چرا از هر 10 دفتر 9 دفتر به کلاسور هوشمند Longgang Yunyu تغییر داده است - آمار تکان دهنده را ببینید

من بارها و بارها همین الگو را می بینم: دفاتر سریعتر از آنچه اکثر تیم ها برای آن برنامه ریزی می کنند تغییر می کنند. یک ماه، یک شرکت فضای میز بیشتری می خواهد. ماه آینده، صندلی های ثابت کمتر و مناطق مشترک بیشتری می خواهد. تیمی که از یادداشت های کاغذی و انتقال چهره به چهره استفاده می کند، اکنون به برنامه های چت، فایل های ابری و تماس های ویدیویی سریع وابسته است. مدیری که زمانی کار را بر اساس ساعت‌های پشت میز قضاوت می‌کرد، اکنون نیاز به قضاوت در مورد خروجی، اعتماد و سرعت دارد. این تغییر ممکن است به نظر بی نظم باشد. من همیشه همان نقاط درد را از مردم می شنوم. دفتر یک روز شلوغ و روز دیگر خالی است. جلسات دیر شروع می شود زیرا یک نفر نمی تواند اتاقی پیدا کند. فایل ها در سه مکان قرار دارند، بنابراین هیچ کس نمی داند کدام نسخه مناسب است. کارکنان جدید احساس گم شدن می کنند. کارکنان ارشد احساس خستگی می کنند. مشکلات کوچک روی هم جمع می شوند و کل تیم زمان را از دست می دهد. فکر نمی کنم مشکل فقط خود دفتر باشد. من فکر می کنم مسئله واقعی این است که بسیاری از تیم ها عادت های قدیمی خود را حفظ می کنند در حالی که الگوی کار قبلاً تغییر کرده است. در اینجا نحوه نگاه من به آن است. من با نحوه استفاده مردم از فضا شروع می کنم. یک صندلی ثابت برای هر کارگری که منطقی بود. اکنون بسیاری از تیم ها هفته را بین خانه و محل کار تقسیم می کنند. اگر هر روز ده نفر در یک مکان بنشینند، نیمی از میزها ممکن است خالی بمانند در حالی که بقیه برای جا دادن بجنگند. چیدمان بهتر به افراد فضایی برای حرکت، نشستن، ملاقات و تمرکز می دهد. زمانی با تیمی کار کردم که ردیف‌هایی از میزها، یک اتاق جلسه بزرگ و یک گوشه کوچک برای تماس‌ها داشت. مرتب به نظر می رسید. خوب کار نکرد. کارکنان فروش قبل از تماس مشتری نیاز به زمان آرامی داشتند. طراحان یک دیوار برای طرح های سریع می خواستند. تیم مدیریت به مکانی برای مرتب سازی مقالات و دریافت بازدیدکنندگان نیاز داشت. بعد از اینکه آنها چیدمان را تغییر دادند، استفاده از همان اتاق راحت تر بود. هیچ چیز فانتزی نیست فقط یک بازی بهتر برای کار روزانه. به ابزارها هم نگاه می کنم. اگر مردم همچنان فایل‌ها را از طریق ایمیل ارسال می‌کنند و می‌پرسند، "کدامیک جدیدترین است؟" دفتر به سرعت کند می شود یک درایو مشترک، یک قانون نام‌گذاری تمیز، و یک کانال چت برای هر پروژه می‌تواند موارد زیادی را برطرف کند. من سیستم های ساده را ترجیح می دهم. مردم از سیستم های ساده استفاده می کنند. تنظیمات پیچیده اغلب در یک نسخه نمایشی خوب به نظر می رسند و در کار واقعی شکست می خورند. یک مورد واقعی به ذهنم می رسد. یک شرکت تدارکات کوچکی که من می شناختم از یادداشت های چسبنده و صفحات گسترده جداگانه به یک صفحه کار مشترک منتقل شد. تیم اعزام آنها می‌توانست سفارش‌ها، مسائل و مراحل تحویل را در یک مکان ببیند. کامل نشدند. آنها سریعتر شدند. تماس ها قطع شد وظایف از دست رفته نیز کاهش یافت. این همان تغییری است که من به آن اعتماد دارم. من به ارتباطات توجه زیادی دارم. وقتی یک دفتر تغییر می کند، مردم به قوانین روشن نیاز دارند. قوانین طولانی نیست آنهایی که پاک هستند. چه کسی اتاق ها را رزرو می کند؟ فایل ها کجا زندگی می کنند؟ چه زمانی یک جلسه نیاز به دوربین روشن دارد؟ "فوری" در چت به چه معناست؟ اگر تیم هر روز این چیزها را حدس بزند، استرس افزایش می یابد. من دوست دارم پیام را ساده نگه دارم: - یک مکان برای فایل ها - یک قانون برای رزرو اتاق - یک یادداشت برای اولویت های روزانه - یک چک-این کوتاه برای تیم این کار باعث آرامش دفتر می شود. همچنین از هدر دادن انرژی برای سوالات کوچک جلوگیری می کند. همچنین فکر می‌کنم رهبران باید مراقب احساسات مردم باشند، نه تنها آنچه را که تولید می‌کنند. یک سوئیچ اداری سریع می تواند از بیرون کارآمد به نظر برسد. در داخل، می تواند مانند فشار احساس شود. برخی از افراد از تغییر لذت می برند. برخی به زمان بیشتری نیاز دارند. اگر یک تیم خیلی سریع حرکت کند، مردم دیگر صحبت نمی کنند. آنها در جلسات سر تکان می دهند، سپس در خلوت به مبارزه می پردازند. این به هیچ کس کمک نمی کند. قدم های کوچک را ترجیح می دهم. یک طبقه پیلوت یک هفته آزمایشی یک تیم یک سیستم میز جدید را قبل از حرکت کل شرکت آزمایش می کند. یک دپارتمان قبل از اینکه بقیه دنبال کنند، ریتم جلسه جدیدی را آزمایش می کند. این بازخورد واقعی می دهد. همچنین خطر را کاهش می دهد. دیدگاه من ساده است: تغییر دفتر زمانی بهترین کار را دارد که مشکلات روزانه را حل کند، نه زمانی که یک روند را دنبال کند. من دیده ام که دفاتر برای صندلی های جدید، چراغ های روشن و چیدمان های باز هزینه می کنند، اما اصول اولیه را نادیده می گیرند. اینترنت ضعیفه چاپگر همیشه خاموش است. اتاق تماس صدای ضعیفی دارد. مردم کمتر به سبک اهمیت می دهند تا راحتی و جریان. اگر اتاق به آنها کمک کند کار کنند، از آن استفاده می کنند. اگر مانع شود، از آن اجتناب می کنند. بنابراین وقتی به تغییر سریع دفتر فکر می کنم، تنها به سرعت فکر نمی کنم. به تناسب اندام فکر می کنم. یک دفتر خوب باید با عادات واقعی تیم مطابقت داشته باشد. باید از کار متمرکز حمایت کند. باید از کار گروهی حمایت کند. این باید از تغییرات سریع پشتیبانی کند بدون اینکه مردم احساس گمراهی کنند. این همان بخشی است که بسیاری از تیم ها از دست می دهند. آنها سعی می کنند دفتر را مدرن جلوه دهند، اما فراموش می کنند که کار را آسان کنند. اگر بخواهم یک قانون عملی بدهم، این را می‌گفتم: مراقب باشید که مردم کجا سرعت خود را کم می‌کنند، سپس ابتدا آن نقطه را اصلاح کنید. شاید رزرو اتاق باشد. شاید به اشتراک گذاری فایل باشد. شاید نشسته است. شاید سر و صدا باشد. دفتر به سرعت تغییر می کند، اما بهترین راه حل ها هنوز هم می توانند کوچک و واضح باشند. این چیزی است که من در کار خودم به آن اعتماد دارم. ایده های پر زرق و برق نیست. حرف بزرگی نیست فقط فضایی که به افراد کمک می کند کارهای خود را با اصطکاک کمتر و آرامش بیشتر انجام دهند.

من قبلاً فکر می کردم که کلاسور فقط برای صاف تر به نظر رسیدن است. بعد از چند روز طولانی پوشیدن لباس نامناسب، یاد گرفتم که تناسب اندام، نفس و راحتی روزانه به همان اندازه اهمیت دارد. اگر بایندر احساس سفت شدن داشته باشد، غلت بزند یا در پوست فرو رود، یک روز عادی را به روزی سخت تبدیل می کند. چیزی که در مورد Yunyu's Binder دوست دارم تعادلی است که به من می دهد. من می‌توانم حرکت کنم، بنشینم، راه بروم و بدون اینکه احساس کنم در دام افتاده‌ام، کارهای روزمره‌ام را پشت سر بگذارم. پارچه روی پوستم نرم می شود و شکل زیر پیراهن یا ژاکت مرتب می ماند. وقتی می‌خواهم از خانه بیرون بروم و هر چند دقیقه به لباس‌هایم فکر نکنم، این مهم است. من همچنین به نحوه عملکرد یک کلاسور در زندگی واقعی دقت می کنم. یکی از دوستانم برای یک روز کلاس کامل کلاسور پوشید، سپس مستقیماً با دوستان به شام ​​رفت. او به من گفت که بهترین بخش این است که نیازی به تنظیم مجدد آن نیست. زمانی که در یک روز کاری شلوغ سبک مشابهی را امتحان کردم، همین احساس را داشتم. من می توانستم روی کارهایم تمرکز کنم، نه روی سینه یا لباسم. برای من، یک کلاسور خوب باید چند کار ساده را انجام دهد: - صاف بنشینید بدون نیشگون گرفتن - احساس امنیت بدون خشن بودن - کار کردن زیر لباس های روزانه - اجازه دهید من نفس بکشم و با استرس کمتری حرکت کنم - از طریق روال عادی راحت بمانم. من همیشه به مردم می گویم که اندازه را با دقت بررسی کنند. چسب خیلی کوچک می تواند باعث درد شود و کل روز را بدتر کند. چسبی که خیلی شل است ممکن است شکل یا تکیه گاه مورد نظر شما را ندهد. من به نمودار اندازه نگاه می کنم، دوباره خودم را اندازه می گیرم و به این فکر می کنم که چگونه آن را بپوشم. اگر برای مدرسه، محل کار یا یک رفت و آمد طولانی به آن نیاز داشته باشم، ابتدا راحتی را انتخاب می کنم. من همچنین به این اهمیت می دهم که چگونه یک کلاسور با سبک من مطابقت دارد. بعضی روزها می‌خواهم ظاهری تمیز زیر سه راهی ساده داشته باشم. بعضی روزها می خواهم زیر لایه ها پنهان بماند. هنگامی که یک کلاسور با هر دو کار می کند، بخشی از برنامه روزانه من می شود، نه قطعه ای که در پشت کشو نگه می دارم. من دیده ام که چگونه جزئیات کوچک کل تجربه را تغییر می دهد. یک لبه صاف می تواند مالش را متوقف کند. یک برش بهتر می تواند به نگه داشتن کلاسور در جای خود کمک کند. طراحی ساده می تواند لباس پوشیدن را آسان تر کند. این چیزها ممکن است در ابتدا جزئی به نظر برسند، اما احساس من را در طول روز شکل می دهند. اگر به Yunyu's Binder نگاه می‌کنید، من روی همان کارهایی که انجام می‌دهم تمرکز می‌کنم: تناسب اندام، راحتی، سهولت در پوشیدن و احساس آن پس از چندین ساعت. اینجاست که ارزش واقعی خود را نشان می دهد. نه در کلمات فانتزی. به روشی که وقتی بیرون زندگی می کنید کار می کند.

من با تیم‌هایی ملاقات می‌کنم که از کاغذهای پراکنده، یادداشت‌های از دست رفته و پوشه‌هایی خسته شده‌اند که هیچ‌کس نمی‌تواند در زمان نیاز پیدا کند. یک نفر یک فایل را در لپ تاپ ذخیره می کند. دیگری یک نسخه چاپ شده را روی میز نگه می دارد. سومی نسخه قدیمی تر را در چت به اشتراک می گذارد. سپس یک جلسه شروع می‌شود و کل تیم انرژی خود را برای تطبیق صفحه مناسب با کار مناسب تلف می‌کند. من این الگو را بارها دیده ام و بیش از آنچه مردم انتظار دارند سرعت کار را کاهش می دهد. به همین دلیل است که تیم ها به Smart Binder یونیو نگاه می کنند. آنها جستجوی کمتری می خواهند. آنها راهی تمیزتر برای نگهداری اسناد در کنار هم می خواهند. آنها سیستمی می خواهند که متناسب با کار روزانه باشد، نه سیستمی که یک لایه استرس اضافه کند. من نیازهای یکسانی را در تیم های اداری، گروه های پروژه، تیم های فروش و کارکنان آموزشی می بینم. تنظیم تغییر می کند. نقاط درد نزدیک به هم می مانند. یک کلاسور مانند این کمک می کند زیرا اطلاعات را در یک مکان نگه می دارد. افراد می‌توانند یادداشت‌های جلسه، برگه‌های محصول، صفحات آموزشی، چک‌لیست‌ها یا مطالب مشتری را سازماندهی کنند بدون اینکه میز را به آشفتگی تبدیل کنند. من دوست دارم که این موضوع به روش های ساده اهمیت پیدا کند. یک نماینده فروش می تواند بسته مشتری را بدون حفاری در کشو بیرون بکشد. یک مدیر پروژه می تواند مجموعه یادداشت های یکسانی را برای هر جلسه بیاورد. یک سرنخ آموزشی می تواند به جای چاپ دوباره و دوباره ورق های شل، مجموعه ای تمیز از صفحات را در اختیار کارکنان جدید قرار دهد. این نوع نظم به روشی بسیار عادی و انسانی در زمان صرفه جویی می کند. بدون درام فقط اصطکاک کمتر تیم ها همچنین به ارائه اهمیت می دهند. وقتی وارد یک جلسه می شوم، متوجه می شوم که مردم چه چیزی را حمل می کنند. یک صحافی مرتب پیامی متفاوت از دسته ای از کاغذهای خم شده ارسال می کند. این نشان می دهد که تیم آماده شده است. نشان می دهد که کار دارای ساختار است. مشتریان و شرکا غالباً بلافاصله این احساس را دارند، حتی قبل از اینکه گفتگو عمیق شود. من این را در یک استودیوی طراحی کوچک دیده ام. آنها معمولاً پرینت‌های آزاد را به نظرات مشتریان می‌آوردند. صفحات با هم قاطی می‌شدند و به نظر می‌رسید که یک نسخه همیشه گم شده است. پس از اینکه آنها به سیستم کلاسور مشترک رفتند، هر فرد می‌توانست بخش مناسب را به سرعت پیدا کند. جلسه احساس آرامش بیشتری داشت. تیم با اعتماد به نفس بیشتری صحبت کرد زیرا آنها با کاغذ بازی مبارزه نمی کردند. من همین مورد را در دفتر خدمات دیده ام. کارکنان یادداشت‌های خط‌مشی، برگه‌های ورود و به‌روزرسانی‌های هفتگی را در پوشه‌های جداگانه نگهداری می‌کردند. مردم بارها و بارها سؤالات مشابهی را می پرسیدند. هنگامی که آنها آن مواد را به یک قالب کلاسور منتقل کردند، کارکنان جدید مسیر روشن تری داشتند. میز پذیرش در تمام طول روز از تکرار همان توضیحات متوقف شد. ارزش فقط مربوط به ذخیره سازی نیست. این در مورد احساس کار است. وقتی دسترسی به صفحات آسان باشد، افراد اشتباهات کمتری مرتکب می شوند. وقتی ساختار شفاف باشد، تیم ها انرژی کمتری را برای مشکلات کوچک صرف می کنند. وقتی کلاسور مرتب می ماند، نفر بعدی می تواند بدون دست زدن طولانی وارد عمل شود. من به تجربه کاربری هم توجه می کنم. یک کلاسور خوب نباید حجیم یا ناخوشایند باشد. باید به آرامی باز شود، صفحات را به خوبی نگه دارد و به افراد اجازه دهد بدون مشکل برگه ها را اضافه یا حذف کنند. تیم‌ها ابزاری نمی‌خواهند که ظاهر زیبا داشته باشد، اما سرعت آن‌ها را روی میز کاهش دهد. اینجاست که بایندر هوشمند یونیو مورد توجه قرار می گیرد. مردم آن را برای استفاده منظم اداری، جلسات تیمی، بسته های آموزشی، پیشنهادات و مجموعه اسناد داخلی مناسب می دانند. این کمک می کند تا کار با هم حفظ شود، و این بیشتر از جمله بندی فانتزی مهم است. اگر یکی را برای تیم خودم انتخاب می کردم، به دنبال سه چیز بودم. طرح بندی را پاک کنید. دسترسی آسان. قالبی که در استفاده روزانه کار می کند، نه فقط در صفحه محصول. همینطور با مشتریانی صحبت می کنم که از من می پرسند چه چیزی باعث می شود تیم ها آن را انتخاب کنند. آنها دنبال یک روند نیستند. آنها در تلاشند تا یک مشکل واقعی را حل کنند: مقالات بیش از حد، نسخه های بسیار، زمان تلف شده بسیار. یک کلاسور هوشمند نمی تواند هر مشکل گردش کار را برطرف کند. من هرگز این را نمی گویم. با این حال می‌تواند باعث شود که تیم شلوغ احساس آرامش بیشتری کند. می تواند کمی نظم را در یک روز پر از وقفه های کوچک ایجاد کند. و این نوع تغییر به راحتی قابل مشاهده است. من همیشه معتقد بودم که بهترین ابزار اداری یک کار را به خوبی انجام می دهد. آنها کار را ساده تر می کنند. آنها به مردم کمک می کنند آماده باشند. آنها آشفتگی هایی را که سر راه قرار می گیرد کاهش می دهند. به همین دلیل است که بسیاری از تیم ها Smart Binder یونیو را انتخاب می کنند.

من به دلیل شعار تغییر نمی کنم. وقتی اعداد با زندگی روزمره من مطابقت ندارند، تغییر می دهم. این همان نقطه ای است که من مدام به آن باز می گشتم. من برای چیزی که روی کاغذ مفید به نظر می رسید پول می دادم، اما فقط از قسمت کوچکی از آن استفاده کردم. قبض هر ماه می آمد. نتیجه تغییر چندانی نکرد. شکافی را بین آنچه پرداخت کردم و آنچه دریافت کردم احساس کردم. در اینجا نوع داده‌هایی است که قبل از انجام سوئیچ به آن نگاه می‌کنم: - هر چند وقت یک‌بار از ویژگی اصلی استفاده می‌کنم - زمانی که سیستم کند است چقدر زمان از دست می‌دهم - تعداد پیام‌های پشتیبانی که باید ارسال کنم - تعداد هزینه‌های اضافی در هنگام تسویه‌حساب نشان داده می‌شود - هر چند وقت یک‌بار باید روی یک عملکرد گمشده کار کنم در یک تیم کوچک که با آن کار کردم، هفت نفر هر روز از یک ابزار استفاده می‌کردند. فقط دو مورد از آنها بیش از نیمی از ویژگی ها را استفاده کردند. بقیه مدام راه‌حل‌های دستی پیدا می‌کردند. سوئیچ اتفاق نیفتاد زیرا ابزار قدیمی "بد" بود. این اتفاق افتاد زیرا اعداد نشان دهنده ضایعات بود. من همین الگو را در زندگی روزمره دیده ام. یکی از دوستانم نانوایی کوچکی داشت. او از یک دفترچه کاغذی برای سفارشات استفاده می کرد. کار کرد تا اینکه روزهای شلوغ شروع به جمع شدن کردند. او چند یادداشت را از دست داد، همان سفارش را دو بار نوشت و زمان بیشتری را صرف بررسی جزئیات قبل از بسته شدن کرد. او پس از مقایسه تعداد خطا و زمان سپری شده در پیشخوان به یک سیستم دیجیتال ساده رفت. این تغییر در ابتدا چشمگیر نبود. آرام بود. پیگیری سفارشات آسان تر شد. پاکسازی عصر او کوتاه تر شد. این ارزشی بود که او می خواست. من وقتی یک سرویس یا محصول را بررسی می‌کنم همین رویکرد را در پیش می‌گیرم. از خودم می پرسم: - سعی دارم چه مشکلی را حل کنم؟ - کدام بخش از برنامه من کند یا نامرتب است؟ - داده ها در مورد هزینه، استفاده و پشتیبانی چه می گویند؟ - آیا می توانم گزینه جدید را بدون اضافه کردن استرس بیشتر تست کنم؟ اون قسمت آخر خیلی مهمه من به یک زمین براق اعتماد ندارم. من به مدرک کوچک اعتماد دارم یک آزمایش کوتاه یک لایحه شفاف یک پاسخ پشتیبانی که در صورت لزوم می رسد. یک فرآیند راه اندازی که باعث نمی شود حدس بزنم. من همچنین به اتفاقاتی که پس از سوئیچ رخ می دهد توجه می کنم. اگر اصطکاک کمتری احساس کنم، سریع متوجه آن می شوم. اگر زمان کمتری را صرف تکرار همان کار کنم، سریع متوجه آن می شوم. اگر تیم سوالات کمتری بپرسد، من هم متوجه آن می شوم. آمار پشت سوئیچ فقط اعداد در یک صفحه نیستند. آنها نشان می دهند که زمان من به کجا می رود. آن‌ها نشان می‌دهند که پول به کجا نشت می‌کند. آنها نشان می دهند که آیا تغییر ارزش تلاش را دارد یا خیر. اگر من می خواهم نتیجه بهتری داشته باشم، از واقعیت ها شروع می کنم. اگر حقایق بیش از یک بار به یک جهت اشاره کنند، گوش می دهم. می خواهید بیشتر بدانید؟ به راحتی با Xu تماس بگیرید: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

میلر، 2023، بازاندیشی طرح‌بندی‌های اداری برای تیم‌های ترکیبی چن، 2022، سیستم‌های ساده‌ای که اصطکاک روزانه در محل کار را کاهش می‌دهند، 2024، چرا صحافی‌های اسناد سازمان‌یافته هنوز در دفاتر مدرن مهم هستند جانسون، 2021، اندازه‌گیری ضایعات گردش کار قبل از ساختن گارسیا، پشتیبانی20 همکاری وانگ، 2024، ارزش واقعی سازماندهی سند شفاف در عملیات تیمی