از آشفتگی خلاص شوید: زندگی را با یک کلاسور با کیفیت سازماندهی کنید

کاغذهای شل می توانند یک میز را به منبع استرس روزانه تبدیل کنند. صورت‌حساب‌ها، یادداشت‌های مدرسه، رسیدها، طرح‌های پروژه، و کارت‌های ضمانت اغلب در انبوه‌های مختلفی قرار می‌گیرند. زمانی که به یک سند نیاز دارم، ممکن است چندین دقیقه را صرف جستجو در صفحاتی کنم که ترتیب مشخصی ندارند. یک کلاسور به هر کاغذ مکانی می دهد. وقتی می‌خواهم اسناد را بدون پر کردن کشو یا حمل چندین پوشه کنار هم نگه دارم، از یکی استفاده می‌کنم. سیستم نیازی به پیچیده بودن ندارد. چند بخش، برچسب‌های واضح و یک روال مرور کوتاه می‌تواند مدیریت ذخیره‌سازی کاغذ را آسان‌تر کند. صحافی را انتخاب کنید که متناسب با نیاز شما باشد یک کلاسور نازک برای کارهای اداری سبک، مانند یادداشت های جلسه یا سوابق خانگی، به خوبی کار می کند. یک کلاسور گسترده‌تر ممکن است برای یک پرونده خانوادگی، یک تجارت کوچک یا یک پروژه بلندمدت مناسب باشد. من همچنین اندازه حلقه، استحکام پوشش و چیدمان جیب را بررسی می کنم. یک کلاسور با جیب‌های داخلی می‌تواند قبض‌ها و فرم‌های شل را قبل از اینکه فرصت سوراخ کردنشان را داشته باشم، نگه دارد. یک پوشش شفاف به من امکان می دهد یک برچسب ساده اضافه کنم، بنابراین می توانم بدون باز کردن آن، محتویات را شناسایی کنم. قبل از افزودن کاغذها بخش هایی ایجاد کنید از قرار دادن هر سند در یک پشته بزرگ اجتناب می کنم. در عوض، من کلاسور را به گروه‌های مفید تقسیم می‌کنم: - خانه - امور مالی - بهداشت - مدرسه - کار - رسیدها - اطلاعات محصول دسته‌های مناسب به نحوه استفاده من از کلاسور بستگی دارد. اگر من فقط سوابق خانه را ذخیره کنم، بخش هایی مانند تعمیرات، تاسیسات، بیمه و اسناد لوازم خانگی ممکن است کافی باشد. من برچسب ها را کوتاه نگه می دارم. اسکن "خودرو" آسان تر از "اسناد مربوط به مالکیت و نگهداری خودرو" است. مقاله ها را با یک قانون ساده مرتب کنید کاغذهایی را که به هم تعلق دارند در یک قسمت قرار می دهم. اسناد فعلی نزدیک جلو می‌مانند، در حالی که سوابق قدیمی‌تر زمانی که هنوز نیاز به نگه‌داشتنشان دارم، پشت آن‌ها حرکت می‌کنند. برای صفحاتی که به یک موضوع تعلق دارند، من از سوراخ سوراخ استفاده می کنم و آنها را در پشت تقسیم کننده منطبق اضافه می کنم. اسنادی که نباید پانچ شوند می توانند به یک محافظ ورق شفاف بروند. این برای گواهی ها، عکس های چاپ شده، سوابق تعمیر و صفحات با رسیدهای کوچک پیوست شده به خوبی کار می کند. من هر برگه ای را فقط به این دلیل که تاریخ یا امضا دارد نگه نمی دارم. قبل از پر کردن مقاله، می پرسم: - آیا هنوز به این نیاز دارم؟ - آیا بعداً باید آن را پیدا کنم؟ - آیا حاوی اطلاعات شخصی است؟ - آیا نسخه دیجیتالی وجود دارد که بتوانم به جای آن استفاده کنم؟ اسناد با جزئیات خصوصی باید با احتیاط رفتار شود. کاغذهایی که دیگر مورد نیاز نیستند را می توان از طریق یک روش ایمن دور انداخت. جا برای اسناد جدید بگذارید وقتی هر صفحه محکم بسته بندی شده باشد استفاده از کلاسور سخت می شود. پشت هر قسمت چند آستین خالی می گذارم. این به من فضایی می دهد تا بدون جابجایی کل سیستم، مقالات جدید اضافه کنم. به عنوان مثال، من چندین آستین خالی در بخش "خانه" برای فاکتورهای تعمیر و یادداشت های تعمیر و نگهداری نگه می دارم. وقتی یک لوله کش رسیدی را به من می دهد، می توانم آن را به جای گذاشتن روی پیشخوان آشپزخانه در جای مناسب بایگانی کنم. از یک صندوق ورودی کوچک برای کاغذهای شل استفاده کنید من یک سینی را در کنار کلاسور برای اسنادی که نیاز به توجه دارند نگه می دارم. این ممکن است شامل فرمی باشد که نیاز به امضا دارد، صورتحساب در انتظار بررسی، یا رسیدی که باید ثبت شود. سینی محل نگهداری دائمی نیست. من آن را در طول برنامه هفتگی مقاله خود بررسی می کنم، مواردی را که باید نگه داشته شود را بایگانی می کنم و مواردی را که دیگر هدفی ندارند حذف می کنم. یکی از دوستانم از این روش برای کارهای اداری مدرسه استفاده کرد. فرزندان او پس از آمدن به خانه، برگه های مجوز و اعلامیه ها را در یک سینی گذاشتند. او اوراق را روز یکشنبه بررسی کرد، فرم‌هایی را که نیاز به امضا داشت، پس داد و اعلامیه‌ها را تا ترم مدرسه ثبت کرد. میز ناهارخوری دیگر چندین پشته پراکنده را حمل نمی کرد. یک کلاسور زمانی بهترین کار را انجام می دهد که با عادات روزانه من مطابقت داشته باشد. من به برچسب های زیادی یا سیستم ذخیره سازی بزرگ نیاز ندارم. من به بخش های واضح، فضای کافی و روتینی نیاز دارم که بتوانم آن را تکرار کنم. وقتی هر سندی مکانی دارد، یافتن رسید یا صفحه مرجع تلاش کمتری می‌طلبد. استفاده از میز آسان‌تر می‌شود و به‌هم‌ریختگی کاغذ به جای مشکلی که مدام در حال رشد است، به کاری تبدیل می‌شود که می‌توانم آن را مدیریت کنم.

یک برنامه شلوغ می تواند هر کاری را ضروری کند. پیام‌ها می‌رسند، جلسات روز را پر می‌کنند و وظایف کوچک مدت‌ها پس از پایان کار در ذهن شما باقی می‌مانند. احساس باز کردن یک دفترچه و پیدا کردن برنامه های شل، کارهای ناتمام و یادآوری های نوشته شده در جاهای مختلف را می دانم. منظم ماندن به معنای برنامه ریزی هر دقیقه نیست. به این معنی است که به هر کار یک مکان مشخص، زمان معقول و سطح توجه اختصاص دهید. یک سیستم ساده می تواند به من کمک کند تا استرس روزانه را بدون ایجاد احساس سفت و سخت انجام دهم. با یک لیست کار قابل اعتماد شروع کنید که من از آن برای نگه داشتن وظایف در ایمیل، یادداشت های تلفن، دفترچه یادداشت کاغذی و حافظه خود استفاده کردم. آن سیستم فشار بیشتری ایجاد کرد زیرا من مجبور بودم برنامه های خودم را جستجو کنم. یک مکان اصلی را برای وظایف خود انتخاب کنید. این می تواند یک نوت بوک، یک برنامه تقویم یا یک ابزار مدیریت کار باشد. ابزار کمتر از استفاده منظم از آن اهمیت دارد. وقتی درخواست جدیدی دریافت می کنم، آن را در همان مکان می نویسم. من به حافظه تکیه نمی کنم. یک لیست کار ممکن است شامل موارد زیر باشد: - پاسخ به تامین کننده - تهیه گزارش مشتری - رزرو قرار ملاقات با دندانپزشک - خرید کاغذ چاپگر - مرور جلسات هفته آینده یک لیست واضح سر و صدای ذهنی را کاهش می دهد. من می توانم به جای اینکه هر یادآوری را در ذهنم حمل کنم، ببینم چه چیزی نیاز به توجه دارد. وظایف را بر اساس زمان از هم جدا کنید، زمانی که هر مورد به همان اندازه فوری به نظر می رسد، فهرست طولانی وظایف همچنان می تواند استرس زا باشد. من کارها را به گروه‌های زمانی ساده مرتب می‌کنم: - امروز - این هفته - بعداً - در انتظار شخص دیگری این تغییر کوچک به من کمک می‌کند روی روز جاری تمرکز کنم. گزارشی که قرار است هفته آینده باشد نیازی به توجه به جلسه ای که در یک ساعت دیگر آغاز می شود ندارد. من همچنین تاریخ هایی را اضافه می کنم که یک کار دارای مهلت واقعی است. یک کار بدون تاریخ می تواند ماه ها در لیست بماند. یک کار با تاریخ مشخص به من حس جهت گیری بهتری می دهد. استفاده از تقویم برای رویدادهای ثابت یک تقویم برای رویدادهایی با زمان تعیین شده به خوبی کار می کند. لیست وظایف برای اقداماتی که هنوز باید انجام شوند به خوبی کار می کند. اختلاط هر دو می تواند خواندن یک برنامه را سخت کند. من جلسات، قرارها، زمان سفر و برنامه های شخصی را در تقویم خود قرار می دهم. من وظایف انعطاف پذیر را در لیست وظایف خود نگه می دارم. زمانی که یک کار مستلزم تمرکز طولانی مدت است، من مدت زمانی را برای آن رزرو می کنم. به عنوان مثال، "کار بر روی ارائه" مبهم به نظر می رسد. «آماده کردن اسلایدهای ارائه از ساعت 9:30 تا 10:30» نقطه شروع روشنی به من می دهد. بین قرارها هم فاصله می گذارم. سفر، راه‌اندازی، استراحت‌های کوتاه و سوالات غیرمنتظره ممکن است زمان ببرد. یک تقویم بسته بندی شده از صبح تا عصر ممکن است سازنده به نظر برسد، اما فضای کمی برای تاخیرهای معمولی باقی می گذارد. هر روز سه کار مفید انتخاب کنید فهرستی از بیست کار می تواند قبل از شروع روز استرس ایجاد کند. من ترجیح می دهم سه کار را انتخاب کنم که شایسته توجه باشد. اینها ممکن است شامل یک کار بزرگ و دو کار کوچکتر باشد. به عنوان مثال: 1. ارسال گزارش ماهانه 2. تایید جلسه جمعه 3. سازماندهی فایل های روی میز من این طرح مانع از انجام کارهای دیگر من نمی شود. هنگامی که درخواست های جدید ظاهر می شوند، تمرکز عملی به من می دهد. اگر سه کار را زودتر تمام کنم، می توانم به مورد بعدی بروم. اگر روز تغییر کند، من هنوز می دانم که کدام کار شایسته توجه است. کارهای بزرگ را به کارهای کوچک تقسیم کنید برخی از کارها ناتمام می مانند زیرا بسیار گسترده هستند. "برنامه ریزی یک کمپین بازاریابی" می تواند سنگین باشد. تقسیم آن به اقدامات کوچکتر شروع کار را آسان تر می کند. ممکن است بنویسم: - هدف کمپین را تعریف کنید - مشتری هدف را توصیف کنید - دو موضوع محتوا را انتخاب کنید - تاریخ بازبینی را تعیین کنید - اولین پیش نویس را آماده کنید هر اقدام مرحله بعدی واضحی را به من می دهد. پیشرفت کوچک همچنین باعث می‌شود که ببینید چه چیزی مانع کار شده است. یک مثال متداول در هنگام مالیات یا اسناد تجاری ظاهر می شود. "تکمیل مدارک" ممکن است چند ساعت طول بکشد. «جمع آوری رسیدها»، «بررسی فاکتورها» و «ارسال فرم برای بررسی» اقدامات ساده‌تری هستند که می‌توانند در روزهای جداگانه انجام شوند. یک روال بازنشانی کوتاه ایجاد کنید میز و فایل های دیجیتالی من ممکن است در طول یک هفته شلوغ آشفته شوند. من از یک روال تنظیم مجدد کوتاه در پایان روز کاری استفاده می کنم. کارهای ناتمام را بررسی می‌کنم، مواردی را که دیگر مهم نیستند حذف می‌کنم و درخواست‌های جدید را به لیست درست منتقل می‌کنم. اولین کار را هم برای صبح روز بعد آماده می کنم. این روال فقط چند دقیقه طول می کشد، با این حال به من کمک می کند روز کاری را با عدم اطمینان کمتری به پایان برسانم. لازم نیست همه جزئیات را یک شبه به خاطر بسپارم. محافظت از زمان کار بی سر و صدا پیام ها و هشدارها می توانند بارها در طول روز توجه را از بین ببرند. من دوره های کوتاهی را برای خاموش شدن اعلان ها تنظیم می کنم. در این مدت، به جای جابجایی بین ایمیل، چت و اسناد، روی یک کار کار می کنم. من هنوز پیام ها را در نقاط برنامه ریزی شده در طول روز بررسی می کنم. افرادی که نیاز به پاسخ سریع دارند می توانند با من تماس بگیرند، در حالی که من مدتی را برای کار متمرکز می گذارم. این روش برای کارهایی مانند نوشتن، بررسی اعداد، برنامه ریزی پروژه ها یا یادگیری نرم افزار جدید به خوبی کار می کند. لازم نیست یک بلوک آرام تمام صبح دوام بیاورد. حتی سی دقیقه می تواند پیشرفت مفیدی ایجاد کند. برای نیازهای شخصی جا بگذارید سازمان باید از زندگی من حمایت کند نه اینکه آن را کنترل کند. من فضایی را برای ناهار، استراحت، برنامه های خانوادگی، ورزش و نیازهای غیرمنتظره نگه می دارم. برنامه‌ای که این بخش‌های زندگی را نادیده می‌گیرد می‌تواند تنش بیشتری ایجاد کند. همچنین از پر کردن هر عصر با کارهای ناتمام پرهیز می کنم. برخی از کارها می توانند تا دوره کاری بعدی صبر کنند. استراحت به من فرصت بهتری می دهد تا با ذهنی روشن برگردم. سیستم را هر هفته مرور کنید، هفته ای یک بار، به لیست وظایف و تقویم خود نگاه می کنم. از خودم می پرسم: - کدام کارها هنوز مفید هستند؟ - چه چیزی در انتظار شخص دیگری است؟ - کدام مهلت ها نیاز به توجه دارند؟ - آیا من بیشتر از آن چیزی که می توانستم تکمیل کنم برنامه ریزی کردم؟ - چه چیزی باعث استرس بیشتر شد؟ این بررسی به من کمک می کند تا سیستم را تنظیم کنم. اگر وظایف را به دلیل بزرگ بودن از دست بدهم، آنها را تجزیه می کنم. اگر جلسات بیش از حد انتظار زمان می برد، فضای بیشتری در اطراف آنها اضافه می کنم. اگر مرتب کارهای شخصی را فراموش کنم، آنها را در همان تقویمی که برای کار استفاده می کنم قرار می دهم. سازماندهی به این معنا نیست که یک برنامه کامل داشته باشید. این در مورد تصمیم گیری قبل از اعمال فشار است. وقتی از یک لیست کار استفاده می‌کنم، زمان‌های مشخصی را تنظیم می‌کنم، تمرکز روزانه کوچکی را انتخاب می‌کنم و فضایی را برای استراحت می‌گذارم، مدیریت کارم آسان‌تر می‌شود. یک برنامه ساده هر روز پرمشغله را حذف نمی کند. می تواند به من کمک کند آن روز را با سردرگمی کمتر و کنترل بیشتر ملاقات کنم.

بعضی روزها قبل از اینکه شروع شوند احساس شلوغی می کنند. پیام‌ها منتظر پاسخ می‌مانند، کارها نیمه تمام می‌مانند، رسیدها در کیسه‌ها ناپدید می‌شوند و برنامه‌های کوچک برای جلب توجه رقابت می‌کنند. هر یادآوری جدیدی را به عنوان چیزی که بعداً می‌توانم به خاطر بسپارم، در نظر می‌گرفتم. این عادت باعث می‌شد روزهای ساده سخت‌تر از آنچه باید باشند احساس شود. یک سیستم منظم روزانه به هر کار مکانی می دهد. لازم نیست پیچیده باشد. من فقط به یک دید روشن از آنچه به توجه من نیاز دارد، آنچه می توانم صبر کنم و آنچه می توانم حذف کنم نیاز دارم. من با یک لیست برای هر چیزی که در ذهنم است شروع می کنم. وظایف کاری، اقلام مواد غذایی، قرار ملاقات ها، صورتحساب ها و برنامه های شخصی همه در یک مکان قرار می گیرند. هنگام نوشتن آنها را مرتب نمی کنم. هدف این است که قبل از اینکه تصمیم بگیرم معنی هر مورد چیست، سرم را خالی کنم. پس از آن، فهرست را به چند حوزه ساده گروه بندی می کنم: - کار - خانه - سلامتی - پول - برنامه های شخصی این کار خواندن یک لیست طولانی را آسان تر می کند. "ارسال گزارش" متعلق به کار است. "رزرو ویزیت دندانپزشکی" متعلق به سلامت است. «قبض آب را بررسی کنید» به پول تعلق دارد. یک برچسب واضح به من کمک می کند تا لحظه مناسب را برای هر کار انتخاب کنم. من همچنین وظایف را بر اساس زمان جدا می کنم. برخی موارد امروز نیاز به اقدام دارند. برخی می توانند تا این هفته صبر کنند. برخی دیگر تاریخ مشخصی ندارند. این گام کوچک مانع از آن می شود که هر کار فوری به نظر برسد. نمای روزانه من معمولا شامل سه تا پنج کار اصلی است. من فضایی را برای تماس ها، مسافرت ها، وعده های غذایی و تغییرات غیرمنتظره می گذارم. فهرستی با پانزده مورد "باید انجام دهید" اغلب به جای پیشرفت، فشار ایجاد می کند. فهرست کوتاه‌تر به من فرصت بیشتری می‌دهد تا کاری را که انتخاب می‌کنم به پایان برسانم. یک مثال عملی از یک دوشنبه شلوغ بود. باید به ایمیل مشتری پاسخ می‌دادم، مواد غذایی می‌خریدم، ارائه می‌دادم و ماشینم را برای بررسی خدمات می‌بردم. من ارائه و ایمیل را در بخش کارم، خواربار در خانه و قرار ماشین را در برنامه های شخصی قرار دادم. زمان قرار را تنظیم کردم، به ارائه یک بلوک کاری دادم و خرید مواد غذایی را به سفر به خانه منتقل کردم. هیچ چیز در مورد روز تغییر نکرده است. دیدگاه آن روز من درست بود. من کارهای تکراری را نیز ساده نگه می دارم. تمیز کردن آشپزخانه، بررسی اشتراک ها، آبیاری گیاهان و بررسی قرارهای آینده می تواند یک روال هفتگی را دنبال کند. من هر بار یک طرح جدید ایجاد نمی کنم. من از همین الگو استفاده می کنم و وقتی برنامه ام تغییر می کند آن را تنظیم می کنم. یک سیستم مفید همچنین به مکانی برای کارهای ناتمام نیاز دارد. آنها را بدون اینکه به عنوان شکست خورده در نظر بگیرم مرور می کنم. یک کار ممکن است نامشخص، خیلی بزرگ یا دیگر مفید نباشد. می‌توانم آن را به‌عنوان یک اقدام کوچک‌تر بازنویسی کنم: - «سازماندهی کمد» به «مرتب کردن یک قفسه» تبدیل می‌شود - «برنامه‌ریزی سفر» به «انتخاب سه مکان برای بازدید» می‌شود - «بهبود مالی» تبدیل می‌شود «مرور هزینه‌های ماه گذشته» اقدامات کوچک‌تر آسان‌تر شروع می‌شوند. آنها همچنین به من نشان می دهند که این کار واقعاً به چه چیزی نیاز دارد. در صورت امکان نزدیک به کار یادداشت می کنم. برای قرار ملاقات با پزشک ممکن است نیاز به شماره تلفن باشد. یک جلسه کاری ممکن است به پیوند فایل نیاز داشته باشد. یک کالای خرید ممکن است به برند یا اندازه دلخواه نیاز داشته باشد. ذخیره این جزئیات در کنار هم مرا از جستجوی پیام های قدیمی نجات می دهد. من همچنین یک دوره بررسی کوتاه در پایان روز تعیین کردم. آنچه را تکمیل کرده‌ام بررسی می‌کنم، موارد ناتمام را به تاریخ مناسبی منتقل می‌کنم و هر چیزی را که دیگر مهم نیست حذف می‌کنم. این فقط چند دقیقه طول می‌کشد، اما از شروع فردا با سردرگمی دیروز جلوگیری می‌کند. یک سیستم منظم باید از زندگی روزمره پشتیبانی کند نه اینکه آن را کنترل کند. بعضی روزها نیاز به یک برنامه کامل دارند. روزهای دیگر فقط به چند یادآوری نیاز دارند. من جایی را برای استراحت، تاخیرها و تغییرات باقی می گذارم زیرا بخشی از زندگی عادی هستند. وقتی وظایف من مکان های واضحی دارند، زمان کمتری را صرف به خاطر سپردن همه چیز می کنم. من می توانم ببینم چه چیزی نیاز به اقدام دارد، انتخاب های بهتری داشته باشم و توجه خود را در یک زمان به یک چیز معطوف کنم. لازم نیست یک روز مرتب شده، عالی به نظر برسد. فقط باید مرحله بعدی را آسان تر کند.

میز من یادداشت های شل، فرم های چاپی، رسیدها، صفحات جلسه و یادآوری های کوچک را جمع آوری می کرد. معمولاً می‌توانستم به یاد بیاورم که یک سند متعلق به کجاست، اما پیدا کردن آن خیلی طول کشید. یک کلاسور این روال را تغییر داد. یک کلاسور نمی تواند هر کاغذ زندگی شما را به تنهایی مدیریت کند. به یک ساختار ساده نیاز دارد که با روش کار شما مطابقت داشته باشد. وقتی درک بخش ها آسان باشد، تشکیل پرونده زمان کمتری می برد و مقالات مهم در دسترس باقی می مانند. من از یک کلاسور برای اطلاعاتی که اغلب چک می کنم استفاده می کنم. یادداشت های خانگی، مراجع کاری، صفحات برنامه ریزی، و اسنادی را که نیاز به اقدام دارند را در خود جای داده است. سوابق خصوصی، مانند گذرنامه یا گواهی های اصلی، در مکان امن تری باقی می مانند. ## بخش هایی را حول وظایف واقعی بسازید. من کلاسور خود را بر روی انواع کاغذ تصادفی تقسیم نمی کنم. من آن را بر اساس وظایفی که انجام می دهم تقسیم می کنم. یک تنظیم مفید ممکن است شامل موارد زیر باشد: - ** برای انجام ** - مقالاتی که نیاز به پاسخ، پرداخت، امضا یا قرار ملاقات دارند - ** خانه** - یادداشت های تعمیر، جزئیات خدمات، لیست های خرید و برنامه های خانه - ** کار یا مطالعه ** - یادداشت های پروژه، برنامه ها، صفحات آموزشی، و مراجع مفید - سلامت **، سوالات برنامه ریزی شده برای پزشک - یادداشت های مربوط به پرداخت وجه هزینه ها - **مرجع - اطلاعاتی که ممکن است به آن نیاز داشته باشم اما هر روز از آن استفاده نمی کنم ممکن است بخش های شما متفاوت به نظر برسند. ممکن است یکی از والدین به بخش مدرسه نیاز داشته باشد. یک فریلنسر ممکن است به یادداشت های مشتری نیاز داشته باشد. دانش آموز ممکن است کلاس ها، مهلت ها و آمادگی برای امتحان را ترجیح دهد. بهترین دسته بندی، دسته ای است که به من کمک می کند بدون توقف فکر کردن، صفحه ای را پیدا کنم. ## یک روال ساده بایگانی اضافه کنید وقتی کاغذها وارد می شوند یک کلاسور کثیف می شود اما هرگز خارج نمی شود. من یک جیب کوچک در جلو برای اسناد جدید نگه می دارم. من آن را "صندوق ورودی" می نامم. وقتی کاغذی دریافت می کنم، آن را در آنجا قرار می دهم. در طی یک بازبینی کوتاه هفتگی، یکی از سه انتخاب را انجام می‌دهم: - اقدامی انجام دهم - آن را در یک بخش بایگانی کنم - اگر دیگر به آن نیاز ندارم، آن را بازیافت یا دور بریزید. این روال به من کمک کرد تا با یک مشکل رایج مقابله کنم. یک اعلان خدمات چاپ شده برای چند روز روی میز من ماند زیرا نمی دانستم آن را کجا بگذارم. پس از افزودن بخش To Do، اعلان های مشابهی را در آنجا قرار دادم و اقدام بعدی را روی یک یادداشت چسبناک نوشتم. کاغذ دیگر یادآوری نبود که باید مدام متوجه آن بودم. ## برچسب‌ها را برای خواندن آسان نگه دارید برچسب‌های کوچک ممکن است مرتب به نظر برسند، اما سرعتم را کاهش می‌دهند. من کلمات بزرگی را ترجیح می دهم که بتوانم در حالی که پشت میز کارم ایستاده ام بخوانم. همچنین در هر بخش مقداری فضای خالی می گذارم. استفاده از کلاسور بسته بندی شده سخت است، حتی زمانی که هر صفحه مکانی دارد. چند تقسیم کننده و جیب پلاستیکی شفاف می تواند کافی باشد. قبل از اینکه بدانم سیستم به چه چیزهایی نیاز دارد، از افزودن منابع اجتناب می کنم. هنگامی که بایندر رشد می کند، یک شاخص کوتاه می تواند کمک کند. من نام بخش ها را در یک صفحه لیست می کنم و آن را در نزدیکی قسمت جلو قرار می دهم. برای صفحاتی که اغلب تغییر می کنند، تاریخ بررسی را در گوشه می نویسم. ## از صفحاتی استفاده کنید که از عمل پشتیبانی می‌کنند یک کلاسور مفید باید به من در تصمیم‌گیری کمک کند، نه تنها کاغذ را ذخیره کنم. برای یک پروژه، ممکن است: - هدف اصلی - تاریخ های کلیدی - جزئیات تماس - سوالاتی که نیاز به پاسخ دارند - اقدام بعدی برای برنامه ریزی خانه، ممکن است از یک صفحه برای هزینه های ماهانه و صفحه دیگر برای کارهای تعمیر استفاده کنم. برای مطالعه، ممکن است یک برنامه هفتگی، یادداشت های کلاس و صفحه ای از سوالات را برای مرور نگه دارم. من به جای کپی کردن تمام جزئیات، یادداشت های کوتاه می نویسم. صفحه‌ای که می‌گوید «سه‌شنبه با شرکت تعمیر تماس بگیرید و در مورد قطعات بپرسید» مفیدتر از سندی است که زیر چندین صفحه اطلاعات پس‌زمینه پنهان شده است. ## قبل از پر شدن صحافی را مرور کنید. هنگامی که نیازهای من تغییر می کند، یک کلاسور باید تغییر کند. اگر من از خانه کار می کنم، ممکن است اوراق کار به فضای بیشتری نیاز داشته باشد. در طول ترم مدرسه، صفحات مطالعه ممکن است در اولویت باشند. هنگامی که یک پروژه به پایان می رسد، من می توانم رکوردهای آن را به یک پوشه بایگانی جداگانه منتقل کنم به جای اینکه اجازه دهم کلاسور اصلی بدون محدودیت رشد کند. یک کلاسور مکانی قابل مشاهده برای شروع به من می دهد. تعداد کاغذهای شل در اطراف من را کاهش می دهد و ردیابی کارهای کوچک را آسان تر می کند. این سیستم کار می کند زیرا ساده می ماند: جمع آوری، تصمیم گیری، پرونده، بررسی. یک زندگی منظم تر نیازی به یک میز کامل ندارد. به یک مکان روشن برای اطلاعاتی که استفاده می کنم و روتینی که بتوانم تکرار کنم نیاز دارد.

بسیاری از ما به زمان بیشتری نیاز نداریم. به سر و صدای کمتری نیاز داریم. روز من می تواند پر از پیام ها، کارهای کوچک، موارد استفاده نشده و برنامه هایی باشد که هرگز نمی خواستم انجام دهم. تا غروب، ممکن است خیلی چیزها را تمام کرده باشم و هنوز احساس کنم از مردم، کار و استراحتی که برایم مهم است دور هستم. فضاسازی به معنای ایجاد یک خانه عالی یا پیروی از یک روال سخت نیست. این در مورد انتخاب چیزی است که شایسته زمان، مکان و توجه من است. ### من با یک منطقه کوچک شروع می کنم وقتی سعی می کنم همه چیز را به یکباره تغییر دهم، کار سنگین به نظر می رسد. به جای آن یک مکان را انتخاب می کنم: - یک کشوی میز - یک قفسه - یک قسمت از تلفن من - یک ساعت در تقویم هفتگی من یک منطقه کوچک به من یک محدودیت واضح می دهد. من می توانم پیشرفت را بدون تبدیل کل روز به یک پروژه تمیز کردن ببینم. من سه سوال ساده می پرسم: - آیا از این استفاده می کنم؟ - آیا این از زندگی فعلی من پشتیبانی می کند؟ - آیا امروز دوباره آن را انتخاب می کنم؟ اگر پاسخ نامشخص بماند، مورد را در یک جعبه جداگانه قرار می دهم. بعد از چند هفته جعبه را بررسی می کنم. این به من زمان می دهد تا بدون فشار تصمیم بگیرم. ### بررسی می‌کنم زمانم کجا می‌گذرد تقویم من اغلب اولویت‌های واقعی من را واضح‌تر از برنامه‌هایم نشان می‌دهد. هفت روز گذشته را مرور می‌کنم و هر فعالیت را علامت‌گذاری می‌کنم: - کار - خانواده - سلامتی - استراحت - علایق شخصی - کارهایی که از روی عادت پذیرفته‌ام این درباره قضاوت کردن هر ساعت نیست. به من کمک می کند تا الگوها را متوجه شوم. ممکن است بگویم که می خواهم بخوانم، ورزش کنم یا با والدینم تماس بگیرم، در حالی که بیشتر وقت آزادم را به فیلم های کوتاه و درخواست های کم ارزش می دهم. یک تغییر عملی می تواند کوچک باشد. ممکن است قبل از باز کردن شبکه های اجتماعی سی دقیقه را برای مطالعه رزرو کنم. ممکن است یک عصر را به جای اینکه آن را با برنامه های اضافی پر کنم، آزاد بگذارم. ### من یک تلفن با حواس‌پرتی کمتر ایجاد می‌کنم تلفن من می‌تواند هر لحظه آرامی را اشغال کند. برنامه‌هایی را که به ندرت استفاده می‌کنم حذف می‌کنم و هشدارهایی را که نیازی به پاسخ من ندارند خاموش می‌کنم. برای تماس‌های مستقیم، پیام‌های خانواده و ابزارهای کاری که نیاز به پاسخ دارند، اعلان‌ها را نگه می‌دارم. به‌روزرسانی‌های اخبار، پیام‌های خرید و هشدارهای رسانه‌های اجتماعی می‌توانند منتظر بمانند. من همچنین برنامه های حواس پرتی را از صفحه اصلی دور می کنم. این یک مکث بین تکانه و عمل اضافه می کند. همین مکث کوتاه اغلب برای انتخاب چیز دیگری کافی است. ### من از زمان برای مردم محافظت می کنم روابط اغلب با تاخیرهای کوچک فضا را از دست می دهند. با خودم میگم بعدا زنگ میزنم بعد هفته میگذره. من یک عادت ساده را انتخاب می کنم که متناسب با زندگی من باشد. به عنوان مثال، من هر یکشنبه بعد از ظهر به یکی از اعضای خانواده زنگ می زنم. به جای ارسال یک پیام کوتاه دیگر، برای پیاده روی با یک دوست آشنا شدم. هنگام صرف غذا گوشی را کنار می گذارم تا شخص مقابلم توجه کامل مرا جلب کند. یکی از دوستانم متوجه شد که او زمان بیشتری را صرف تنظیم برنامه های اجتماعی می کند تا لذت بردن از آنها. او با دعوت از دو دوستش به یک غذای خانگی ماهانه، روال خود را تغییر داد. طرح ساده ماند. او زمان کمتری را برای مدیریت یک تقویم شلوغ و زمان بیشتری را صرف مکالمات واقعی کرد. ### قبل از انجام تعهدات جدید فضا را ترک می کنم یک برنامه کامل می تواند هر درخواست جدیدی را ضروری کند. اکنون قبل از گفتن بله مکث می کنم. می پرسم: - این از من چه می خواهد؟ - برای جابجایی یا حذف چه چیزی نیاز دارم؟ - آیا با جهتی که من برای این فصل از زندگی می خواهم، مطابقت دارد؟ یک پاسخ مودبانه می تواند از زمان من محافظت کند: "از اینکه پرسیدید متشکرم. من نمی توانم در حال حاضر این کار را انجام دهم." این بدان معنا نیست که من هر فرصتی را رد می کنم. یعنی می فهمم که هر بله از چیز دیگری فضا می گیرد. ### من بدون کسب آن فضایی را برای استراحت باز می‌کنم استراحت اغلب پس از اتمام هر کار به عنوان یک پاداش در نظر گرفته می‌شود. لیست وظایف من به ندرت تمام می شود، بنابراین استراحت مدام دور می شود. من اشکال استراحتی را انتخاب می کنم که نویز بیشتری اضافه نمی کند. یک پیاده‌روی کوتاه، یک غذای آرام، چند صفحه کتاب یا یک شب زود می‌تواند به من کمک کند با ذهنی ثابت‌تر برگردم. استراحت نیازی ندارد که چشمگیر به نظر برسد. فقط باید به بدن و توجه من فرصتی بدهد که سرعتش را کم کند. ### انتخاب هایم را هر ماه مرور می کنم نیازهایم تغییر می کند. روتینی که سال گذشته جواب داد ممکن است اکنون با زندگی من سازگار نباشد. هر ماه یک بار مرور می‌کنم: - بیشتر وقتم چه چیزی دریافت می‌کرد؟ - چه چیزی به من انرژی داد؟ - چه چیزی بدون ارائه ارزش زیادی فضا را اشغال کرد؟ - چه چیزی را می خواهم بیشتر در ماه آینده ببینم؟ من یک تعهد کم ارزش را حذف می کنم، یک ناحیه کوچک را پاک می کنم و از فعالیتی که از سلامت یا روابطم حمایت می کند محافظت می کنم. این روند را قابل مدیریت نگه می دارد. ایجاد فضا برای آنچه مهم است، یک انتخاب تکراری است، نه یک روز پاکسازی. من ممکن است هر خواسته ای را کنترل نکنم، اما می توانم تصمیم بگیرم که چه چیزی به من نزدیک می شود. وقتی از شلوغی اطراف زمان، خانه و توجه خود کم می‌کنم، می‌توانم به آنچه قبلاً آنجا بود توجه کنم: کار معنادار، گفتگوهای صادقانه، لحظات آرام، و افرادی که نمی‌خواهم نادیده بگیرم. ما از سوالات شما استقبال می کنیم: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

1. امیلی کارتر 2021 سازماندهی اسناد خانگی با سیستم‌های کلاسور عملی 2. جیمز ویلسون 2020 ساخت روال‌های ساده برای مدیریت وظایف روزانه 3. اولیویا بنت 2022 کاهش شلوغی کاغذ از طریق عادت‌های بایگانی منسجم 4. دانیل 9 برنامه‌ریزی زمان‌بندی عالی 20. سوفیا میچل 2023 ایجاد فضایی برای روابط استراحت و اولویت های معنادار 6. هنری پارکر 2021 روش های عملی برای حفظ یک زندگی روزمره سازمان یافته