من زمان زیادی را روی کار کاغذی از دست می دادم. فایل ها روی میز من انباشته شده اند. برچسب ها آشفته به نظر می رسیدند. یکی از مشتریان درخواست کپی قرارداد کرد و من مجبور شدم کلاسورهای قدیمی را یکی یکی ورق بزنم. این نوع تأخیر فقط باعث کاهش سرعت من نشد. این هم باعث شده بود که بیخیال به نظر برسم. وقتی به Longgang Yunyu تغییر مکان دادم، کار بایگانی من به گونه ای تغییر کرد که می توانستم بلافاصله احساس کنم. نیازی به قول بزرگ نداشتم. من به چیز ساده ای نیاز داشتم: یک کلاسور که به من کمک می کند کاغذها را مرتب کنم، سریع آنها را پیدا کنم و میز را تمیز نگه دارم. چیزی که من بیشتر از همه دوست دارم روشی است که با کار روزانه مطابقت دارد. من یک کلاسور برای سوابق مشتری، یکی برای فاکتورها و یکی برای یادداشت های داخلی نگه می دارم. هر بخش واضح می ماند. من می توانم صفحه مورد نیاز خود را بدون حفاری در یک توده ضخیم باز کنم. برای من، این بیشتر از هر ظاهر فانتزی مهم است. در کار من، جزئیات کوچک اعتماد را شکل می دهد. مشتری ممکن است در ابتدا متوجه کلاسور نشود. وقتی کاغذ مناسب را سریع بیرون می آورم متوجه می شوند. آنها متوجه می شوند که چه زمانی می توانم بدون مکث برای جستجو به سوالات پاسخ دهم. این به آنها احساس آرامش بیشتری می دهد و من فکر می کنم که در فروش مهم است. در اینجا نحوه استفاده من از آن در روال خودم است: من مقالات را بر اساس موضوع مرتب می کنم قبل از اینکه آنها را بایگانی کنم. من برچسب های ساده ای می نویسم که هر کسی در تیم من می تواند بخواند. من صفحاتی که بیشترین استفاده را دارند نزدیک جلو نگه می دارم. من کلاسور را در پایان روز چک می کنم تا کاغذهای شل روی میز پخش نشوند. این به نظر اساسی می رسد، اما من را از مشکلات زیادی نجات می دهد. یک سیستم بایگانی تمیز، تکرار کار را کاهش می دهد. من انرژی را برای بازی های حافظه هدر نمی دهم. من زمان بیشتری را صرف صحبت با مشتریان می کنم و زمان کمتری را برای جستجوی اسناد می گذرانم. همچنین یاد گرفتم که کلاسورهای قدیمی محدودیت هایی دارند. برخی به سرعت فرسوده می شوند. برخی از صفحات به سختی ورق می زنند. برخی از پوشش ها پس از مدت کوتاهی استفاده خم می شوند. من قبلا با آن برخورد کرده ام. یک کلاسور باید کار من را پشتیبانی کند، نه اینکه اصطکاک بیشتری به آن اضافه کند. Longgang Yunyu در این راه عملی تر است. این به من مکانی واضح برای ذخیره کاغذ می دهد و این به تنهایی روزم را راحت تر می کند. یک مثال کوچک از میز کار خودم: ماه گذشته، یک مشتری تماس گرفت و یک برگه خدمات امضا شده از یک سفارش قبلی را درخواست کرد. کلاسور درست را باز کردم، فایل را پیدا کردم و بدون معطلی یک کپی فرستادم. کل کار فقط یک لحظه کوتاه طول کشید. اگر از پشته شلی که قبلا داشتم استفاده می کردم، زمان خیلی بیشتری را از دست می دادم. من همچنین دوست دارم که این نوع کلاسور برای بیش از یک تنظیم به خوبی کار کند. در دفتر، من از آن برای سوابق روزانه استفاده می کنم. در خانه از آن برای قبض و اوراق خانواده استفاده می کنم. در جاده، من مجموعه ای باریک از اسناد را کنار هم نگه می دارم تا آنها را با موارد دیگر مخلوط نکنم. این انعطافپذیری سازماندهی را بدون تلاش اضافی آسانتر میکند. دیدگاه من ساده است: ابزارهای بایگانی خوب باید در زمان صرفه جویی کنند، استرس را کاهش دهند و کار را سبک تر کنند. لانگانگ یونیو این کار را به خوبی برای من انجام می دهد. در مورد هیاهو نیست. این در مورد داشتن یک سیستم تمیز است که بتوانم هر روز به آن وابسته باشم. اگر میز شما اغلب شلوغ می شود، اگر مدت زیادی را صرف جستجوی یک صفحه می کنید، یا اگر کلاسورهای قدیمی مدام سرعت شما را کاهش می دهند، فکر می کنم یک تنظیم فایل بهتر می تواند کمک کند. می دانم که به من کمک کرد. یک تغییر کوچک در نحوه نگهداری کاغذها باعث شد کارم کنترلتر شود و تیم من نیز متوجه تفاوت شد.
من مدام همین شکایت را می شنیدم: مردم موادی می خواهند که احساس سبکی داشته باشد، رطوبت را به خوبی حرکت دهد و همچنان در استفاده روزانه کار کند. داده های آزمایشگاهی می توانند زیبا به نظر برسند. زندگی واقعی کمتر مؤدبانه است. گرما ایجاد می شود. عرق در دام می ماند. سطحی که باید به راحتی احساس شود شروع به احساس سنگینی می کند. به همین دلیل است که من روی طراحی فوق العاده نفوذپذیر با سرعت واقعی تمرکز می کنم. من میخواهم هوا و رطوبت بدون اینکه محصول ضعیف یا سخت استفاده شود از آن عبور کند. من می خواهم در طول رفت و آمد، در طول پیاده روی، در طول شیفت کامل، در طول یک روز شلوغ در خانه، احساس تمیزی داشته باشم. مردم نیازی به صحبت اضافی ندارند. وقتی اتاق گرم است و سرعت آن سریع است، به چیزی نیاز دارند که بتوانند به آن اعتماد کنند. من به سه چیز نگاه می کنم. 1. قابلیت تنفس که تحت استفاده معمولی کار می کند. من فقط یک نمونه را روی میز بررسی نمی کنم. من به این نگاه میکنم که وقتی مواد خم میشوند، تا میشوند یا در یک کیسه فشرده میشوند، چه اتفاقی میافتد. اگر هنوز اجازه می دهد هوا عبور کند و گرما را به دام نگیرد، می دانم که در زندگی روزمره شانس بیشتری دارد. 2. پاسخ سریع در استفاده واقعی. برخی از مواد در ابتدا خوب به نظر می رسند، سپس پس از مواجهه با رطوبت، گرد و غبار یا لمس مکرر، آهسته به نظر می رسند. من توجه می کنم که سطح بعد از استفاده چقدر سریع دوباره آماده می شود. والدینی که وسایل مدرسه را بستهبندی میکنند، کارگری که بین فضاهای داخلی و بیرونی حرکت میکند، مسافری که کتی را در یک کت و شلوار قرار میدهد - این لحظات کوچک چیزی بیش از یک ورق آزمایشگاهی را نشان میدهند. 3. جابجایی آسان. یک محصول می تواند قوی باشد و همچنان آزار دهنده باشد. من طرحی را ترجیح می دهم که تمیز باز شود، صاف بنشیند و مدیریت آن آسان باشد. اگر بتوانم بدون مراحل اضافی از آن استفاده کنم، به احتمال زیاد به استفاده از آن ادامه خواهم داد. من این تفاوت را در تنظیمات ساده دیده ام. یکی از دوستان من در طول دوچرخه سواری طولانی در یک شهر گرم از یک آستر تنفسی استفاده می کرد. نسخه قدیمی بعد از بیست دقیقه احساس چسبندگی می کرد. جدیدتر سبک تر بود و سواری کمتر خسته می شد. مثال دیگر از یک استودیو کوچک بود که وسایل را برای تحویل بسته بندی می کرد. آنها به لایه ای نیاز داشتند که هوای مرطوب را در خود نگه ندارد. پس از تعویض، ناحیه بسته بندی کمتر احساس گرفتگی می کرد و تیم شکایت کمتری در مورد احساس مواد داشت. چیزی که من بیشتر دوست دارم تعادل است. فوق تراوا نیازی به معنای شکننده ندارد. نیازی نیست که سریع در دنیای واقعی به معنای شتابزده یا خشن باشد. ارزش آن ساده است: محصول باید با زندگی روزمره مطابقت داشته باشد بدون اینکه مردم را وادار به کار کند. اگر بخواهم این نوع مواد را برای استفاده خودم انتخاب کنم، چند سوال ساده می پرسیدم: آیا وقتی روز گرم می شود می تواند نفس بکشد؟ آیا پس از تا کردن، حمل یا تماس مکرر به کار خود ادامه می دهد؟ آیا از اولین استفاده آسان است، نه فقط در یک صفحه آزمایشی؟ اگر پاسخ مثبت است، می دانم که به محصولی نزدیکتر هستم که مردم بتوانند با آن زندگی کنند. من به موادی که در استفاده صادقانه احساس می کنند اعتماد دارم. بلند نیست. پر زرق و برق نیست. فقط کاربردی، تمیز و آماده برای روزی که مردم واقعا دارند. این استانداردی است که من استفاده می کنم، و این استانداردی است که برای خودم می خواهم.
من دائماً همین شکایت را از رهبران تیم، مدیران پروژه و صاحبان مشاغل کوچک میشنوم: کار پراکنده میشود، پیامها دفن میشوند و کارهای ساده به زنجیرههای پیگیری طولانی تبدیل میشوند. من دیده ام که تیم ها انرژی خود را از دست می دهند نه به این دلیل که افراد مهارت ندارند، بلکه به این دلیل که روند روزانه آنها به هم ریخته است. این دلیل اصلی است که بسیاری از تیم ها شروع به نگاه کردن به یونیو می کنند. چیزی که من بیشتر متوجه شدم این است: مردم ابزار بیشتری نمی خواهند، آنها اصطکاک کمتری می خواهند. یک تیم میتواند در تمام طول روز از چت، فایلها، فهرست کارها و یادداشتها استفاده کند، اما اگر همه چیز در مکانهای مختلف باشد، باز هم جزئیات را از دست میدهد. به نظر میرسد یونیو تیمهایی را جذب میکند که میخواهند یک مکان واضحتر برای کار کردن داشته باشند. برای بسیاری از گروه ها، این به تنهایی می تواند حال و هوای روز را تغییر دهد. من این اتفاق را در یک تیم بازاریابی که با آن کار می کردم مشاهده کرده ام. طراح آنها نسخه های فایل را در یک پوشه نگه می داشت، کپی رایتر از پیام های چت کار می کرد و مدیر حساب یادداشت های مشتری را در برنامه دیگری نگه می داشت. تغییرات کوچک مدام گم می شدند. یک تیتر تایید میشود، سپس یک پیام جدیدتر میرسد و تیم باید دوباره بپرسد چه کسی چه چیزی را تغییر داده است. هنگامی که آنها به یک جریان کاری یکپارچه تر رفتند، رفت و برگشت کاهش یافت. مردم همچنان سخت کار میکردند، اما از هدر دادن زمان زیادی برای سؤالات تکراری خودداری کردند. من همچنین دیده ام که یک تیم فروش با همین مشکل مواجه شده اند. یک نماینده قول پیگیری می دهد، نماینده دیگر یادداشت تماس را به روز می کند، و مدیر تنها پس از درخواست مشتری برای پاسخی که باید از قبل آماده شده باشد، شکاف را برطرف می کند. این نوع مشکل استرس زا است. این می تواند باعث شود یک تیم کمتر سازماندهی شده به نظر برسد. پلتفرمی مانند Yunyu زمانی جذاب میشود که تیمها روشی تمیزتر برای ردیابی آنچه گفته شد، آنچه هنوز نیاز به اقدام دارد و مالک هر مرحله میخواهند بخواهند. دیدگاه من ساده است: تیم ها زمانی که هزینه سردرگمی را احساس می کنند تغییر می کنند. این هزینه در پیامهای از دست رفته، کارهای تکراری، انتقال آهسته و جلسات اضافی که نیازی به آنها نیست، نشان داده میشود. اگر یک تیم بتواند آن وقفه های کوچک را در فرآیند کاهش دهد، مردم معمولاً تغییر را خیلی سریع احساس می کنند. روز سبک تر به نظر می رسد. دنبال کردن کار راحت تر به نظر می رسد. همچنین فکر میکنم تیمهای جدید اهمیت زیادی به حضور دارند. وقتی یک شرکت فرد جدیدی را استخدام می کند، هفته اول می تواند روان یا دردناک باشد. اگر فرد جدید باید بپرسد که فایلها کجا هستند، کدام چت فعال است، و چه کسی هر کار را تایید میکند، منحنی یادگیری تندتر میشود. یک سیستم شفافتر به افراد جدید کمک میکند با استرس کمتری مستقر شوند. من دیده ام که سردرگمی مدیران را نیز کاهش می دهد، زیرا آنها نیازی به تکرار همان توضیحات را ندارند. چیزی که در مورد تیمهایی که تغییر میدهند برای من برجسته است، هیاهو نیست. این نیاز به آرامش، نظم و ریتم روزانه بهتر است. آنها ابزاری میخواهند که با روشی که مردم واقعاً کار میکنند مطابقت داشته باشد: سؤالات سریع، بهروزرسانیهای کوتاه، وظایف مشترک، و جریان مداوم پیشرفت. یونیو مورد توجه قرار می گیرد زیرا این نیاز را بیان می کند. اگر بخواهم آن را در یک خط قرار دهم، میتوانم بگویم تیمها وقتی «نرمافزار بیشتر» نمیخواهند و شروع به «صدای کمتر» میخواهند، عوض میشوند. این تغییری است که من اغلب می بینم. و هنگامی که یک تیم به آن نقطه برسد، پلتفرم مناسب کمتر شبیه برنامه دیگری است و بیشتر شبیه یک روش تمیزتر برای کار است. علاقه مند به یادگیری بیشتر در مورد روندها و راه حل های صنعت هستید؟ تماس با Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.
وانگ، لیلی 2024 نقش عملی سازمان بایندر در کارایی اداری چن، هائو 2023 چگونه سیستمهای بایگانی تمیز سرعت پاسخگویی مشتری را بهبود میبخشند Zhang, Min 2022 مزایای دنیای واقعی مواد تنفسی در استفاده روزانه Liu, Qiang 2024 Ultra Permeable Design و Comfort چرا تیم ها جریان های کاری یکپارچه را به جای ابزارهای تکه تکه انتخاب می کنند Sun, Jie 2022 کاهش اصطکاک روزانه از طریق مدیریت اسناد و وظایف بهتر
