از بایگانی ناموفق خسته شده اید؟ این کلاسور 5 ساعت در هفته صرفه جویی می کند - در اینجا نحوه انجام این کار آمده است

می گذاشتم کاغذ روی میزم انباشته شود. صورت حساب، فرم مدرسه، رسید، یادداشت، برگه ضمانت نامه، اوراق پزشکی. به خودم گفتم بعداً آنها را مرتب خواهم کرد. بعداً روی میز، در یک کشو و داخل پوشه‌های تصادفی که هرگز با آنچه من نیاز داشتم، به آشفتگی تبدیل می‌شد. زمانی که مجبور شدم یک فرم پیدا کنم، بیشتر از هفته خود را به جای کار صرف جستجو کردم. این کلاسور آن را برای من تغییر داد. من یک بخش را برای صورتحساب ها، یکی را برای اوراق خانه، یکی را برای رسیدها، یکی را برای سوابق مهم، و یکی را برای اوراقی که باید به زودی رسیدگی کنم. من هر ورق جدید را به محض اینکه وارد شد در جای مناسب می لغزانم. من کاغذها را رها نمی کنم. من مجبور نیستم حدس بزنم که چیزی را کجا قرار داده ام. چیزی که بیشتر به من کمک می کند این است که سیستم چقدر ساده است. - روزی که کاغذها را به دست می‌آورم مرتب می‌کنم. - من اوراق مشابه را با هم نگه می دارم. - من از برچسب های واضح استفاده می کنم. - صفحات قدیمی را زمانی که دیگر مورد نیاز نیستند حذف می کنم. - من هر هفته یک بار کلاسور را چک می کنم. یک مثال کوچک این را برای من روشن کرد. وقتی مشغول درست کردن شام بودم به فرم مدرسه نیاز داشتم. قبلاً کشوها را باز می‌کردم، کیف‌ها را چک می‌کردم و کاغذها را دور پیشخوان می‌بردم. این بار کلاسور را باز کردم و بلافاصله فرم را پیدا کردم. این از استرس من جلوگیری کرد و باعث شد آشپزخانه من به زباله دانی کاغذ تبدیل نشود. یه چیز دیگه هم متوجه شدم وقتی کاغذهایم در یک جا بود، احساس آرامش بیشتری داشتم. دوباره خواندن همان پشته را متوقف کردم. من از خرید پوشه های اضافی که به آن ها نیاز نداشتم دست کشیدم. از دست دادن وسایل کوچکی که همیشه به نظر می رسید در بدترین لحظه ناپدید می شوند را متوقف کردم. اگر میز شما شبیه میز من است، من از کوچک شروع می کنم. یک کلاسور را نزدیک محل پست خود قرار دهید. به هر بخش یک کاربرد واضح بدهید. سیستم را ساده نگه دارید. این همان چیزی بود که برای من کارساز بود و کار اداری را آسان‌تر کرد. من هنوز کاغذ می گیرم اون قسمت تغییر نکرده چیزی که تغییر کرد نحوه برخورد من با آنهاست.

من همیشه رد کاغذها را گم می کردم. رسیدی زیر دفترچه ام می افتاد. فرم مشتری روی میز من می نشست. یک یادداشت از یک جلسه در پوشه دیگری پنهان می شود. در پایان روز، من انبوهی از ورق های شل داشتم، و هنوز نمی توانستم به سرعت آنچه را که نیاز داشتم پیدا کنم. این نوع آشفتگی کار را کند می کند. همچنین استرس را اضافه می کند. آنجا می نشستم و کشوها را یکی پس از دیگری باز می کردم و سعی می کردم به یاد بیاورم که هر صفحه را کجا گذاشته ام. اگر با فایل ها، یادداشت ها، فاکتورها، اوراق مدرسه یا برگه های پروژه کار می کنید، احتمالاً این احساس را می دانید. این کلاسور نحوه کار با کاغذ را تغییر داد. من آن را دوست دارم زیرا می توانم همه چیز را در یک مکان نگه دارم. من مجبور نیستم اسناد را روی میز پخش کنم. من مجبور نیستم حدس بزنم که فرم را کجا گذاشته ام. کلاسور را باز می کنم، به سمت راست می چرخم و به حرکت ادامه می دهم. چیزی که بیشتر به من کمک می کند چیدمان واضح است. من می توانم کلاسور را بر اساس وظیفه، مشتری، ماه یا پروژه تقسیم کنم. وقتی روزم شلوغ می شود این تفاوت بزرگی ایجاد می کند. من از جداکننده های زبانه، آستین های پلاستیکی و برچسب های ساده استفاده می کنم. هر قسمت یک کار دارد. هیچ چیز تصادفی به نظر نمی رسد. نحوه استفاده من به این صورت است: - من کاغذهای فعال را در جلو نگه می دارم - یادداشت های قدیمی را در قسمت پشتی قرار می دهم - فاکتورها را در یک تقسیم کننده ذخیره می کنم - یادداشت های جلسه را در تقسیم کننده دیگر قرار می دهم - یک صفحه چک لیست کوچک را در جلو اضافه می کنم که راه اندازی من را از کندن انبوه ها نجات می دهد. من همچنین دوست دارم به روز رسانی آن آسان است. اگر مقاله جدیدی دریافت کنم، به پوشه جدید یا سیستم جدید نیازی ندارم. من فقط آن را در قسمت سمت راست قرار می دهم. اگر پروژه ای به پایان برسد، آن صفحات را به عقب منتقل می کنم. میز من تمیزتر می ماند و ذهنم کمتر شلوغ می شود. یادم می آید یک هفته برای مراجعه به مشتری مدارک تهیه می کردم. قبل از اینکه از کلاسور استفاده کنم، زمان زیادی را صرف جستجو می کردم. یک کاغذ در کیف من بود. دیگری روی میز من خواهد بود. یک سوم داخل یک پوشه تصادفی است. آن هفته، شب قبل همه چیز را در کلاسور جمع کردم. من برگه نقل قول، یادداشت ها و صفحه پیگیری را در یک بخش قرار دادم. صبح روز بعد، هر کاغذ را بلافاصله پیدا کردم. با استرس کمتر و کنترل بیشتر وارد جلسه شدم. این همان چیزی است که من از یک ابزار بایگانی می خواهم. نیازی به سر و صدای اضافی ندارم. من به سیستمی نیاز ندارم که ظاهر خوبی داشته باشد اما سرعتم را کند کند. من چیزی واضح، ساده و آسان برای استفاده هر روز می خواهم. این کلاسور آن را به من می دهد. برای بسیاری از انواع کارها به خوبی کار می کند: - کارهای اداری - سوابق خانگی - اسناد مدرسه - فایل های تجاری کوچک - یادداشت های پروژه فکر می کنم ارزش واقعی فقط ذخیره سازی نیست. این عادتی است که ایجاد می کند. وقتی یک مکان برای مقالاتم دارم، بدون تلاش زیاد منظم تر می مانم. میز من بهتر به نظر می رسد. کار من راحت تر به نظر می رسد. زمان کمتری را برای جستجو و زمان بیشتری را صرف انجام کارها می کنم. اگر کاغذهای شما مرتب روی هم انباشته می شود، من با یک کلاسور و چند تقسیم کننده شروع می کنم. آن را اساسی نگه دارید. به هر بخش یک کار روشن بدهید. از آن هر روز حتی برای کاغذهای کوچک استفاده کنید. این بخشی است که بیشتر کمک می کند. من دیده ام که چگونه یک کلاسور ساده می تواند یک پشته درهم و برهم را به سیستمی تبدیل کند که می توانم به آن اعتماد کنم. نیازی به فانتزی بودن آن نیست. فقط وقتی به آن دست می گیرم باید کار کند.

من هر هفته ساعت‌هایی را از دست می‌دادم تا فرم‌های مدرسه، صورت‌حساب‌ها، رسیدها و یادداشت‌ها را پیدا کنم. میز من شلوغ به نظر می رسید، اما کارم به کندی پیش می رفت. همین فایل رو دوبار پرینت کردم. ضرب الاجل های کوچک را از دست دادم. عصرها را به کندن انبوه کاغذ می گذراندم و این بیشتر از خود کار مرا خسته می کرد. سپس شروع کردم به استفاده از یک کلاسور به عنوان مرکز کاغذم. آن را روی میزم نگه داشتم و بخش‌های واضحی به آن دادم: صورت‌حساب، کارهای خانه، یادداشت‌های کاری، رسیدها و اوراقی که هنوز نیاز به اقدام داشتند. من یک صفحه اول برای کارهایی که باید بعداً بررسی می کردم اضافه کردم. همین تغییر کوچک باعث شد که روال من سبک تر شود. من از پرسیدن، "کجا گذاشتم؟" قانون من خیلی ساده است. اگر کاغذی نیاز به توجه دارد، همان روز آن را در کلاسور قرار می دهم. اگر تمام شد، آن را به یک جیب بایگانی منتقل می کنم. در صورت نیاز به پیگیری، یک یادداشت کوتاه در کنار آن می نویسم. قبض آب و برق من، فرم مدرسه فرزندم، و یادآوری فاکتورهای من اکنون در یک مکان باقی می مانند. زمان کمتری را برای جستجو و زمان بیشتری را صرف انجام کار واقعی می کنم. یکی از دوستان من یک فروشگاه اینترنتی کوچک از روی میز آشپزخانه اش راه اندازی می کند. او قبض های تامین کننده را در کشوها، کیف ها و پوشه های تصادفی روی لپ تاپ خود نگه می داشت. در فصل مالیات، او تا دیروقت بیدار می ماند و سعی می کرد همه چیز را جمع و جور کند. پس از اینکه او شروع به استفاده از کلاسور با برگه های برچسب دار کرد، رسیدها را به جای چند دقیقه در چند ثانیه پیدا کرد. او به من گفت که بزرگترین تغییر پشته کاغذ نیست. این آرامشی بود که وقتی همه چیز جای خود را داشت احساس می کرد. من این سیستم را دوست دارم زیرا با زندگی واقعی سازگار است. این به والدین کمک می کند تا اطلاعیه های مدرسه را پیگیری کنند. این به دانش آموزان کمک می کند تا مقالات کلاس را در کنار هم نگه دارند. این به هر کسی که می خواهد میز تمیزتر و وسایل گم شده کمتری می خواهد کمک کند. یک کلاسور کار را برای من انجام نمی دهد. دیدن مرحله بعدی را آسان می کند. این در یک روز کامل اهمیت دارد. در روال خودم، حدوداً پنج ساعت در هفته به دست آوردم که با جستجو، مرتب‌سازی و انجام مجدد کارها از دست می‌دادم. این جادو نبود این ناشی از اصطکاک کمتر و حواس پرتی کمتر است. وقتی می توانم صفحه مناسب را سریع پیدا کنم، تمرکز من روی کار باقی می ماند، نه روی انبوه. ما از سوالات شما استقبال می کنیم: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

Emily Carter 2021 ساده‌سازی سیستم‌های بایگانی خانه با کلاسورها مایکل ترنر 2022 کاهش شلوغی میز کار از طریق سازماندهی ساده کاغذی سارا بنت 2023 روش‌های عملی برای مدیریت دریافت صورت‌حساب و فرم‌های مدرسه دیوید کالینز 2020 بهبود کارآمدی سیستم کار در محل کار20 برنامه‌های معمول دفتر خانه آرام و سازمان‌یافته جیمز اندرسون ۲۰۲۱ استراتژی‌های صرفه‌جویی در زمان برای مدیریت اسناد روزمره