من در بسیاری از دفاتر همین مشکل را می بینم. کاغذها روی میزها انباشته می شوند. گزارش ها با فرم ها مخلوط می شوند. یادداشت های آموزشی در کشوها ناپدید می شوند. یک نفر ده دقیقه وقت صرف یک صفحه می کند و دوباره آن را چاپ می کند. معمولاً این لحظه ای است که مردم شروع به درخواست یک کلاسور بهتر می کنند. من هر هفته با تیم های اداری صحبت می کنم، و دلیل تغییر آنها به ندرت فقط به ظاهر مربوط می شود. آنها سیستمی می خواهند که استفاده از آن آسان باشد. آنها فایل هایی را می خواهند که مرتب باشند. آنها فضای ذخیرهسازی میخواهند که برای کارهای روزانه کار کند، نه فقط برای یک عکس در قفسه. به همین دلیل است که کلاسورهای ما مدام انتخاب می شوند. من روی چیزهای کوچکی که در یک دفتر مهم هستند تمرکز می کنم. یک کلاسور باید به آرامی باز شود. یک کلاسور باید صفحات را بدون خم شدن نگه دارد. کلاسور باید تمیز بسته شود و در کابینت، روی میز جلسه یا کشوی میز تمیز بماند. من همچنین می دانم که کار اداری یک نوع کار نیست. یک تیم منابع انسانی فرم های کارکنان، یادداشت های مصاحبه و برگه های خط مشی را ذخیره می کند. یک تیم مالی فاکتورها، سوابق هزینه ها و گزارش های ماهانه را نگه می دارد. یک تیم فروش مشخصات مشتری، لیست قیمت و یادداشت های جلسه را حمل می کند. دفتر مدرسه برنامه ها، اطلاعیه ها و اسناد والدین را نگه می دارد. هر تیم روال متفاوتی دارد، اما نیاز مشابه است. آنها یک مکان برای کاغذهایی که بیشتر استفاده می کنند می خواهند. من محدوده کلاسور خود را حول همین نیاز ساده ایجاد کردم. ما از ساختاری استفاده میکنیم که به صفحهها کمک میکند تراز باشند. پوشش در استفاده روزانه سفت می شود. ناحیه ستون فقرات یک فضای برچسب تمیز می دهد، بنابراین افراد می توانند فایل مناسب را سریع پیدا کنند. حلقه ها یا سیستم گیره به راحتی باز و بسته می شوند، که وقتی از کلاسور چندین بار در روز استفاده می شود اهمیت دارد. من همچنین به نحوه برخورد افراد با کلاسورها در محل کار توجه می کنم. برخی از دفاتر از اتاقی به اتاق دیگر حرکت می کنند. برخی از کلاسورها را در کیسه هایی برای بازدید مشتری بسته بندی می کنند. برخی آنها را در قفسههای مشترک نگه میدارند، جایی که افراد زیادی یک فایل را لمس میکنند. یک چسب ضعیف در این نوع روال زیاد دوام نمی آورد. صفحات چین می شوند. گوشه ها فرسوده می شوند. برچسب ها پوست می کنند. در نهایت این دفتر بارها و بارها همان مورد را جایگزین می کند. یک کلاسور بهتر از این مشکل جلوگیری می کند. من یک تیم منابع انسانی از یک شرکت متوسط را به یاد می آورم که پشته هایی از فرم های شل در سه کابینت جداگانه داشت. مردم مدام همین سوال را می پرسیدند: "آخرین نسخه کجاست؟" بعد از اینکه آنها به کلاسورهای برچسب دار برای استخدام، سوار شدن و سوابق کارکنان تغییر کردند، اتاق آرام تر شد. تیم با جادو سریعتر نشد. آنها فقط وقت خود را برای جستجو و چاپ مجدد از دست ندادند. من همین تغییر را در یک دفتر حسابداری کوچک دیده ام. آنها اسناد ماهانه را در جعبه ها نگه می داشتند. وقتی فصل مالیات فرا رسید، کارکنان باید هر جعبه را باز می کردند و پرونده های مختلط را مرتب می کردند. پس از اینکه آنها کاغذها را به صورت ماهانه به مجموعه های کلاسور شفاف منتقل کردند، کار آسان تر شد. یک نفر می تواند از جایی که دیگری متوقف شده است ادامه دهد. این نوع تغییر مهم است. نه به این دلیل که کلاسورها هیجان انگیز هستند. زیرا نظم باعث صرفه جویی در مصرف انرژی می شود. وقتی محصولات اداری را انتخاب میکنم، به موارد استفاده، ذخیرهسازی و جابجایی نگاه میکنم. این استانداردی است که من برای کلاسورهایمان نیز نگه میدارم. من محصولی میخواهم که به مردم کمک کند بدون اضافه کردن کار دیگری به روز، سازماندهی شوند. اگر دفتر شما به یک راه ساده برای مدیریت اسناد چاپی نیاز دارد، من با کلاسورهایی شروع می کنم که احساس محکمی دارند، به خوبی برچسب می زنند و در استفاده منظم ثابت می مانند. دلیل تغییر دفاتر به همین دلیل است. آنها خواهان شلوغی کمتری روی میز هستند. آنها جستجوی کمتری می خواهند. آنها سیستمی می خواهند که مدیریت کار کاغذ را آسان تر کند.
من یک تغییر ساده کلاسور را دیده ام که کار روزانه را سبک تر می کند. قبل از ارتقا، تیم من یادداشتهای جلسه، فرمهای مشتری، لیست وظایف و پرینتها را از دست میداد. یک نفر آخرین نسخه را داشت. شخص دیگری یک نسخه قدیمی داشت. ما انرژی زیادی را صرف پرسیدن "چه کسی دارد؟" و "کدام صفحه فعلی است؟" به همین دلیل است که من ارتقای کلاسور را برای تیم ها دوست دارم. من در مورد یک روند اداری فانتزی صحبت نمی کنم. منظورم صحافی است که با هدف مشخصی تنظیم شده است: - برگههای برچسبدار برای هر پروژه - صفحه اول برای مخاطبین کلیدی - برگه وظایفی که نشان میدهد چه کاری انجام شده است، چه چیزی باز است و چه کسی مالک هر مورد است - آستینهای شفاف برای کاغذهای شل - یک برچسب ستون فقرات قوی تا هر کسی بتواند سریع آن را پیدا کند وقتی از این نوع کلاسورهای گروهی استفاده میکنم، میتوانم یک مکان را کامل باز کنم و تصویر را ببینم. این به دست دادن کمک می کند. همچنین در روزهای پرمشغله که افراد وقت جستجو در پیامها یا پوشهها را ندارند، کمک میکند. یک مثال کوچک برای من قابل توجه است. یک تیم خدمات 5 نفره که من با آنها کار می کردم برای نگهداری فرم ها در رشته های ایمیل و پشته های میز تصادفی استفاده می کردند. روز دوشنبه، آنها وقت خود را با جمع آوری یادداشت های هفته قبل تلف کردند. ما آن را با تنظیم یک کلاسور مشترک برای میز رهبری تیم تغییر دادیم. هر بخش یک هدف داشت: - چک لیست روزانه - یادداشت های مشتری - موارد پیگیری - لیست عرضه - خلاصه جلسه نتیجه ساده بود. مردم از حدس زدن دست کشیدند. اعضای تیم جدید می توانند سریعتر یاد بگیرند. سرپرست تیم میتوانست قبل از هر جلسه یک کلاسور را بررسی کند و آماده وارد شود. اگر میخواهید این را تنظیم کنید، من از اینجا شروع میکنم: 1. یک کلاسور برای یک فرآیند تیمی انتخاب کنید و آن را متمرکز نگه دارم. یک صحافی برای سوابق ملاقات، یکی برای ردیابی پروژه، یا یکی برای تحویل مشتری بهتر از یک کلاسور که سعی در انجام همه کارها دارد، کار می کند. 2. از برگه هایی استفاده کنید که با نحوه کار تیم مطابقت دارند. من برچسب هایی را ترجیح می دهم که در یک نگاه به راحتی خوانده شوند. نام های کوتاه کمک می کند. 3. صفحه اول را اضافه کنید که کلاسور را توضیح دهد. من یک راهنمای کوتاه روی جلد داخل آن قرار دادم. به مردم میگوید چه چیزی به اینجا تعلق دارد و چه کسی آن را بهروزرسانی میکند. 4. آخرین صفحه را در بالا نگه دارید من نمی خواهم اعضای تیم در صفحات قدیمی حفاری کنند. جدیدترین نسخه باید به راحتی قابل تشخیص باشد. 5. آن را با یک ریتم تنظیم شده مرور کنید. صفحات قدیمی حذف می شوند وظایف باز به روز می شوند. کلاسور مفید باقی می ماند. چیزی که من در مورد این ارتقاء کلاسور بیشتر دوست دارم این است که چقدر عملی است. از تیم نمی خواهد همه چیز را تغییر دهد. این فقط یک مکان تمیز برای کار به تیم می دهد. من همچنین دوست دارم که با بسیاری از تنظیمات مطابقت داشته باشد. من دیده ام که تیم هایی از آن برای مدیریت اداری، برنامه ریزی رویداد، جذب مشتری، یادداشت های آموزشی و عملیات روزانه استفاده می کنند. موارد استفاده تغییر می کند، اما نیاز یکسان می ماند: مردم اطلاعات واضح، دسترسی سریع و اشتباهات کمتر را می خواهند. اگر تیم شما همچنان به کاغذهای پراکنده و یادداشت های ترکیبی وابسته است، من با تنظیم بهتر کلاسور شروع می کنم. این یک تغییر کوچک است، با این حال می تواند باعث شود که روز سازماندهی بیشتری پیدا کند.
قبلاً فکر میکردم که برندههای اداری از بودجههای کلان، نرمافزار جدید یا تعمیر کامل میز به دست میآیند. روز کاری خودم ثابت کرد که اشتباه می کنم. یک تغییر کوچک تفاوت واقعی ایجاد کرد: من به هر کاغذ، یادداشت و کار کوچک یک مکان برای فرود دادم. قبل از آن، تمام روز میز کارم شلوغ بود. یادداشت جلسه ای زیر یک لیوان قهوه نشست. یک خلاصه چاپی از یک طرف میز به طرف دیگر منتقل شد. یک یادداشت چسبنده با یک سوال بعدی در زیر یک پوشه گم شد. مدام به خودم می گفتم بعداً آن را مرتب خواهم کرد. بعداً به عقب رانده می شد. مشکل همین بود. تلاشم کم نبود من در یک سیستم ساده کوتاه آمدم. پس یکی درست کردم یک سینی کوچک در نزدیکی صفحه کلیدم برای کاغذهای ورودی قرار دادم. من یک دفتر برای یادداشت های سریع نگه داشتم. من از یک لیست دیجیتال برای کارهایی که نیاز به پیگیری دارند استفاده کردم. در پایان روز، پنج دقیقه را صرف پاک کردن سینی، انتقال اقلام به مکان مناسب و تصمیم گیری در مورد آنچه نیاز به توجه دارد صبح روز بعد کردم. تغییر کوچک به نظر می رسید. نتیجه نشد. میز من تمیزتر ماند. من سه بار دوباره خواندن همان مقاله را متوقف کردم تا به یاد بیاورم کجا کار را ترک کردم. من به سؤالات مشتری سریعتر پاسخ دادم زیرا یافتن یادداشت آسان بود. وقتی روز شلوغ شد، فشار کمتری را احساس می کردم زیرا هیچ چیز در گوشه های تصادفی پنهان نمی شد. این همان بخشی است که بسیاری از تیمهای اداری از دست میدهند. یک چیدمان کوچک می تواند اصطکاک زیادی را از بین ببرد. اگر دوباره از صفر شروع می کردم، از همین روش ساده استفاده می کردم: به یک مورد یک کار می دادم. کاغذها در یک سینی قرار می گیرند. یادداشت ها در یک دفترچه قرار می گیرند. موارد اقدام در یک لیست قرار می گیرند. پیگیری جلسه در یک پوشه می رود. من سیستم را نزدیک به جایی که کار اتفاق می افتد نگه می دارم. اگر چاپگر در سراسر اتاق است، سینی نباید در طرف مقابل دفتر کار قرار گیرد. اگر در حین تماس یادداشت بنویسم، نوت بوک باید کنار تلفن قرار بگیرد. اگر تیم من فایلها را به اشتراک بگذارد، نام پوشه باید به راحتی قابل خواندن باشد، نه رشتهای از برچسبهای ترکیبی که فقط یک نفر آن را بفهمد. من همچنین تنظیم مجدد پایان روز را کوتاه نگه می دارم. پنج دقیقه برای من کافی است. من سعی نمی کنم یکباره کل دفتر را تمیز کنم. سطح را پاک می کنم، لیست را بررسی می کنم و ادامه می دهم. این عادت باعث می شود آشفتگی های کوچک به یک آشفتگی کامل تبدیل نشوند. من این کار را در یک دفتر فروش کوچک دیدم که در آن به ادمین روزانه کمک کردم. تیم یک مشکل مشترک داشت: هر فرد یادداشت های مشتری را به روشی متفاوت ذخیره می کرد. یکی از ورق های شل استفاده کرده است. یک عدد کشو میز کارکرده یکی همه چیز را در پیام های چت نگه می داشت. وقتی کسی بیرون بود، بقیه باید جستجو میکردیم. ما فقط یک چیز را تغییر دادیم. هر بار یک قالب یادداشت مشترک با فیلدهای یکسان ایجاد کردیم: نام مشتری، مرحله بعدی، تاریخ، مالک. بدون راه اندازی فانتزی بدون آموزش طولانی پس از چند روز، انتقال نرمتر شد. پیگیری های از دست رفته کاهش یافت. مردم زمان کمتری را صرف نگاه کردن و زمان بیشتری برای کار کردند. این یک پیروزی واقعی در دفتر بود و از یک تغییر کوچک ناشی شد. من اینگونه تغییرات را دوست دارم زیرا به زندگی کاری عادی احترام می گذارند. اکثر دفاتر به یک سیستم کامل نیاز ندارند. آنها به سیستمی نیاز دارند که مردم واقعاً از آن استفاده کنند. یک قانون تمیز میز که هیچ کس از آن پیروی نمی کند کمکی نمی کند. یک عادت ساده که مناسب روز است، اغلب کمک بیشتری می کند. اگر احساس میکنید دفترتان شلوغ است، از کوچک شروع میکنم: یک سطح را پاک کنید. یک مکان را برای کار ورودی انتخاب کنید. از یک لیست برای کارهایی که نیاز به اقدام دارند استفاده کنید. یک قالب مشترک را برای یادداشت های تیم نگه دارید. قبل از حرکت چند دقیقه تنظیم مجدد کنید. این برای ایجاد فضای بیشتر برای تمرکز کافی است. من هنوز معتقدم موفقیت اداری می تواند از بیرون ساده به نظر برسد. یک سینی، یک نوت بوک، یک تنظیم مجدد کوتاه، یک قالب مشترک. هیچ چیز دراماتیکی نیست با این حال، وقتی من از این ابزارها به خوبی استفاده میکنم، روزم راحتتر میشود، پیگیری کارم راحتتر میشود، و تیم من انرژی کمتری را برای سردرگمیهای کوچک هدر میدهد. تغییر کوچک. برد دفتر بزرگ این در کار خودم صادق بوده است و من به آن اعتماد دارم زیرا آن را زندگی کرده ام.
من فکر میکردم دردسرهای کوچک روزانه طبیعی است. روال های آهسته یادداشت های کثیف تکرار دوباره و دوباره همان مراحل. به خودم گفتم می توانم با آن زندگی کنم. سپس راه ساده تری را امتحان کردم. من متوجه تغییر در یک روز معمولی شدم، نه یک لحظه بزرگ. میز کارم سبک تر بود. کار من سریعتر پیش رفت. مجبور نبودم دوباره همان مشکلات را متوقف کنم و دوباره حل کنم. این قسمتی بود که بیشتر از همه دوست داشتم. چیزی که من بیشتر از همه می خواهم، یک وعده تجملی نیست. من چیزی میخواهم که در تلاش صرفهجویی کند و متناسب با روزم باشد. به همین دلیل است که من مدام به محصولات و خدماتی برمی گردم که از همان ابتدا به راحتی به نظر می رسند. اگر برای شروع به یک راهنمای طولانی نیاز داشته باشم، علاقه خود را از دست می دهم. اگر بتوانم فورا از آن استفاده کنم، توجه می کنم. برای من، ارزش واقعی در لحظات کوچک خود را نشان می دهد. بازش میکنم من از آن استفاده می کنم. من به روزم ادامه می دهم. یکی از دوستان من پس از تغییر از یک راه اندازی اولیه به یک تمیزتر همین را گفت. او یک فروشگاه اینترنتی کوچک دارد و زمان زیادی را برای کارهای تکراری تلف می کرد. پس از تغییر روند کاری خود، از تعقیب هر مشکل کوچک دست کشید. او فضای بیشتری برای تمرکز روی مشتریان داشت. این نوع تغییر واقعی به نظر می رسد زیرا در زندگی روزمره خود را نشان می دهد، نه فقط در یک صفحه. من هم به اعتماد اهمیت می دهم. من نمیخواهم صحبتهای جسورانهای که نتواند ادامه پیدا کند. من استفاده واضح، نتایج ثابت و یک راه ساده برای اینکه ببینم آیا با نیازهای من مطابقت دارد می خواهم. همین برای من کافی است. یک انتخاب خوب باید زندگی را آسان تر کند بدون اینکه از من بخواهد با آن مبارزه کنم. اگر بخواهم توضیح دهم که چه چیزی مرا از بازگشت به عقب باز می دارد، این خواهد بود: اصطکاک کمتر. ضایعات کمتر. استرس کمتر. فضای بیشتری برای نفس کشیدن این همان تغییری است که من متوجه آن می شوم. ممکن است از بیرون کوچک به نظر برسد، اما در روزگار من، اهمیت زیادی دارد. بنابراین وقتی میگویم «یکبار آن را امتحان کن»، منظورم این است که یک آزمایش منصفانه به خودتان بدهید. از آن در یک روز معمولی استفاده کنید. اجازه دهید از طریق احساسی که دارد، روشی که کار می کند و روشی که تلاش شما را نجات می دهد، خود را ثابت کند. من نیازی به کلمات بلند ندارم. من به چیزی نیاز دارم که مناسب باشد. و هنگامی که آن را پیدا کردم، به ندرت می خواهم به روش قبلی برگردم. می خواهید بیشتر بیاموزید؟ به راحتی با Xu تماس بگیرید: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.
Miller, A. 2022. سیستمهای کلاسور عملی برای تیمهای اداری مدرن Chen, L. 2023. چگونه فایلهای کاغذی سازمانیافته راندمان محل کار روزانه را بهبود میبخشند. کلاسورهای مشترک و گردش کار تیمی بهتر در تنظیمات اداری
