آیا تقویم میز شما فضای شما را شلوغ کرده است؟ درستش کن

یک تقویم رومیزی می‌تواند به من کمک کند جلسات، ضرب‌الاجل‌ها و کارهای شخصی را پیگیری کنم. همچنین هنگامی که یادداشت‌های شل، صفحات قدیمی، قلم‌ها و یادآوری‌ها در اطراف آن جمع می‌شوند، می‌تواند منبع دیگری از درهم‌تنگی باشد. من این اتفاق را در دفاتر کوچک و محیط های کاری خانگی دیده ام. یک تقویم با یک هدف روشن شروع می شود. پس از چند هفته، با یادداشت های چسبناک، قرار ملاقات های خط خورده و یادآوری هایی که دیگر مفید نیستند پوشیده می شود. میز به نظر شلوغ است و یافتن یک تاریخ مهم بیش از آنچه باید تلاش می کند. یک سیستم ساده می‌تواند استفاده از تقویم را بدون حذف اطلاعات مورد نیاز من آسان‌تر کند. ### یک شغل را برای تقویم رومیزی نگه دارید من از تقویم رومیزی خود برای تاریخ هایی استفاده می کنم که به یادآوری سریع بصری نیاز دارند: - جلسات - مهلت های پروژه - قرار ملاقات ها - سفر کاری - رویدادهای خانوادگی - یادداشت های کوتاه مرتبط با یک تاریخ خاص من از آن به عنوان یک لیست کامل کار استفاده نمی کنم. دستورالعمل‌های طولانی، لیست‌های خرید و طرح‌های پروژه دقیق در یک نوت بوک یا برنامه دیجیتال قرار دارند. وقتی هر نوع اطلاعاتی در یک تقویم قرار می گیرد، خواندن صفحه سخت می شود. یک تقویم رومیزی روشن باید به یک سوال پاسخ دهد: "در این تاریخ چه اتفاقی می افتد؟" ### اطلاعاتی را که منقضی شده‌اند حذف کنید یادداشت‌های قدیمی اغلب باعث ایجاد آشفتگی بصری می‌شوند. من تقویم را در پایان هر هفته بررسی می کنم و یادآوری هایی را که دیگر نیازی به توجه ندارند حذف می کنم. از خودم می پرسم: - آیا این تاریخ هنوز مفید است؟ - آیا این کار نیاز به یادآوری دیگری دارد؟ - آیا می توانم این اطلاعات را به لیست پروژه منتقل کنم؟ - آیا شخص دیگری باید به آن عمل کند؟ قراری که تمام شده نیازی به نمایان ماندن ندارد. یک کار با تاخیر ممکن است به جای چندین یادداشت خط خورده نیاز به تاریخ جدیدی داشته باشد. این عادت کوچک تقویم را خوانا نگه می دارد. ### از یک سیستم علامت گذاری ساده استفاده کنید رنگ های زیاد می تواند باعث شود که تقویم رومیزی شلوغ به نظر برسد. من مجموعه کوچکی از علائم را ترجیح می دهم که بتوانم سریع آن را درک کنم. به عنوان مثال: - آبی برای جلسات کاری - سبز برای برنامه های شخصی - قرمز برای ضرب الاجل ها - یک نقطه کوچک برای کارهایی که نیاز به اقدام دارند، من از یک قلم یا چند رنگ ثابت به جای رنگ متفاوت برای هر نوع رویداد استفاده می کنم. هدف تندخوانی است نه تزئین. اگر به یادداشتی در کنار تاریخ نیاز داشته باشم، آن را کوتاه می‌کنم. اسکن "ارسال پیش نویس" آسان تر از یک جمله کامل در مورد پروژه است. ### به یادداشت‌های آزاد یک مکان جداگانه بدهید یادداشت‌های چسبناک مفید هستند، اما وقتی تقویم را می‌پوشانند یا روی میز پخش می‌شوند، به هم می‌ریزند. من یک قسمت یادداشت کوچک را در کنار تقویم نگه می دارم. این می تواند یک دفترچه یادداشت، یک کلیپ بورد یا یک بخش از یک برنامه ریز باشد. هر یادداشت باید یکی از سه عملکرد را داشته باشد: - انجام دهید - زمان‌بندی - حذف یادداشتی که می‌گوید «با تامین‌کننده تماس بگیرید» به تاریخ یا مرحله بعدی واضح نیاز دارد. یک یادداشت بدون عمل اغلب بیشتر از زمان مورد نیاز روی میز می ماند. این قانون برای یک دفتر کار خانگی نیز به خوبی کار می کند. اگر یادآوری مربوط به صورت‌حساب، رویداد مدرسه یا بازدید تعمیر باشد، آن را فقط زمانی در تقویم قرار می‌دهم که تاریخ مهم باشد. ### موارد را در اطراف تقویم محدود کنید تقویم به فضای خالی در اطراف خود نیاز دارد. وقتی خودکارها، رسیدها، کابل‌ها و کاغذها در کنار تقویم قرار می‌گیرند، کل منطقه شلوغ می‌شود، حتی اگر خود تقویم مرتب باشد. من فقط مواردی را که هر روز استفاده می کنم در دسترس نگه می دارم. لوازم التحریر اضافی در یک کشو یا ظرف کوچک قرار می گیرد. رسیدها به یک پوشه جداگانه منتقل می شوند. کابل ها به جای اینکه در صفحه تقویم قرار بگیرند، کنار هم می مانند. یک آزمایش مفید این است که منطقه را پاک کنید و هر مورد را یکی یکی برگردانید. اگر یک شی از وظیفه ای که من روی میز انجام می دهم پشتیبانی نمی کند، نیازی به ماندن در آنجا نیست. ### تقویم را با میز تطبیق دهید اندازه و موقعیت تقویم بر سهولت استفاده از آن تأثیر می گذارد. یک تقویم بزرگ ممکن است صفحه کلید را مسدود کند یا فضای نوشتن را کاهش دهد. یک تقویم کوچک ممکن است مرا مجبور به نوشتن بیش از حد در یک منطقه محدود کند. تقویم را در جایی قرار می دهم که بتوانم آن را بدون جابجایی موارد دیگر ببینم. اگر کنار مانیتور کار کنم، تقویم را با یک نگاه کوتاه نگه می دارم. اگر اغلب با دست می نویسم، فضای کافی برای ورق زدن و اضافه کردن یک یادداشت کوتاه می گذارم. یک تقویم رومیزی باید از کارهای روزمره من پشتیبانی کند، نه اینکه با آن رقابت کند. ### تنظیم مجدد هفتگی کوتاه من در پایان هفته کاری چند دقیقه را صرف بررسی تقویم می کنم. یادداشت‌های منقضی شده را حذف می‌کنم، تاریخ‌های آینده را بررسی می‌کنم و کارهای طولانی‌تر را به سیستم مناسب منتقل می‌کنم. این روال به من کمک می کند تا به الگوها توجه کنم. اگر همان یادآوری هر هفته ظاهر می‌شود، ممکن است در فهرست کارهای تکرارشونده باشد. اگر تقویم پر از جزئیات پروژه باشد، ممکن است به یک تابلوی پروژه جداگانه نیاز داشته باشم. بهترین سیستم تقویم رومیزی سیستمی نیست که دارای بیشترین برچسب یا لوازم باشد. این همان چیزی است که می توانم با کمی تلاش حفظ کنم. تاریخ ها را واضح نگه دارید، وظایف دقیق را به جای دیگری منتقل کنید و فضای باز را در اطراف تقویم بگذارید. یک تقویم رومیزی مرتب پیدا کردن قرار بعدی و شروع کار بعدی را آسان تر می کند.

یک میز شلوغ می تواند یک کار ساده را سخت تر از آنچه هست کند. کاغذها فضا را می پوشانند، کابل ها با هم مخلوط می شوند و اقلام کوچک در جاهایی می مانند که به آنها تعلق ندارد. من اغلب متوجه می شوم که آشفتگی مشکل واقعی نیست. مشکل واقعی نداشتن روش روشن برای مقابله با آن است. وقتی می‌خواهم میز را سریع تمیز کنم، سعی نمی‌کنم هر کشو را مرتب کنم یا کل اتاق را تمیز کنم. من فقط روی سطح میز تمرکز می کنم و از یک فرآیند کوتاه و ساده استفاده می کنم. 1. همه چیز را از محل کار اصلی خارج کنید فنجان، دفترچه یادداشت، کاغذ، دستگاه و اشیاء کوچک را بردارید. آنها را روی زمین، صندلی نزدیک یا سطح امن دیگری قرار دهید. این به من دید واضحی از میز می دهد. همچنین من را از انتقال همان آیتم از گوشه ای به گوشه دیگر باز می دارد. تجهیزات بزرگ مانند مانیتور یا لامپ رومیزی را اگر قبلاً در آنجا مفید باشد، در جای خود می گذارم. هدف ایجاد فضای کاری است نه بازسازی کل میز. 2. چهار گروه ساده بسازید. اقلام را به چهار گروه مرتب می کنم: - روی میز نگه دارید - جای دیگری حرکت کنید - دور بیندازید یا بازیافت کنید - بعداً تصمیم بگیرید گروه اول باید فقط شامل مواردی باشد که من اغلب استفاده می کنم، مانند صفحه کلید، نوت بوک، خودکار یا شارژر. گروه دوم شامل اشیایی است که به اتاق یا کشو دیگری تعلق دارند. یک کتاب برای اتاق خواب، یک رسید برای یک پوشه، و باتری های یدکی برای یک جعبه ذخیره سازی همه اینجا قرار می گیرند. گروه سوم شامل بسته بندی های خالی، یادداشت های قدیمی، خودکارهای شکسته و کاغذهایی است که دیگر هدفی ندارند. من اطلاعات شخصی را قبل از بازیافت اسناد بررسی می کنم. گروه آخر به من کمک می کند که گیر نکنم. اگر نتوانم سریع تصمیم بگیرم، مورد را در آنجا قرار می دهم و ادامه می دهم. گروه "بعدا تصمیم بگیرید" مفیدتر از متوقف کردن کل کار روی یک کابل قدیمی است. 3. فقط ابزارهای روزانه را در نزدیکی خود نگه دارید از خودم یک سوال می پرسم: "آیا در طول یک جلسه کاری عادی از آن استفاده خواهم کرد؟" اگر پاسخ منفی است، نیازی نیست که مورد در محل کار اصلی بماند. مثلاً ممکن است یک دفتر و دو خودکار روی میز بگذارم. نوت بوک های اضافی می توانند در کشو قرار گیرند. ممکن است شارژر لپ‌تاپ فعلی‌ام را در نزدیکی نگه دارم در حالی که کابل‌های استفاده‌نشده را به جعبه برچسب‌دار منتقل می‌کنم. این قانون به هر مورد دلیلی برای ماندن می دهد. همچنین تنظیم مجدد میز بعد از کار را آسان تر می کند. 4. وسایل شل را به خانه بدهید. من از یک سینی کوچک برای کلیدها، هدفون‌های هدفون و درایوهای USB استفاده می‌کنم. من کاغذها را در یک فایل عمودی قرار می دهم به جای اینکه آنها را در توده های جداگانه بگذارم. من از یک جعبه کابل به جای چند بسته شل استفاده می کنم. ذخیره سازی نیازی به گران بودن ندارد. یک جعبه تمیز، یک لیوان برای خودکار یا یک پوشه می تواند به خوبی کار کند. بهترین راه حل، راه حلی است که بدون تلاش اضافی به استفاده از آن ادامه خواهم داد. 5. کابل ها را کنترل کنید کابل های شل باعث می شود میز تمیز دوباره نامرتب به نظر برسد. شارژرهایی را که دیگر استفاده نمی‌کنم از برق جدا می‌کنم و کابل‌های باقی‌مانده را بر اساس هدف گروه‌بندی می‌کنم. یک کابل می تواند به لپ تاپ متصل بماند. دیگران را می توان با برچسب های کوچک مانند "تلفن"، "مانیتور" یا "پشتیبان" برچسب گذاری کرد. طول اضافی را با یک کراوات قابل استفاده مجدد پشت میز نگه می دارم. من از فشار دادن هر کابل دور از دید خودداری می کنم. اگر به کابل نیاز دارم اغلب دسترسی داشته باشم، باید دسترسی به آن آسان باشد. 6. سطح خالی را تمیز کنید، پس از شفاف شدن میز، سطح را با یک پارچه مناسب پاک می کنم. اطراف صفحه کلید، ماوس، پایه مانیتور و لبه های میز را تمیز می کنم. فضای زیر میز را هم چک می کنم. چند دقیقه تمیز کردن آنجا می تواند از تجمع مجدد گرد و غبار و اجسام گم شده جلوگیری کند. وسایل الکترونیکی باید طبق دستورالعمل های مراقبتی سازنده تمیز شوند. من مایع را مستقیماً روی صفحه نمایش یا صفحه کلید اسپری نمی کنم. 7. موارد کمتری را برگردانید. یک راه اندازی معمول برای من یک لپ تاپ یا مانیتور، صفحه کلید، ماوس، نوت بوک و یک قلم است. شخصی که نقاشی می‌کشد ممکن است به یک کتاب طراحی و مجموعه‌ای کوچک از ابزار نیاز داشته باشد. کسی که مطالعه می کند ممکن است به یک غرفه کتاب و یک پوشه نیاز داشته باشد. یک میز تمیز نیازی ندارد خالی به نظر برسد. باید با کاری که در آنجا انجام می شود مطابقت داشته باشد. یک بار سه نوت بوک کنار صفحه کلیدم نگه داشتم چون فکر می کردم ممکن است به آنها نیاز داشته باشم. بعد از یک هفته متوجه شدم که فقط از یکی استفاده کردم. انتقال دو مورد دیگر به داخل کشو، استفاده از میز را بدون تغییر روال عادی آسان‌تر کرد. 8. ایجاد یک عادت بازنشانی ساده در پایان جلسه کاری، هر مورد را به محل تعیین شده خود برمی گردانم. دفترچه‌ها را می‌بندم، فنجان‌ها را برمی‌دارم، کاغذها را در پرونده قرار می‌دهم و اشیاء کوچک را بررسی می‌کنم. این عادت تلاش کمتری نسبت به رسیدگی به یک توده بزرگ بعداً می طلبد. همچنین سعی می کنم هر دوره کاری را با یک فضای باز در مقابلم شروع کنم. آن فضای کوچک به من کمک می کند بدون جستجوی اتاق شروع کنم. یک میز روشن نشانه این نیست که هر بخش از زندگی سازماندهی شده است. این یک راه اندازی عملی است که حواس پرتی های کوچک را کاهش می دهد. وقتی اقلام را بدون هدف حذف می‌کنم، آنچه را که باقی می‌ماند گروه‌بندی می‌کنم و به هر ابزار خانه می‌دهم، استفاده از میز آسان‌تر و نگهداری آسان‌تر می‌شود. بهترین روش تمیز کردن میز، روشی است که متناسب با روال روزانه من باشد. اگر از قبل چیزهای زیادی دارم، به ظروف بیشتری نیاز ندارم. من به آیتم های کمتر، مکان های واضح و یک تنظیم مجدد ساده نیاز دارم که بتوانم آن را تکرار کنم.

من فکر می کردم یک برنامه خوب باید شامل هر کار، ضرب الاجل، یادداشت و ایده باشد. تقویم من شلوغ شد، لیست وظایف من مدام در حال افزایش بود، و من هنوز کارهایی را که مهم‌تر بود از دست می‌دادم. مشکل کمبود تلاش نبود. این طرح شکل مشخصی نداشت. یک طرح مفید باید به من کمک کند تصمیم بگیرم چه چیزی سزاوار توجه است، چه چیزی می تواند منتظر بماند و چه چیزی اصلاً در لیست من نیست. من این فرآیند را ساده نگه می‌دارم تا بتوانم در یک روز کاری شلوغ از آن استفاده کنم، نه فقط در یک جلسه برنامه‌ریزی آرام. من با یک نتیجه واضح شروع می کنم. به جای نوشتن «کار در وب سایت»، می نویسم «صفحه خدمات جدید را منتشر کنید». نسخه دوم چیزی را به من می دهد که بتوانم بررسی کنم. همچنین به من کمک می‌کند تا مراحلی را که از نتیجه پشتیبانی می‌کنند ببینم: - جمع‌آوری جزئیات صفحه - نوشتن اولین پیش‌نویس - مرور عبارت‌ها - اضافه کردن تصاویر و پیوندها - انتشار صفحه این تغییر کوچک بسیاری از سردرگمی‌ها را برطرف می‌کند. یک کار گسترده می تواند هفته ها در لیست باقی بماند. یک نتیجه واضح به من نشان می دهد که پیشرفت چگونه به نظر می رسد. سپس فهرست کوتاهی از اولویت ها را انتخاب می کنم. برای یک روز کاری عادی، من ممکن است سه کار کلیدی را انتخاب کنم: - تکمیل پیشنهاد مشتری - بررسی نقل قول تامین کننده - آماده کردن یادداشت ها برای جلسه تیم سایر وظایف می توانند بدون رقابت برای جلب توجه من قابل مشاهده باشند. من ممکن است آنها را در یک لیست جداگانه به نام "بعدا" نگه دارم. این باعث می‌شود که ایده‌های مفید کار امروز را نپذیرند. یک طرح همچنین برای کارهایی که بدون هشدار ظاهر می شوند به فضا نیاز دارد. بخش کوچکی از روزم را برای سؤالات مشتری، تغییرات یک همکار یا مشکلی که نیاز به پاسخ سریع دارد، باز می گذارم. برنامه‌ای که از صبح تا عصر بسته‌شده است، سازنده به نظر می‌رسد، اما جایی برای فعالیت‌های کاری عادی باقی نمی‌گذارد. من کارهای بزرگ را به کارهایی تقسیم می کنم که برای شروع آنها تلاش کمتری می شود. "گزارش تهیه کنید" احساس سنگینی می کند. "باز کردن ارقام ماه گذشته" قابل کنترل است. هنگامی که فایل را باز می کنم، عملکرد بعدی آسان تر می شود. این روش به من کمک می کند تا از تاخیری که اغلب با کار نامشخص می آید عبور کنم. وقتی یک پروژه را برنامه ریزی می کنم، از چهار سوال ساده استفاده می کنم: 1. به چه نتیجه ای نیاز دارم؟ 2. در مرحله بعد چه اقدامی می توانم انجام دهم؟ 3. به چه اطلاعات یا شخصی نیاز دارم؟ 4. چه چیزی می تواند کار را کند کند؟ به یک فروشگاه اینترنتی کوچک مراجعه کنید تا یک به‌روزرسانی محصول را آماده کنید. ممکن است مالک به عکس‌های جدید، جزئیات محصول، اطلاعات موجودی و تاریخ تحویل نیاز داشته باشد. یادداشت شل که می گوید «محصول راه اندازی» کار انجام شده را نشان نمی دهد. یک طرح عملی ممکن است به این صورت باشد: - نام محصول و قیمت را تأیید کنید - جزئیات موجودی را از تامین کننده بخواهید - عکس محصول بگیرید یا درخواست کنید - توضیحات محصول را بنویسید - اطلاعات حمل و نقل را بررسی کنید - صفحه محصول را منتشر کنید - صفحه را در تلفن مرور کنید طرح بدون تبدیل شدن به یک سند طولانی واضح است. هر کار دلیلی دارد و مالک می تواند آنچه را که هنوز گم شده است ببیند. من برنامه ام را در پایان روز مرور می کنم، اما همه چیز را بازنویسی نمی کنم. من سه نقطه را بررسی می کنم: - چه چیزی را تکمیل کردم؟ - چه چیزی نیاز به یک زمان جدید یا یک فرد متفاوت دارد؟ - چه چیزی دیگر از نتیجه اصلی پشتیبانی نمی کند؟ یک کار ممکن است در روز دوشنبه مفید به نظر برسد و تا پنجشنبه غیر ضروری شود. حذف آن شکست نیست. این بخشی از دقیق نگه داشتن برنامه است. من همچنین از قرار دادن هر یادداشت در لیست وظایف خود اجتناب می کنم. یادداشت‌های جلسه، ایده‌ها، پیوندهای مرجع و اقدامات، اهداف مختلفی را دنبال می‌کنند. وقتی آنها را با هم مخلوط می کنم، زمان زیادی را صرف جستجو می کنم. من اقدامات را در لیست وظایف، اطلاعات پس زمینه را در یادداشت ها و ایده های آینده را در یک فضای جداگانه نگه می دارم. دیدگاه من ساده است: برنامه ریزی باید تصمیمات را کاهش دهد، نه اینکه بیشتر آنها را ایجاد کند. طرحی که نیاز به تعمیر دائمی دارد ممکن است حاوی جزئیات بیش از حد یا اولویت های نامشخص باشد. با یک نتیجه شروع کنید، مجموعه کوچکی از اقدامات را انتخاب کنید، فضایی را برای تغییر بگذارید و آنچه را که هنوز مهم است مرور کنید. هدف کنترل هر قسمت از روز نیست. هدف این است که مرحله مفید بعدی را به راحتی مشاهده کنید.

من فکر می کردم تمرکز یک مهارت شخصی است. اگر نمی‌توانستم کاری را تمام کنم، عادت‌هایم، تلفن یا عدم انضباطم را سرزنش می‌کردم. با گذشت زمان، متوجه مشکل دیگری شدم: فضای من از هر جهت توجه را می طلبید. برگه‌های باز، هشدارهای پیام، کاغذهای روی میز، نویز پس‌زمینه، و فهرست کارهای طولانی می‌توانند ذهن را قبل از شروع کار متفرق کنند. وقتی دور خودم فضا ایجاد می کنم، شروع کار متمرکز آسان تر و حفظ آن آسان تر می شود. ## با یک کار واضح شروع کنید یک برنامه مبهم سر و صدای ذهنی ایجاد می کند. "کار روی پروژه" بسیار گسترده است. ممکن است پشت میز خود بنشینم، ایمیل را چک کنم، اطلاعاتی را جستجو کنم، فایلی را ویرایش کنم، و هنوز در مورد آنچه به دست آورده ام مطمئن نباشم. به جای آن اقدام مفید بعدی را می نویسم: - پیش نویس پاراگراف آغازین - بررسی سه پاسخ مشتری - ایجاد ساختار جدول - خواندن صفحات 20 تا 30 - آماده کردن یادداشت های جلسه یک اقدام واضح توجه من را به سمت فرود می آورد. همچنین دیدن پیشرفت را آسان تر می کند. ## حواس پرتی های قابل مشاهده را حذف کنید میز من نیازی به خالی بودن ندارد. باید از وظیفه ای که پیش روی من است پشتیبانی کند. قبل از شروع، من فقط مواردی را که انتظار دارم استفاده کنم نگه می دارم. یک دفترچه یادداشت، یک خودکار، کامپیوتر من و یک لیوان آب ممکن است کافی باشد. اشیاء دیگر به کشو، کیف یا اتاق دیگری می روند. این تغییر کوچک کمک می کند زیرا اطلاعات بصری توجه را جلب می کند، حتی زمانی که قصد استفاده از آن را ندارم. انبوهی از رسیدها می تواند من را به یاد صورتحساب های پرداخت نشده باشد. یک مانیتور دوم می تواند از من دعوت کند تا صفحات غیرمرتبط را بررسی کنم. یک تلفن در کنار صفحه کلید من می تواند چشمانم را به سمت هر هشدار جدید بکشاند. سطح شفاف همه مشکلات فوکوس را حل نمی‌کند، اما تعداد انتخاب‌های من را کاهش می‌دهد. ## یک فضای دیجیتالی آرام ایجاد کنید. به هم ریختگی دیجیتالی ممکن است سخت تر از بهم ریختگی فیزیکی باشد. من برگه هایی را می بندم که وظیفه فعلی من را پشتیبانی نمی کنند. من اعلان‌های پیام را در طول یک بلوک کاری متوقف می‌کنم. هنگام نوشتن یا مطالعه، ایمیل را از صفحه اصلی دور نگه می دارم. یکی از روش‌های عملی استفاده از پنجره‌های مجزای مرورگر است: - یک پنجره برای پروژه فعلی - یک پنجره برای مواد مرجع - یک پنجره برای کارهای شخصی. وقتی روی یک گزارش کار می کردم، ایمیل را در کنار سند باز می گذاشتم. هر پیام جدید توجه من را جلب می کرد. پس از انتقال ایمیل به یک پنجره جداگانه و بررسی آن در نقاط تعیین شده، زمان کمتری را صرف جابجایی بین وظایف کردم. این تغییر به برنامه جدیدی نیاز نداشت. به یک مرز مشخص نیاز داشت. ## به کار خود شکل زمانی بدهید یک کار بدون محدودیت زمانی می تواند در کل روز گسترش یابد. من یک دوره کاری را انتخاب می کنم که احساس می کنم ممکن است، مانند 25، 40 یا 60 دقیقه. در آن دوره روی یک کار تمرکز می کنم. وقتی پریود تمام می شود، استراحت کوتاهی می کنم، کشش می دهم یا آنچه را که باید بعدا اتفاق بیفتد مرور می کنم. طول بستگی به کار دارد. خواندن عمیق ممکن است به بلوک طولانی تری نیاز داشته باشد. یک کار ساده مدیریت ممکن است در 20 دقیقه جا شود. من همچنین یک بافر کوچک بین کارها می گذارم. اگر یک جلسه در ساعت 10:00 به پایان برسد و کار بعدی در ساعت 10:00 شروع شود، من زمانی برای تنظیم مجدد ندارم. یک مکث پنج دقیقه ای می تواند به من کمک کند یک پرونده ذهنی را قبل از باز کردن پرونده دیگر ببندم. ## یک لیست عکس را در نزدیکی خود نگه دارید افکار جدید اغلب زمانی ظاهر می شوند که سعی می کنم تمرکز کنم. ممکن است یک صورتحساب را به خاطر بیاورم، به یک سوال فکر کنم، یا متوجه وظیفه ای شوم که نیاز به توجه دارد. اگر به هر فکری عمل کنم، وظیفه اصلی ناپدید می شود. اگر سعی کنم همه چیز را به خاطر بسپارم، بخشی از توجهم مشغول می ماند. من یک لیست ضبط ساده نگه می دارم. فکر را در چند کلمه می نویسم و ​​به کارم برمی گردم. مثال‌ها: - پاسخ به سام - بررسی زمان قطار - سفارش کاغذ چاپگر - در مورد فاکتور بپرسید این فهرست یک طرح وظیفه دوم نیست. این مکانی است برای ذخیره وقفه ها تا زمانی که آنها را بررسی کنم. ## شروع را آسان تر کنید بسیاری از مردم با خود کار مشکلی ندارند. آنها در پنج دقیقه اول مشکل دارند. قبل از اینکه کار را متوقف کنم نقطه شروع را آماده می کنم. من سند را برای بخش بعدی باز می گذارم. یادداشت های پژوهشی را در کنار پیش نویس قرار می دهم. من یک جمله در مورد مرحله بعدی می نویسم. این نیاز به بازسازی زمینه را در آینده برطرف می کند. برای مطالعه، ممکن است صفحه ای را که باید ادامه دهم را علامت گذاری کنم. برای ورزش، ممکن است لباس هایم را نزدیک در بگذارم. برای برنامه ریزی، ممکن است یک صفحه خالی با سؤالات کلیدی از قبل نوشته شده باز کنم. آماده سازی کوچک مقاومت را کاهش می دهد. ## فضا را با نوع فوکوس مطابقت دهید وظایف مختلف به تنظیمات متفاوتی نیاز دارند. نوشتن ممکن است نیاز به صفحه نمایش آرام و تمیز داشته باشد. خواندن ممکن است با صفحات چاپ شده بهتر عمل کند. برنامه ریزی ممکن است به یک تخته سفید یا یک دفترچه نیاز داشته باشد. کارهای معمولی گاهی اوقات ممکن است با صدای پس زمینه ملایم اتفاق بیفتد. من به شرایطی توجه می کنم که به من کمک می کند در هر کاری بمانم. من هر فعالیتی را به یک تنظیم مجبور نمی کنم. یک تست ساده به شما کمک می کند: بعد از 20 دقیقه، بپرسید که آیا فضا از کار پشتیبانی می کند یا با آن رقابت می کند. اگر رقابت کرد، یک عامل را تغییر دهید. تلفن را حرکت دهید، یک برگه را ببندید، نویز را کاهش دهید یا یک کار کوچکتر انتخاب کنید. وقتی فضا یک پیام واضح ارسال می کند، تمرکز آسان تر می شود: این کاری است که من اکنون انجام می دهم. ## از انتهای بلوک کاری محافظت کنید توقف خوب به شروع جلسه بعدی کمک می کند. آنچه را که تکمیل کردم ثبت می کنم و اقدام بعدی را می نویسم. فایل هایی را که دیگر اهمیتی ندارند را می بندم. اقلام را به جایشان برمی گردم. این چند دقیقه طول می کشد، اما از شروع کار فردا با سردرگمی جلوگیری می کند. یک فضای متمرکز نیازی به ظاهر کامل ندارد. باید اصطکاک را کاهش دهد، سیگنال های رقیب را محدود کند، و عمل بعدی را قابل مشاهده کند. وقتی در اطراف کار فضایی ایجاد می کنم، نیازی نیست هر دقیقه به اجبار توجه کنم. محیط بخشی از کار را حمل می کند.

یک میز شلوغ می تواند یک کار ساده را سخت تر از آنچه لازم است ایجاد کند. کاغذها زیر دفترچه‌ها پنهان می‌شوند، کابل‌ها در سراسر محل کار پخش می‌شوند و اقلام کوچک درست زمانی که به آنها نیاز دارم ناپدید می‌شوند. ممکن است زمان بیشتری را صرف جستجوی خودکار کنم تا استفاده از آن. یک میز مرتب‌تر به من مکان روشن‌تری برای کار می‌دهد. نیازی به تغییر بزرگ یا نصب پرهزینه ندارد. چند تغییر کوچک می تواند استفاده از سطح را آسان تر و نگهداری را آسان تر کند. من با برداشتن همه چیز از روی میز شروع می کنم. این به من دید واضحی از فضا می دهد. من هر مورد را به سه گروه دسته بندی می کنم: - مواردی که هر روز استفاده می کنم - مواردی که هر از گاهی استفاده می کنم - مواردی که روی میز تعلق ندارند وسایل روزانه به راحتی در دسترس هستند. ممکن است یک صفحه کلید، نوت بوک، خودکار و تلفن به مکانی نزدیک من نیاز داشته باشد. اسناد اضافی می توانند به کشو یا نگهدارنده پرونده منتقل شوند. فنجان های خالی، رسیدهای قدیمی و بسته بندی های استفاده نشده می توانند از فضای کار خارج شوند. این مرحله مرتب‌سازی ساده اغلب نشان می‌دهد که چقدر فضا توسط مواردی که به ندرت لمس می‌کنم اشغال شده است. بعد، من به هر مورد یک مکان ثابت می دهم. یک جا خودکار می تواند ابزارهای نوشتن را کنار هم نگه دارد. یک سینی کوچک می تواند کلیدها، گیره ها یا کابل شارژ را در خود جای دهد. پایه فایل می‌تواند کاغذها را به‌جای اینکه اجازه دهد یک توده شل تشکیل دهند، صاف نگه دارد. این گزینه های ذخیره سازی کوچک تعداد وسایلی را که مستقیماً روی میز قرار می گیرند کاهش می دهد. من فضای ذخیره‌سازی را ترجیح می‌دهم که اقلام مفید را بدون پوشاندن کل سطح قابل مشاهده نگه دارد. وقتی می‌توانم ببینم چیزی به کجا تعلق دارد، به احتمال زیاد بعد از استفاده آن را برگردانم. کابل ها نیز به یک مسیر روشن نیاز دارند. کابل‌های شل می‌توانند حتی زمانی که همه چیز سر جای خود هستند، میز را نامرتب نشان دهند. من هر کابل را به سمت کنار یا پشت میز هدایت می کنم، سپس طول اضافی را با یک کراوات قابل استفاده مجدد محکم می کنم. شارژرهایی که من هر روز استفاده می کنم می توانند متصل بمانند. کابل هایی که کمتر استفاده می شوند می توانند داخل جعبه یا کشوی برچسب دار بروند. وقتی چندین کابل شبیه هم هستند، برچسب ها کمک می کنند. یک برچسب کوچک با علامت "لامپ"، "تلفن" یا "مانیتور" می تواند بعدا در زمان صرفه جویی کند. اطراف مانیتور نیز شایسته توجه است. صفحه نمایش را در ارتفاعی راحت نگه می دارم و فضای باز کافی برای نوشتن می گذارم. یادداشت هایی که روی دیوار یا در دفترچه یادداشت می مانند، راحت تر از کاغذهای شل شده روی میز هستند. یک میز تمیز نیازی ندارد خالی به نظر برسد. باید از روش کار من حمایت کند. وقتی با یک میز کوچک کار می‌کردم، یک سینی باریک در کنار مانیتور برای تلفن، کلیدها و درایو USB قرار دادم. قبل از آن، آن اقلام در طول روز از گوشه ای به گوشه دیگر منتقل می شدند. سینی فضای ذخیره‌سازی زیادی اضافه نمی‌کرد، با این حال به هر یک از اقلام یک خانه شفاف می‌داد. استفاده از میز راحت‌تر بود زیرا دیگر نیازی به جست‌وجوی وسایل ضروری کوچک نبود. آخرین مرحله یک تنظیم مجدد کوتاه است. در پایان یک جلسه کاری، هر مورد را به جای خود برمی گردانم، زباله ها را حذف می کنم و کف اطراف میز را بررسی می کنم. زمانی که سیستم ذخیره سازی ساده باشد، این تنها چند دقیقه طول می کشد. چک هفتگی می تواند به حذف کاغذها و اشیایی که به آرامی دوباره جمع شده اند کمک کند. من متوجه شدم که یک میز مرتب کمتر در مورد قوانین سختگیرانه است و بیشتر در مورد کاهش منابع کوچک اصطکاک است. وقتی هر کالای معمولی یک مکان معقول داشته باشد، سطح کار باز می‌ماند، مدیریت کابل‌ها آسان‌تر می‌شود و کار بعدی راحت‌تر به نظر می‌رسد. یک میز شفاف تر می تواند با یک سینی، یک نگهدارنده فایل و چند دقیقه مرتب سازی شروع شود. هدف یک نمایش کامل نیست. هدف فضای کاری است که به من کمک می کند با جستجوی کمتر شروع کنم، تمرکز کنم و به پایان برسانم.

یک تقویم شلوغ می تواند یک روز عادی را قبل از شروع آن سخت کند. جلسات با هم همپوشانی دارند، کارهای کوچک فضای زیادی را اشغال می‌کنند و برنامه‌های شخصی در میان یادآوری‌های کاری گم می‌شوند. من متوجه شده ام که یک تقویم منظم به معنای پر کردن هر شکاف خالی نیست. این در مورد آسان کردن هر مورد برای دیدن، درک و مدیریت است. یک تقویم تمیز به من دید بهتری از زمانم می دهد. می‌توانم ببینم چه چیزی نیاز به توجه دارد، کجا برای کار کردن دارم و چه زمانی به استراحت نیاز دارم. ### از یک تقویم به عنوان نمای اصلی خود استفاده کنید من برای نگه داشتن جلسات کاری در یک برنامه، برنامه های شخصی در برنامه دیگر و یادداشت ها در یک دفترچه یادداشت کاغذی استفاده می کردم. این راه‌اندازی ردیابی برنامه‌های ساده را سخت‌تر می‌کرد. اکنون من از یک تقویم اصلی برای هر چیزی که به تاریخ یا زمان خاصی مرتبط است استفاده می کنم. تماس های کاری، ملاقات با پزشک، رویدادهای مدرسه، برنامه های سفر و ضرب الاجل های مهم در همان مکان ظاهر می شوند. اگر به چندین تقویم نیاز است، آنها را به یک نمای وصل می کنم. من هنوز هم می‌توانم موارد کاری و شخصی را جدا نگه دارم، اما نیازی به بررسی چندین برنامه در طول روز ندارم. ### به هر رویداد یک نام واضح بدهید نام رویداد مبهم کار اضافی ایجاد می کند. "جلسه" به من نمی گوید که با چه کسی ملاقات خواهم کرد، در مورد چه چیزی بحث خواهیم کرد، یا چه چیزی را باید آماده کنم. من از نام هایی استفاده می کنم که به یک سوال اساسی پاسخ می دهند: - چه کسی درگیر است؟ - هدف چیست؟ - آیا باید چیزی بیاورم یا آماده کنم؟ به عنوان مثال: - "تماس پروژه" به "تماس بودجه پروژه با میا" تبدیل می شود - "قرار ملاقات" به "چکاپ دندانپزشکی" می شود - "کار" تبدیل به "نوشتن پیش نویس صفحه محصول" می شود نام واضح به من کمک می کند با یک نگاه سریع آن روز را درک کنم. ### جزئیاتی را که ممکن است بعداً به آن نیاز داشته باشم اضافه کنید یک رویداد باید اطلاعات مفیدی داشته باشد، نه فقط یک زمان. من مکان، پیوند جلسه، شماره تلفن، یادداشت پارکینگ یا کار آماده‌سازی را در رویداد اضافه می‌کنم. برای تماس با مشتری، ممکن است شامل موارد زیر باشد: - پیوند جلسه - نام مشتری - موضوع اصلی - پیوندی به فایل مرتبط - یک سوالی که می خواهم بپرسم. ### رنگ ها را ساده نگه دارید رنگ های زیاد می تواند خواندن تقویم را سخت تر کند. من از یک سیستم رنگی کوچک استفاده می کنم که می توانم آن را بدون بررسی راهنما به خاطر بسپارم. به عنوان مثال: - آبی برای کار - سبز برای برنامه های شخصی - زرد برای سلامتی - بنفش برای رویدادهای خانوادگی - خاکستری برای کارهای معمولی رنگ باید از متن پشتیبانی کند، نه جایگزین آن. یک تقویم پر از بلوک های روشن ممکن است فعال به نظر برسد، اما ممکن است آنچه را که شایسته توجه است نشان ندهد. ### بلوک های زمانی واقع گرایانه را تنظیم کنید من زمانی یک روز کامل را با کارهای پشت سر هم برنامه ریزی کردم. این برنامه سازنده به نظر می رسید، اما یک جلسه تاخیری بر همه چیز بعد از آن تأثیر گذاشت. حالا بین فعالیت ها فاصله می گذارم. در صورت نیاز به سفر، راه اندازی یا پیگیری، یک جلسه 30 دقیقه ای ممکن است 45 دقیقه مسدود شود. اگر تحقیق بخشی از کار باشد، ممکن است یک کار نوشتاری به جای یک ساعت به دو ساعت نیاز داشته باشد. یک تقویم مفید نحوه انجام وظایف را در زندگی واقعی نشان می دهد. روز ایده آلی را نشان نمی دهد که جایی برای حرکت باقی نمی گذارد. ### هر روز عصر تقویم را مرور کنید و روز بعد چند دقیقه را صرف بررسی آن می کنم. یادآوری‌های قدیمی را حذف می‌کنم، زمان جلسه را تأیید می‌کنم، و برای کارهایی که نیاز به آماده‌سازی دارند، یادداشت‌هایی اضافه می‌کنم. این عادت کوچک به من کمک می کند تا مشکلات را متوجه شوم در حالی که هنوز به راحتی قابل رفع هستند. اگر دو رویداد با هم تداخل داشته باشند، می توانم زودتر با کسی تماس بگیرم. اگر کاری فضا نداشته باشد، می توانم آن را به روز بهتری منتقل کنم. بررسی هفتگی نیز کمک می کند. من به دنبال جلسات مکرر، بلوک های زمانی استفاده نشده و برنامه هایی هستم که دیگر با اولویت های من مطابقت ندارند. ### وظایف را از قرارهای ملاقات جدا کنید یک قرار معمولاً یک زمان ثابت دارد. یک کار ممکن است در یک بازه زمانی تکمیل شود. رفتار یکسان با هر دو باعث شلوغ شدن تقویم می شود. ابتدا تعهدات ثابتی را روی تقویم می گذارم. من وظایف انعطاف پذیر را در اطراف آنها اضافه می کنم و در صورت امکان از بلوک های کوتاه تر استفاده می کنم. برخی از کارها تا زمانی که بدانم چه زمانی می توانم از عهده آنها برآیم، در یک لیست وظایف جداگانه باقی می مانند. این باعث می شود تقویم بدون تبدیل هر اقدام کوچک به کادر رنگی دیگر مفید باشد. ### چیزی را حذف کنید که دیگر کمکی نمی کند یک تقویم منظم نیاز به تمیز کردن منظم دارد. یادآوری‌های قدیمی را حذف می‌کنم، رویدادهای تکراری را لغو می‌کنم و اعلان‌هایی را که دیگر هدفی ندارند، تنظیم می‌کنم. اگر برای هر کار کوچک هشدار دریافت کنم، شروع به نادیده گرفتن آنها می کنم. مواردی را که در صورت فراموشی هزینه واقعی دارند، مانند سفر، قرار ملاقات، ضرب‌الاجل‌ها یا تماس‌ها، یادآوری می‌کنم. یک تقویم باید شلوغی ذهنی را کاهش دهد. وقتی به منبع دیگری از نویز تبدیل می شود، نیاز به بررسی دارد. ### یک مثال ساده تصور کنید که من یک جلسه تیمی در ساعت 10 صبح، یک گزارش برای نوشتن، یک سفر مواد غذایی و یک قرار پزشکی در ساعت 4 بعد از ظهر دارم. یک برنامه شلوغ ممکن است هر فعالیتی را در یک لیست طولانی قرار دهد. یک طرح تمیزتر می‌تواند به این شکل باشد: - 9:30–10:00 - مرور یادداشت‌ها برای جلسه تیم - 10:00–11:00 - جلسه تیم - 11:15–12:30 - نوشتن گزارش - 12:30–1:30 - ناهار و استراحت کوتاه - 2:00–2:30 سفر پزشکی – 3:00 سفر پزشکی – 30:00 قرار ملاقات - 4:00 تا 5:00 - نوبت پزشکی برنامه شامل آماده سازی، مسافرت و استراحت است. به هر طرحی فضای کافی می دهد بدون اینکه وانمود کند که روز بدون تاخیر اجرا می شود. هدف من ایجاد یک تقویم کامل نیست. من یک تقویم می خواهم که حقیقت زمان من را بگوید. نام‌های واضح، رنگ‌های ساده، یادداشت‌های مفید، فضای باز و مرورهای منظم این کار را آسان‌تر می‌کنند. وقتی می‌توانم روزم را در یک نگاه درک کنم، زمان کمتری را صرف جستجوی اطلاعات می‌کنم و زمان بیشتری را برای رسیدگی به آنچه در مقابلم است صرف می‌کنم. امروز با ما تماس بگیرید تا بیشتر بدانید Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

دیوید آلن 2015 انجام کارها کال نیوپورت 2016 کار عمیق ماری کوندو 2014 جادوی تغییر زندگی مرتب کردن جیمز کلیر 2018 عادات اتمی گلوریا مارک 2023 توجه اسپان دانیل اچ پینک 2018 وقتی