راز برنامه ریزی 30 درصد سریعتر با برنامه ریزان روزانه

بسیاری از مردم زمان زیادی را صرف برنامه ریزی روز خود می کنند و زمان بسیار کمی را صرف انجام کار می کنند. من عادت داشتم لیست کارهای طولانی را بنویسم، موارد ناتمام را به روز بعد منتقل کنم، و تعجب می کردم که زمان من کجا رفته است. مشکل کمبود تلاش نبود. طرح من وظایف باز زیادی داشت و هیچ محدودیت مشخصی برای اینکه چقدر کار می تواند در یک روز جا بیفتد، نداشت. یک ترفند ساده برنامه‌ریز روزانه به من کمک کرد تا برنامه‌های کوتاه‌تر و قابل استفاده‌تری داشته باشم: من فقط 70٪ از زمان کار در دسترسم را برنامه ریزی کردم و 30٪ باقیمانده را برای پیام ها، تاخیرها، استراحت ها و کارهای کوچک گذاشتم. این وعده نمی دهد که همه 30٪ سریعتر برنامه ریزی کنند. این به روز فضای بیشتری می دهد، که می تواند برنامه ریزی را آسان تر کند و تغییرات لحظه آخری را کاهش دهد. ## قانون برنامه ریزی روزانه 70% تعداد ساعات کاری که دارید را در نظر بگیرید. از حدود 70 درصد برای کارهای برنامه ریزی شده استفاده کنید. اگر هشت ساعت کار داشته باشم، تمام هشت ساعت را با جلسات و بلوک های کاری پر نمی کنم. من حدود پنج ساعت و نیم کار متمرکز برنامه ریزی می کنم. بقیه برای وقفه های عادی باز می مانند. یک برنامه زمانی ساده ممکن است به این شکل باشد: - 9:00–10:30 - نوشتن گزارش مشتری - 10:30–11:00 - پیام‌ها و ایمیل - 11:00-12:00 - مرور داده‌ها - 1:00-2:30 - آماده‌سازی ارائه - 2:30-3:00 - Meffers - 5:00: به‌روزرسانی‌ها: کارهای کوچک و کارهای ناتمام فضای باز زمان تلف نمی شود. از وظایف مهم در برابر یک برنامه شلوغ محافظت می کند. ## مرحله 1: یک نتیجه اصلی را انتخاب کنید که با این سوال شروع می کنم: "چه نتیجه ای امروز مفید خواهد بود؟" پاسخ باید یک نتیجه را توصیف کند، نه یک فعالیت مبهم. اندازه گیری "کار بر روی گزارش" دشوار است. «اولین پیش‌نویس گزارش را کامل کنید» به من نقطه روشنی برای رسیدن به آن می‌دهد. یک نتیجه اصلی روز را متمرکز نگه می دارد. من هنوز می توانم کارهای کوچکتر را انجام دهم، اما آنها با مفیدترین کار رقابت نمی کنند. ## مرحله 2: اضافه کردن دو کار کوچکتر پس از انتخاب نتیجه اصلی، من بیش از دو کار کوچکتر اضافه نمی کنم. به عنوان مثال: - ارسال نقل قول اصلاح شده - تایید زمان جلسه فردا این لیست را به اندازه کافی کوتاه نگه می دارد تا به خاطر بسپارید. یک لیست طولانی ممکن است سازنده به نظر برسد، اما اغلب تصمیمات اضافی را در طول روز ایجاد می کند. ## مرحله 3: زمان واقعی را که می نویسم مدت زمان هر کار را تخمین بزنید. سپس یک بافر کوچک اضافه می کنم. گزارشی که به نظر می رسد به دو ساعت نیاز دارد، ممکن است سه ساعت طول بکشد که شامل تحقیق، بررسی پرونده و ویرایش می شود. یک جلسه ممکن است به 15 دقیقه دیگر برای یادداشت ها و پیگیری نیاز داشته باشد. تخمین من به این صورت است: - کار اصلی: 3 ساعت - کار کوچک: 30 دقیقه - کار کوچک: 20 دقیقه - بافر: 1 ساعت کل کمتر از کل روز کاری است. این تفاوت به برنامه فضایی برای تنظیم می دهد. ## مرحله 4: از بلوک های زمانی استفاده کنید، نه یادآوری های ثابت. من هر کار را در یک بلوک زمانی قرار می دهم. من برای هر اقدام کوچک یادآور جدیدی ایجاد نمی کنم. یک بلوک زمانی به من می گوید که در طول یک دوره مشخص چه چیزی سزاوار توجه است. همچنین یک نقطه توقف واضح به من می دهد. برای کار متمرکز، ممکن است از یک بلوک 60 تا 90 دقیقه ای استفاده کنم. برای کار ایمیل یا مدیریت، 20 تا 30 دقیقه ممکن است کافی باشد. وقتی بلوک به پایان می رسد، قبل از تصمیم گیری در مورد بعدی، نتیجه را بررسی می کنم. ## مرحله پنجم: کارهای ناتمام را با احتیاط جابجا کنید کارهای ناتمام نباید بدون دلیل به فردا منتقل شوند. می پرسم: - برآورد خیلی کوتاه بود؟ - آیا درخواست جدیدی طرح را تغییر داد؟ - آیا کار خیلی بزرگ بود؟ - آیا به دلیل نامشخص بودن اقدام بعدی آن را به تعویق انداختم؟ اگر کار خیلی بزرگ باشد، آن را تقسیم می کنم. "ایجاد یک طرح بازاریابی" ممکن است به این صورت باشد: - نتایج ماه گذشته را مرور کنید - مخاطب هدف را انتخاب کنید - سه ایده کمپین را پیش نویس کنید - زمان بررسی را تعیین کنید اقدامات کوچکتر شروع کار بعدی را آسان تر می کند. ## یک مثال عملی یک دستیار فروش ممکن است روز را با هشت کار آغاز کند. به جای قرار دادن هر هشت مورد در برنامه، آنها یک نتیجه اصلی را انتخاب می کنند: تکمیل سه پیشنهاد مشتری. دو کار کوچک‌تر از این نتیجه پشتیبانی می‌کنند: - پاسخ به یک سوال قیمت‌گذاری - به‌روزرسانی یادداشت‌های مشتری. دستیار چهار ساعت برای کار پیشنهادی، یک ساعت برای پیام‌ها و یک ساعت برای پیگیری برنامه‌ریزی می‌کند. زمان باقی مانده باز می ماند. اگر مشتری درخواست جدیدی بفرستد، طرح می تواند آن را بدون فشار دادن هر کار تا عصر جذب کند. ## یک تغییر کوچک که روش را بهبود می بخشد. من برنامه را برای پنج دقیقه قبل از پایان روز مرور می کنم. هر کار را به این صورت علامت‌گذاری می‌کنم: - انجام شد - تا حدی انجام شد - شروع نشد سپس نتیجه اصلی بعدی را برای فردا انتخاب می‌کنم. این مقداری از تفکر مورد نیاز در شروع صبح را از بین می برد. هدف پر کردن هر دقیقه نیست. هدف این است که به کار مهم فضای کافی برای حرکت به جلو داده شود. یک برنامه روزانه زمانی بهتر عمل می کند که منعکس کننده شرایط واقعی کار باشد. جای سؤالات، تأخیرها و وقفه های کوتاه را بگذارید. یک نتیجه اصلی را انتخاب کنید، دو کار کوچکتر اضافه کنید و بخشی از روز را از برنامه ریزی غیر ضروری محافظت کنید. این رویکرد 70 درصدی ممکن است به شما کمک کند برنامه کوتاه تری بسازید، با استرس کمتری تنظیم کنید و زمان بیشتری را برای تکمیل کار مفید صرف کنید.

من هر روز صبح را با فهرست وظایف طولانی شروع می‌کردم و هنوز هم روز را با این فکر به پایان می‌بردم که زمانم کجا رفته است. درخواست های کوچک شکاف بین پروژه های بزرگتر را پر می کرد. ایمیل توجه من را از کار متمرکز دور کرد. تا اواخر بعد از ظهر، اغلب روی هر چیزی که خیلی ضروری بود کار می‌کردم، نه چیزی که مهم‌تر بود. یک برنامه ریز روزانه این الگو را تغییر داد. بخش مفید آن نوشتن هر کار نبود. سود واقعی از دادن مکان مشخص، زمان معقول و هدف ساده به هر کار حاصل می شود. یک برنامه ریز می تواند به شما کمک کند روز خود را قبل از شلوغ شدن ببینید. ### 1. یک نتیجه اصلی را انتخاب کنید که من با این سوال از خودم شروع می کنم: "چه نتیجه ای باعث می شود امروز مفید باشد؟" پاسخ باید یک نتیجه را توصیف کند، نه یک فعالیت مبهم. مثال ضعیف: - روی وب سایت کار کنید مثال واضح تر: - مقدمه صفحه اصلی را بنویسید و مرور کنید این تغییر کوچک به من کمک می کند معنی "انجام شد" را بفهمم. همچنین احتمال صرف دو ساعت جابجایی بین تحقیق، پیام‌ها و ویرایش‌های جزئی را کاهش می‌دهد. نتیجه اصلی شما ممکن است یک کار کاری، یک مسئولیت خانگی یا یک هدف شخصی باشد. آن را به اندازه کافی مشخص نگه دارید تا توجه شما را هدایت کند. ### 2. اضافه کردن دو کار پشتیبانی پس از انتخاب نتیجه اصلی، دو کار کوچکتر اضافه می کنم. اینها باید روز را بدون پر کردن هر فضای باز پشتیبانی کنند. به عنوان مثال: - پاسخ به سه ایمیل مشتری - آماده کردن یادداشت ها برای جلسه فردا یک لیست کوتاه به من فضایی برای رسیدگی به وقفه های عادی می دهد. فهرستی با دوازده کار مهم قبل از شروع روز فشار ایجاد می کند. من ترجیح می‌دهم وظایف را به‌عنوان کنش بنویسم: - با تامین‌کننده تماس بگیرید - تصاویر محصول را بررسی کنید - گزارش پرداخت را ارسال کنید یادداشت‌های مبتنی بر اقدام آسان‌تر از برچسب‌هایی مانند «تامین‌کننده»، «تصاویر» یا «گزارش» هستند. ### 3. وظایف را با انرژی تطبیق دهید هر ساعت یکسان نیست. من زمانی که ذهنم سرحال است کار متمرکز انجام می دهم و کارهای ساده را برای دوره های کم انرژی ترک می کنم. برنامه ریز من ممکن است به این شکل باشد: 9:00–10:30 پیشنهاد پروژه را بنویسید 10:30–10:45 استراحت کوتاهی داشته باشید 10:45–11:15 پاسخ به پیامها 1:30–2:00 جزئیات محصول را مرور کنید **3:30–4:00* لیستی از وظایف را به روز کنید. این مکان را برای هر فعالیت فردا به روز کنید. زمانی که برنامه ریز آنچه را که به بلوک فعلی تعلق دارد را نشان می دهد، کمتر بین پنج کار جابه جا می شوم. زمان لازم نیست دقیق باشد. یک بلوک شل برای بسیاری از افراد به خوبی کار می کند. هدف ایجاد جهت است، نه کنترل هر دقیقه. ### 4. برای غیرمنتظره ها فضا بگذارید. دنبال کردن برنامه ریزی که فضای باز ندارد دشوار است. تماس ها طولانی است یکی از همکاران درخواست کمک می کند. در حالی که من در وسط کار هستم، یک تحویل می رسد. من الان یکی دو شکاف کوچک در روزم می گذارم. این فضاها به من این امکان را می دهد که یک کار را بدون اینکه احساس کنم کل طرح شکست خورده است را جابجا کنم. وقتی درخواست غیرمنتظره ای ظاهر می شود، می پرسم: - آیا این امروز نیاز به توجه دارد؟ - آیا می توانم یک کار برنامه ریزی شده را جابجا کنم؟ - آیا می توانم به جای شروع یکباره کار، یک پاسخ واضح بدهم؟ این باعث می شود که اضطرار دیگران کل برنامه من را تحت الشعاع قرار ندهد. ### 5. از یک بررسی کوتاه در پایان روز استفاده کنید قبل از اینکه کار را متوقف کنم، چند دقیقه را صرف بررسی برنامه ریز می کنم. کارهای انجام شده را علامت گذاری می کنم، کارهای ناتمام را به یک روز مناسب منتقل می کنم و کارهایی را که دیگر مهم نیستند حذف می کنم. من همچنین یک یادداشت در مورد علت تاخیر می نویسم. یک مثال واقعی از روال ایمیل خودم آمد. یک بار برنامه ریزی کردم که در طول روز به پیام ها پاسخ دهم. بررسی مداوم جلسات نوشتن من را شکست. من طرح را به دو بلوک ایمیل تغییر دادم، یکی اواخر صبح و دیگری بعد از ظهر. صندوق ورودی من ناپدید نشد، اما محافظت از کار متمرکز من آسان تر شد. بررسی همچنین الگوها را نشان می دهد. اگر همان کار در چند روز انجام شود، ممکن است خیلی بزرگ، نامشخص یا زمان‌بندی ضعیفی باشد. من می توانم آن را به اقدامات کوچکتر تقسیم کنم یا به بخش بهتری از روز اختصاص دهم. ### 6. استفاده از سیستم را آسان نگه دارید برنامه ریز روزانه نباید به پروژه دیگری تبدیل شود. من از یک صفحه، یک یادداشت دیجیتالی ساده یا یک تقویم استفاده می کنم. قالب کمتر از عادت اهمیت دارد. طرح اولیه من دارای چهار بخش است: - نتیجه اصلی - دو وظیفه پشتیبانی - بلوک های زمانی - یادداشت هایی برای کارهای ناتمام من از پر کردن صفحه با رنگ ها، نمادها و دستورالعمل های طولانی اجتناب می کنم. یک چیدمان ساده به من اجازه می دهد تا برنامه را به سرعت درک کنم، حتی در یک صبح شلوغ. صرفه جویی در زمان از فشردن وظایف بیشتر در روز حاصل نمی شود. این از کاهش تصمیمات مکرر، محافظت از توجه و انتخاب کار با دقت ناشی می شود. یک برنامه ریز روزانه به من مکانی می دهد تا قبل از رسیدن حواس پرتی، آن انتخاب ها را انجام دهم. وقتی برنامه را کوتاه نگه می‌دارم، جایی برای تغییر می‌گذارم و آنچه را که اتفاق افتاده مرور می‌کنم، مدیریت برنامه‌ام آسان‌تر می‌شود و کارم کمتر پراکنده می‌شود.

من یک روز پربار را با میزان مشغله‌ام اندازه‌گیری می‌کردم. تقویم من پر بود، صندوق ورودی‌ام رشد می‌کرد، و کارهای کوچک توجه را از کارهایی که واقعاً مهم بودند، دور می‌کرد. مشکل کمبود تلاش نبود. من اغلب بین کارها جابه‌جا می‌شدم، بدون برنامه روشن شروع می‌کردم و هر درخواستی را فوری می‌دانستم. یک رویکرد بهتر به من کمک کرد تا بدون اضافه کردن ساعات بیشتری به روز کارهای بیشتری انجام دهم. من با انتخاب یک نتیجه اصلی برای هر روز شروع کردم. این لیست کار طولانی نبود. این یکی از نتایجی بود که باعث می شد روز مفید واقع شود. به عنوان مثال: - اولین پیش نویس پیشنهاد مشتری را تمام کنید - گزارش فروش ماهانه را مرور کنید - طرح کلی جلسه تیم را آماده کنید - مشکل پرداخت را در صفحه محصول برطرف کنید. کارهای کوچک هنوز جایی در لیست من داشتند، اما دیگر برنامه من را کنترل نمی کردند. من همچنین پروژه های بزرگتر را به اقداماتی تقسیم کردم که می توان به راحتی شروع کرد. «کار روی وب‌سایت» خیلی گسترده بود. «مقدمه صفحه اصلی را بنویس» نقطه شروع روشنی به من داد. اندازه گیری «بهبود بازاریابی» دشوار بود. "مقایسه هزینه هر سرنخ از سه کمپین" عملی تر بود. گام بعدی واضح، زمانی را که صرف تصمیم‌گیری برای انجام دادن می‌کنم کاهش می‌دهد. کار من زمانی بهتر شد که هر چند دقیقه یکبار پیام‌ها را بررسی نکردم. من دو یا سه دوره کوتاه برای ایمیل و به روز رسانی تیم تعیین کردم. در طول کار متمرکز، اعلان‌ها خاموش ماندند. این به معنای نادیده گرفتن مردم نبود. به هر نوع کار فضای خاص خود را می داد. هماهنگ کننده فروش که با او کار کردم از این روش در طول یک کار گزارش هفتگی استفاده کرد. قبل از تغییر، او ایمیل را باز کرد، پایگاه داده مشتریان را بررسی کرد، به پیام ها پاسخ داد و چندین بار به گزارش بازگشت. این گزارش بیشتر وقت صبح را گرفت. او بعداً 45 دقیقه برای جمع آوری داده ها، 30 دقیقه برای مرور و 20 دقیقه برای نوشتن اختصاص داد. پس از ارسال گزارش، پیام ها بررسی شدند. مدیریت کار آسان‌تر شد و بقیه ساعات صبح او فضای بیشتری برای گفتگو با مشتریان داشت. من از بلوک‌های زمانی استفاده می‌کنم که با نوع کار منطبق است: - کار عمیق برای نوشتن، برنامه‌ریزی و تحلیل - بلوک‌های کوتاه برای پیام‌ها و به‌روزرسانی‌های معمول - فضای انعطاف‌پذیر برای سؤالات غیرمنتظره - یک دوره مرور کوتاه قبل از پایان روز کاری یک برنامه زمانی نیاز به تغییر دارد. اگر هر دقیقه رزرو شده باشد، یک تاخیر می تواند کل روز را تحت تاثیر قرار دهد. من همچنین یاد گرفتم که تغییر وظیفه را کاهش دهم. وقتی از صفحه گسترده به یادداشت جلسه و سپس به پیام مشتری می‌روم، توجه من برای تنظیم نیاز به زمان دارد. کار ممکن است از بیرون سریع به نظر برسد، اما تمرکز از دست رفته اضافه می شود. گروه بندی وظایف مشابه کمک می کند. من ممکن است به چندین پیام با هم پاسخ دهم، اسناد را در یک جلسه بررسی کنم و قبل از کار خلاقانه برنامه ریزی کنم. این ذهن من را برای مدت طولانی تری در یک حالت نگه می دارد. برخی از کارها نیازی به ماندن در لیست من ندارند. می پرسم: - آیا این وظیفه از یک هدف فعلی پشتیبانی می کند؟ - آیا به توجه من نیاز دارد؟ - آیا می توانم فرآیند را ساده کنم؟ - آیا شخص دیگری می تواند بخشی از آن را اداره کند؟ - اگر این هفته این کار را نکنم چه اتفاقی می افتد؟ این سؤالات به من کمک می کند تا کار مفید را از فعالیتی که فقط به نظر می رسد سازنده است جدا کنم. برنامه روزانه من اکنون شامل سه بخش است: - یک نتیجه اصلی - دو یا سه کار پشتیبانی - لیست کوتاهی از کارهایی که می توانند منتظر بمانند. یک پیاده‌روی کوتاه، یک لیوان آب یا چند دقیقه آرام می‌تواند به من کمک کند با ذهنی روشن‌تر به سر کار بازگردم. کار بدون مکث اغلب کارهای ساده را سخت تر می کند. در پایان روز، چند دقیقه‌ای را صرف بررسی آنچه پیش‌رفته است می‌کنم. من روز را با تعداد کادرهایی که به عنوان کامل علامت زده ام قضاوت نمی کنم. من به کاری که باعث پیشرفت شد، وقفه هایی که باعث تاخیر شد و کاری که فردا شایسته توجه است نگاه می کنم. انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر به معنای عجله در انجام هر کاری نیست. این در مورد انتخاب کار مفید، محافظت از تمرکز، و آسان کردن هر مرحله برای شروع است. وقتی برنامه‌ام مشخص باشد، برنامه‌ام فضا داشته باشد، و توجه من در یک زمان روی یک کار باشد، می‌توانم بدون طولانی‌تر کردن روز، کار بهتری تولید کنم.

یک لیست طولانی وظایف می تواند باعث شود یک روز کاری پر احساس شود و در عین حال کار کلیدی را ناتمام رها کنید. دیده‌ام که این اتفاق زمانی می‌افتد که هر کار فوری به نظر می‌رسد، جلسات روز را به قطعات کوچک تقسیم می‌کنند و سخت‌ترین کار به فردا منتقل می‌شود. برنامه ریزی بهتر به معنای پر کردن هر دقیقه نیست. این به معنای انتخاب یک نتیجه واضح، دادن مکانی واقع بینانه در روز و گذاشتن فضای کافی برای تغییرات است. ### با نتیجه شروع کنید که من با پرسیدن یک سوال شروع می کنم: وقتی این بلوک کاری به پایان رسید چه چیزی باید تمام شود؟ «کار بر روی گزارش» خیلی گسترده است. هدف واضح‌تر این است: - تکمیل بخش بازخورد مشتری - بررسی داده‌ها برای ورودی‌های از دست رفته - ارسال پیش‌نویس به سرپرست پروژه - آماده کردن سه گزینه طراحی برای بازبینی یک نتیجه واضح راهی برای اندازه‌گیری پیشرفت به من می‌دهد. همچنین به من کمک می‌کند وقتی نتیجه برنامه‌ریزی‌شده کامل شد، کار را متوقف کنم. ### سه کار مفید را انتخاب کنید. من سه کار را انتخاب می کنم که از نتیجه اصلی روز پشتیبانی می کند. یک طرح ساده ممکن است به این صورت باشد: - پیش نویس صفحه محصول را تمام کنید - پنج نظر مشتری را مرور کنید - به دو سوال پروژه پاسخ دهید کارهای کوچک هنوز هم می توانند مهم باشند. نکته این است که لیست را به اندازه کافی کوتاه نگه دارید تا از آن استفاده کنید. وقتی دوازده اولویت را یادداشت می‌کنم، معمولاً به جای یک برنامه کاربردی، فهرستی از خواسته‌ها ایجاد می‌کنم. ### کارهای بزرگ را به مراحل قابل مشاهده تقسیم کنید پروژه های بزرگ اغلب کند احساس می شوند زیرا اقدام بعدی نامشخص است. من پروژه را به مراحلی تبدیل می کنم که می توان بدون برنامه ریزی بیشتر شروع کرد. برای یک مقاله وبلاگ، مراحل ممکن است به شرح زیر باشد: 1. مشکل اصلی خواننده را تأیید کنید. 2. دو منبع قابل اعتماد جمع آوری کنید. 3. یک طرح کلی ایجاد کنید. 4. بخش ابتدایی را بنویسید. 5. مثال های عملی را اضافه کنید. حتی زمانی که پروژه کامل هنوز چندین روز نیاز دارد، می توانم حرکت را ببینم. ### کار را با زمان موجود مطابقت دهید. من پاسخ های کوتاه، بررسی فایل ها و به روز رسانی های ساده را در شکاف های کوچکتر قرار می دهم. به عنوان مثال: - 9:00–10:30: نوشتن اولین پیش نویس - 10:30-10:45: بررسی پیام ها - 11:00-11:30: مرور یادداشت های مشتری - 2:00-2:45: ویرایش و آماده سازی نسخه بعدی من از قرار دادن کاری که به دو ساعت آرام نیاز دارد در یک بازه زمانی 30 دقیقه ای اجتناب می کنم. این نوع برنامه ریزی حتی قبل از شروع کار فشار ایجاد می کند. یک تیم طراحی کوچک ممکن است از این روش در هنگام تهیه به روز رسانی وب سایت استفاده کند. یک نفر محتوای صفحه را در یک بلوک آرام پیش‌نویس می‌کند. دیگری بعد از ناهار چیدمان را بررسی می کند. سپس تیم به جای بحث در مورد کارهای ناتمام در طول روز، هر دو بخش را در یک جلسه کوتاه بررسی می کند. ### فضا برای کارهای غیرمنتظره اضافه کنید یک برنامه زمانی بدون فضای باز ممکن است بعد از یک تماس برنامه ریزی نشده شکست بخورد. من یک بافر کوچک بین وظایف سخت باقی می گذارم. بافر ممکن است برای موارد زیر استفاده شود: - تایید تاخیر - سوال مشتری - رفع یک خطای جزئی - آماده کردن یادداشت ها برای کار بعدی - استراحت کوتاه قبل از کار متمرکز این به معنای برنامه ریزی کمتر نیست. به این معنی است که قبول کنیم که کار به ندرت دنباله ای کامل را دنبال می کند. ### از یک فیلتر کار ساده استفاده کنید وقتی یک درخواست جدید می رسد، می پرسم: - آیا از نتیجه اصلی امروز پشتیبانی می کند؟ - آیا شخص دیگری قبل از اینکه بتواند ادامه دهد به این نیاز دارد؟ - آیا می توان تا جلسه برنامه ریزی بعدی صبر کرد؟ - اگر قبول کنم چه چیزی را حذف می کنم؟ سوال آخر به محافظت از طرح کمک می کند. اضافه کردن کار بدون حذف چیزی می تواند یک برنامه زمانی معقول را به یک برنامه پربار تبدیل کند. ### با یک مرور کوتاه به پایان برسانید در پایان روز، طرح را برای چند دقیقه مرور می کنم. بررسی می‌کنم چه چیزی تکمیل شده است، چه چیزی تغییر کرده است، و چه چیزی نیاز به یک بازه زمانی جدید دارد. من با کارهای ناتمام به عنوان یک شکست شخصی برخورد نمی کنم. گاهی اوقات کار بزرگتر از حد انتظار بود. گاهی یک تصمیم به تأخیر می افتاد. گاهی اوقات این طرح شامل بیش از حد است. دلیل را ثبت می کنم و طرح بعدی را تنظیم می کنم. این باعث می شود برآوردهای آینده مفیدتر باشد. ### برنامه ریزی با محدودیت مشخص کار سریع اغلب از کاهش تصمیمات ناشی می شود، نه عجله کردن. من تعداد کمی از نتایج را انتخاب می‌کنم، اقدام بعدی را تعریف می‌کنم و به هر کار یک بلوک زمانی مناسب می‌دهم. یک طرح مفید ممکن است در یک صفحه قرار گیرد: - نتیجه اصلی: ارسال اولین پیش‌نویس گزارش - تمرکز کار: نوشتن بخش یافته‌ها - وظیفه پشتیبانی: بررسی سه نقطه داده - وظیفه سرپرست: پاسخ به درخواست بازبینی - فضای باز: سی دقیقه برای تغییرات - نقطه بررسی: پیشرفت را در ساعت 4:30 بررسی کنید وقتی به این ترتیب برنامه‌ریزی می‌کنم، روز بدون اینکه سفت و سخت شود، جهت دارد. هدف تکمیل هر کار ممکن نیست. هدف تکمیل کاری است که از مرحله مفید بعدی پشتیبانی می کند.

برنامه ریزی می تواند سخت تر از خود کار باشد. ممکن است یک لیست طولانی کار بنویسم، آیتم‌ها را بین روزها جابه‌جا کنم، و همچنان به عصر برسم بدون اینکه بدانم واقعاً چه چیزی به جلو رفته است. مشکل اغلب کمبود تلاش نیست. این طرحی است با اهداف بسیار زیاد، اقدامات نامشخص یا بدون فضایی برای تغییرات. من از یک روش برنامه ریزی ساده استفاده می کنم که حول یک نتیجه واضح، سه اولویت مفید و اقدام قابل مشاهده بعدی ساخته شده است. 1. با یک نتیجه شروع کنید ** من با این سوال شروع می کنم: "وقتی این طرح کامل شد چه چیزی باید متفاوت باشد؟" یک پاسخ ضعیف مانند این به نظر می رسد: - کار بر روی وب سایت - بهبود بازاریابی - سازماندهی پروژه این عبارات فعالیت را توصیف می کنند، نه یک نتیجه. پاسخ واضح‌تر می‌تواند این باشد: - انتشار پنج صفحه خدمات - ارسال یک ایمیل ماهانه برای مشتریان فعلی - تهیه بودجه کاری برای سه ماهه بعدی یک نتیجه واضح به روز جهت می‌دهد. همچنین تصمیم گیری در مورد اینکه کدام وظایف در لیست تعلق دارند و کدامیک می توانند منتظر بمانند را آسان تر می کند. **2. سه اولویت را انتخاب کنید ** یک لیست طولانی می تواند بدون ایجاد پیشرفت فشار ایجاد کند. من معمولاً سه اولویت را برای یک روز یا هفته انتخاب می کنم. به عنوان مثال: 1. پیش نویس صفحه خدمات را بنویسید 2. سؤالات مشتری را در ماه گذشته مرور کنید. 3. طرح کلی ایمیل را آماده کنید شماره سه یک قانون سختگیرانه نیست. نکته این است که لیست اصلی را به اندازه کافی کوچک نگه دارید تا مدیریت کنید. یک روز شلوغ ممکن است شامل تماس ها، پیام ها و درخواست های کوچک باشد. این موارد هنوز اهمیت دارند، اما لازم نیست همه آنها به اولویت های اصلی تبدیل شوند. وقتی هر کار فوری به نظر می رسد، می پرسم: - کدام کار از نتیجه اصلی پشتیبانی می کند؟ - کدام کار بر کار فرد دیگر تأثیر می گذارد؟ - کدام وظیفه گام بعدی روشنی دارد؟ پاسخ ها به من کمک می کنند تا نویز را کاهش دهم. **3. هر اولویت را به یک اقدام بعدی تبدیل کنید «طرح کمپین» برای فهرست کار بسیار گسترده است. ممکن است چند دقیقه به آن نگاه کنم و هنوز ندانم از کجا شروع کنم. اقدام بعدی باید کاری را توصیف کند که من می توانم بدون برنامه ریزی بیشتر انجام دهم. به جای: - برای کمپینی که می نویسم برنامه ریزی کنید: - لیست سه گروه مشتری - آخرین گزارش کمپین را بررسی کنید - پنج خط موضوع را پیش نویس کنید - یک هدف صفحه فرود را انتخاب کنید این تغییر کوچک اصطکاک را کاهش می دهد. وقتی لیست وظایف خود را باز می کنم، می توانم به جای تفسیر، شروع کنم. 4. به کار جایی در تقویم بدهید لیست وظایف کاری را که می‌خواهم انجام دهم را نشان می‌دهد. یک تقویم نشان می دهد که چه زمانی روی آن کار خواهم کرد. من بین کارها فاصله می گذارم زیرا جلسات دیر برگزار می شود، سؤالات ظاهر می شوند و برخی از کارها بیشتر از حد انتظار طول می کشد. یک پلان بدون فضای باز اغلب پس از یک تغییر خراب می شود. برنامه من ممکن است به این صورت باشد: - 9:00 تا 9:30: پیام ها را مرور کنید و تمرکز روز را تنظیم کنید - 9:30 تا 11:00: پیش نویس صفحه خدمات - 11:00 تا 11:30: استراحت و وظایف سرپرست - 11:30 تا 12:15: سوالات مشتری را مرور کنید - 2:00 تا 2:4 ایمیل را قبل از پر کردن ایمیل انجام نمی دهم. یک برنامه مفید باید روز را بدون ایجاد تغییرات عادی مانند شکست هدایت کند. 5. برای هر کار محدودیت کوچکی تعیین کنید محدودیت زمانی به من کمک می کند از توجه محافظت کنم. همچنین نشان می دهد که آیا یک کار خیلی بزرگ است یا خیر. برای مثال، ممکن است به خودم 45 دقیقه فرصت بدهم تا اولین پیش نویس را ایجاد کنم. هدف تولید یک صفحه کامل در طول آن بلوک نیست. هدف ایجاد یک نسخه قابل استفاده است که بتوانم بعداً آن را بررسی کنم. این رویکرد برای نوشتن، تحقیق، طراحی و کار مدیریت به خوبی کار می کند. یک کار که چندین ساعت زمان نیاز دارد را می توان به بلوک های کوچکتر تقسیم کرد: - جمع آوری یادداشت ها - ایجاد طرح کلی - نوشتن اولین پیش نویس - بررسی حقایق و پیوندها - ویرایش برای وضوح بلوک های کوچکتر پیشرفت را آسان تر می کند. 6. قبل از ایجاد طرح جدید، طرح را مرور کنید در پایان روز یا هفته، سه نکته را بررسی می کنم: - چه چیزی را تکمیل کردم؟ - چه چیزی هنوز مفید است؟ - چه چیزی را حذف یا تغییر دهم؟ من هر کار ناتمام را به روز بعد منتقل نمی کنم. برخی از کارها ارزش خود را از دست می دهند، برخی نیاز به اقدام واضح تری دارند و برخی دیگر متعلق به پروژه بعدی هستند. به عنوان مثال، من یک بار "بهبود وب سایت" را برای چندین هفته در لیست خود نگه داشتم. ناتمام ماند چون خیلی وسیع بود. من آن را با «یک سؤال متداول جدید برای سؤالات تحویل بنویسید» جایگزین کردم. آن کار یک هدف روشن و یک نقطه پایان قابل مشاهده داشت. یک بررسی کوتاه، طرح را به نیازهای فعلی متصل نگه می دارد. یک الگوی برنامه ریزی ساده می توانم از این قالب برای یک روز، یک هفته یا یک پروژه کوچک استفاده کنم: نتیجه اصلی: چه چیزی باید تکمیل یا تغییر شود؟ سه اولویت: 1. 2. 3. اقدامات بعدی: کوچکترین اقدام مفید برای هر اولویت چیست؟ ** بلوک های زمانی: ** چه زمانی روی آنها کار خواهم کرد؟ فضای باز: کار غیرمنتظره را کجا می توانم قرار دهم؟ نقطه بررسی: چه زمانی طرح را بررسی خواهم کرد؟ این روش هر تاخیر یا تغییری را حذف نمی کند. این یک راه عملی برای پاسخ دادن به زمانی که برنامه ها تغییر می کند به من می دهد. برنامه ریزی بهتر به معنای اضافه کردن وظایف بیشتر نیست. این در مورد انتخاب یک نتیجه واضح، کاهش لیست، و آسان کردن عمل بعدی است. وقتی به این ترتیب برنامه ریزی می کنم، زمان کمتری را صرف ترتیب دادن کار می کنم و زمان بیشتری را برای انجام کارهایی که از نتیجه ای که می خواهم پشتیبانی می کند، صرف می کنم. برای هرگونه سؤال در مورد محتوای این مقاله، لطفاً با Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029 تماس بگیرید.

دیوید آلن — 2001 — انجام کارها کال نیوپورت — 2016 — کار عمیق گرگ مک کئون — 2014 — ذات گرایی: تعقیب منضبط کمتر استفن آر. کاوی — 1989 — 7 عادت افراد بسیار مؤثر — فرانچسکو واندوروکامو تکنولو206 2015 — 168 ساعت: شما بیشتر از آنچه فکر می کنید وقت دارید