دادم. این همان بخشی است که من بیشتر از همه برایم ارزش قائل هستم. این به من کمک می کند بدون اینکه روز را سنگین کنم سازماندهی کنم. یادداشت های من را در یک مکان نگه می دارد. میز من را به اندازه کافی برای کار واقعی تمیز نگه می دارد. اگر یادداشت‌های شما مدام در نوت‌بوک‌ها، میزها و پوشه‌ها جابه‌جا می‌شوند، این نوع کلاسور می‌تواند خانه‌ای به آن‌ها بدهد. من از آن استفاده می کنم زیرا با روشی که قبلاً کار می کردم مطابقت دارد. و برای من، این باعث می‌شود که کل روز را راحت‌تر کنم.

من قبلاً فکر می کردم که دستاوردهای بزرگ گردش کار به تغییرات بزرگ نیاز دارد. من اشتباه کردم بیشتر اوقات، کار من به دلیل اصطکاک های کوچک کند می شد. من مدام همان فایل ها را باز می کردم. من همان پاسخ ها را بازنویسی کردم. یادداشت هایی را که قبلا نوشته بودم جستجو کردم. هر قدم کوچک به نظر می رسید. با هم تمرکزم را خوردند. یک ارتقای کوچک آن را برای من تغییر داد. من یک سیستم ساده برای کارهای تکراری خود راه اندازی کردم. هیچ چیز فانتزی نیست بدون نرم افزار سنگین بدون راه اندازی طولانی من فقط کارهایی را که هر روز انجام می‌دهم برای تکرار آسان‌تر، آسان‌تر یافتن و به پایان رساندن آن آسان‌تر کردم. آن جابجایی کوچک به من جریان بهتری در کار داد. اولین بار در روزگار خودم دیدم. پیگیری فروش که زمانی ده دقیقه زمان می برد، اکنون دو دقیقه طول می کشد. یادداشت جلسه ای که قبلاً در پوشه های تصادفی قرار می گرفت، اکنون یک مکان مشخص دارد. پاسخ مشتری که زمانی از ابتدا بازنویسی کردم، اکنون از یک الگوی تمیز شروع شده است. تغییر کوچک بود. نتیجه نشد. آنچه را تغییر دادم به روزم نگاه کردم و سه نقطه را یافتم که مدام زمان را از دست دادم. من مدام همان پیام ها را تایپ می کردم. من مدام همان لیست وظایف را بررسی می کردم. بدون نظم مشخصی بین ابزارها حرکت می کردم. بنابراین این سه نکته را با عادات ساده رفع کردم. من یک الگوی پیام برای پاسخ های رایج ساختم. من یک لیست کار را برای روز نگه داشتم، نه سه کار. من از یک قانون نامگذاری فایل استفاده کردم، بنابراین می توانم چیزها را سریع پیدا کنم. همین کافی بود تا کارم سبک تر شود. یک مثال واقعی از روال خود من اغلب پس از تماس مشتری یادداشت های بعدی را می نویسم. قبل از تغییر، ایمیلم را باز می‌کردم، یادداشت‌هایم را بررسی می‌کردم، جزئیات مناسب محصول را جستجو می‌کردم و سپس شروع به نوشتن می‌کردم. من آن چرخه را بارها در هفته تکرار کردم. اکنون یک الگوی کوتاه نگه می دارم: "سلام [Name]، از اینکه امروز وقت گذاشتید متشکرم. من نکات کلیدی را که تحت پوشش قرار دادیم ارسال می کنم. اگر بخواهید، می توانم یک مرحله ساده بعدی را نیز بر اساس نیاز فعلی شما به اشتراک بگذارم." من هنوز پیام را برای هر فرد تنظیم می کنم. من برای همه یک خط نمی فرستم. من فقط خودم را از شروع با یک صفحه خالی نجات می دهم. آن یک الگو به من کمک کرد بدون اینکه پیام‌هایم سرد شود، سریع‌تر کار کنم. مثال دوم مربوط به مدیریت فایل است. من قبلاً فایل هایی را با نام هایی مانند "final"، "final2" و "new final" ذخیره می کردم. الان به آن می خندم، اما مدت زیادی در آن آشفتگی زندگی کردم. من به یک الگوی ساده تغییر دادم: نام مشتری + تاریخ + موضوع آن قانون کوچک، حدس و گمان را متوقف کرد. من باز کردن پنج فایل را متوقف کردم تا یکی را پیدا کنم. چرا ارتقاهای کوچک کار می کنند ارتقاهای کوچک کار می کنند زیرا استرس تکراری را از بین می برند. وقتی یک کار روشن است، انرژی را برای تصمیم گیری برای شروع هدر نمی دهم. وقتی فایلی به راحتی پیدا می شود، تمرکزم را از بین نمی برم. وقتی پیامی دارای پیش‌نویس اولیه باشد، می‌توانم وقتم را صرف بخشی کنم که نیاز به تفکر دارد. من آموخته ام که درد جریان کار اغلب در مکان های کوچک پنهان می شود. جستجوی آهسته یک پوشه به هم ریخته یک نت ضعیف بازنویسی مکرر هر کدام بی ضرر به نظر می رسند. هر کدام کشیدن را اضافه می کند. یک ارتقای ساده می تواند این کشش را کاهش دهد. پیشنهاد می کنم اگر کارتان شلوغ است، به شما نمی گویم همه چیز را دوباره بسازید. من با یک کار شروع می کنم که اغلب تکرار می کنید. قدمی را که بیشتر از همه سرعت شما را کاهش می دهد، یادداشت کنید. سپس یک اصلاح کوچک انجام دهید. می توانید این را امتحان کنید: یک الگو برای ایمیل های مکرر تنظیم کنید. یک لیست کار روزانه را نگه دارید. از قانون یک پوشه برای فایل ها استفاده کنید. یک قالب یادداشت کوتاه را برای جلسات ذخیره کنید. اگر با یک تیم کار می کنید، یک مرحله انتقال واضح ایجاد کنید. من آن را در ابتدا ساده نگه می دارم. یک سیستم کوچک که در واقع از آن استفاده می کنید، یک سیستم کامل را که دست نخورده می ماند، شکست می دهد. قانون خودم آسان است: اگر یک کار را بیش از سه بار انجام دهم، به دنبال راهی می گردم تا دور بعدی را هموارتر کنم. این قانون بیش از هر جلسه برنامه ریزی بزرگ در وقت من صرفه جویی کرده است. چیزی که یاد گرفتم به دنبال راه‌حل‌های بزرگ‌تر بودم، زیرا چشمگیرتر به نظر می‌رسیدند. حالا بیشتر به قسمت های کوچک گردش کارم توجه می کنم. اینجاست که استرس روزانه زیادی زندگی می کند. یک ارتقای کوچک می تواند لحن یک روز کاری کامل را تغییر دهد. کمتر احساس پراکندگی می کنم. سریعتر شروع میکنم زمان کمتری را برای جستجو و زمان بیشتری را صرف انجام کارهای مفید می کنم. این بخشی است که من بیشتر به آن اعتماد دارم. تنظیم کامل نیست. سیستم بزرگی نیست. فقط یک تغییر کوچک که قدم بعدی را آسان تر می کند. ما تجربه گسترده ای در زمینه صنعت داریم. برای مشاوره حرفه ای با ما تماس بگیرید: Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

قوانین کار عمیق کال نیوپورت 2016 برای موفقیت متمرکز در دنیای پریشان دیوید آلن 2001 انجام کارها هنر بهره وری بدون استرس جولی مورگنسترن 2004 سازماندهی از درون بیرون تیاگو فورته 2022 ساختن یک مغز دوم مارک فورستر 2015 راز فورستر 2015 و سایر کارهای انجام کارها آرامش درونی را سفارش دهید